Estrategias para el mejoramiento de la gestión de mantenimiento usando la teoría de restricciones

Strategies for the improvement of the maintenance management using the theory of restrictions

Carolina Wong*, Mercedes Ortiz, Aurelia Torcasio, Edgar Rodríguez, María Collado.

Recibido: 11-11-08 - Aprobado: 01-02-09

Contenido

• 1. Introducción
• 2. Metodología
• 3. Resultados
• 4. Conclusiones
• 5. Referencias bibliográficas

1. Introducción

En la actualidad las organizaciones se enfrentan a continuos cambios y niveles cada vez más exigentes que van acorde con la complejidad de los sistemas y las nuevas tecnologías. En pro de buscar salidas efectivas, las empresas se involucran en procesos de calidad y mejoramiento continuo. En las últimas décadas, han surgido diversas filosofías y se han desarrollado nuevos enfoques orientados a alcanzar niveles óptimos de calidad tanto en la utilización de recursos como en la solución práctica de problemas. Entre los novedosos enfoques se encuentra la Teoría de Restricciones.

La Teoría de Restricciones (Theory of Constraints, TOC), es una filosofía de administración de sistemas o empresas que conduce a la mejora continua de los objetivos y metas de la organización. La TOC fue expuesta en 1979, por el físico israelí Eliyahu Goldratt. Es una metodología administrativa para ser empleada en escenarios de alta incertidumbre; basada en la localización de las restricciones que ejercen control sobre un sistema, para así desarrollar programas de trabajo que permitan maximizar el aprovechamiento de las tareas del área restrictiva. (Acero, 2000). Por otro lado, es considerada como una metodología científica que busca el problema en su raíz medular, para que al actuar sobre él se acerque a su meta, mediante un proceso de mejora continua. En otras palabras, la teoría de restricciones se centra, en la búsqueda del flujo perfecto de bienes o servicios a través de una cadena de valor balanceada, coordinada y sincronizada de estaciones de trabajo, logrando así, bajar los costos de operación, reducir los inventarios y aumentar las ventas. (Goldratt, Cox, 1993).

Con la realización de este trabajo se utilizó la teoría de restricciones para el diagnóstico y análisis del sistema de mantenimiento de una empresa embotelladora de refrescos. Para ello se modelaron los procesos de planificación y ejecución involucrados en los procedimientos administrativos que se llevan a cabo para el cumplimiento de las actividades y tareas de mantenimiento. Una vez diagnosticado el comportamiento del sistema actual de mantenimiento, e identificadas las restricciones que limitan el logro de la meta o del nivel de servicio deseado por esta organización, se formularon estrategias y acciones más específicas orientadas al mejoramiento de la gestión de mantenimiento.

2. Metodología

Este estudio abarca el Diseño de Estrategias para el Cumplimiento de los Objetivos del Sistema de Mantenimiento. Para lograrlo se cubrieron las siguientes etapas:

2.1. Definición del Sistema de Mantenimiento

En esta etapa se describieron los aspectos generales relacionados con la función de mantenimiento en la empresa de estudio, los factores determinantes en el sistema y sus relaciones con el entorno u otros departamentos. Con el fin de poder identificar estas relaciones, se elaboró un diagrama de sistema y ambiente ampliado, en el cual se representa el Sistema de Mantenimiento de la empresa y sus procesos fundamentales de Planificación, Ejecución y Control, además de su relación con el entorno.

Fig. 1.
Diagrama de Sistema y Ambiente Ampliado del Departamento de Mantenimiento.

Para la Definición del Sistema se realizaron las siguientes actividades:

1. Descripción de los procesos operacionales y administrativos que realiza el departamento de mantenimiento. A continuación se muestra el mapa de procesos elaborado para definir los principales procesos involucrados en el Sistema de Mantenimiento de la empresa.

Fig. 2
Mapa de Procesos del Sistema de Mantenimiento de la Empresa.

2. Representación del procedimiento de ejecución de las órdenes de trabajo (Mantenimiento Preventivo y Mantenimiento Correctivo), a través de un Diagrama de Procesos. Identificando en ambos casos los responsables durante el proceso (Custodio, Planificador, Responsable y Ejecutores).

2.2. Diagnóstico de la Situación Actual

En el diagnóstico de la situación actual, se realizó un análisis interno, mediante la aplicación del método de evaluación de la norma COVENIN 2500-93, para ello se realizaron entrevistas y encuestas al personal y otros departamentos o entes que conforman la cadena de valor del proceso. También se hizo un análisis externo, para identificar los factores claves del entorno y así formular estrategias que permitan aprovechar las oportunidades y contrarrestar las amenazas del entorno que rodea al departamento.

2.3. Uso de la Teoría de Restricciones

Como parte del diagnóstico del sistema actual de mantenimiento de la empresa, se utilizó la Teoría de Restricciones, como filosofía de administración de empresas y sistemas, para identificar los posibles Cuellos de Botella o restricciones que limitan el sistema de estudio.

2.3.1. Modelado de los Procesos del Sistema de Mantenimiento

1. Se modeló el Proceso de Mantenimiento desde el inicio de la Gestión de la Función de Mantenimiento, representándolo como un Sistema, donde la Entrada está representada por la Solicitud de Trabajo o de Servicio y la Salida por la Orden de Trabajo Culminada.
2. También se construyó un mapa de proceso, donde se muestran los sub-sistemas que conforman el sistema general mostrado anteriormente, en el cual se representan todas las estaciones o centros de trabajo involucrados en el sistema de mantenimiento.
3. Se recolectaron datos relacionados a los tiempos de llegadas (fecha de solicitud de servicio, fecha de generación de la orden de trabajo) y tiempo de procesamiento o duración del servicio en cada estación de trabajo o mecanismo de servicio (Inicio de ejecución del trabajo, fecha de cierre o culminación de la orden de trabajo, etc.).
4. Partiendo de esta información se modeló la velocidad de flujo a través del sistema, para diagnosticar como está funcionando.

2.3.2. Selección de los Cuellos de Botella

Una vez modelados los procesos involucrados en el sistema de mantenimiento, se identificó la Estación de Trabajo más Lenta, la cual representa la Restricción o Cuello de Botella. Para ello se realizaron las siguientes actividades:

1. Se midió el tiempo promedio que tarda el cuello de botella para procesar las órdenes de trabajo que llegan a la estación. Si el tiempo de procesamiento del cuello de botella coincide con la demanda de trabajos a ser realizados, no hay de que preocuparse, pero si la demanda de servicio es superior a la capacidad del cuello de botella para procesarlo, se debe realizar un balance en el sistema asignando parte del trabajo a otras estaciones o buscar la manera de ampliar la capacidad del cuello de botella otorgándole más recursos (humanos, técnicos o económicos).
2. 2e analizaron también los tipos de restricciones que afectan el sistema y los factores que pudieran limitar el proceso: falta de recursos, exceso de carga de trabajo y exigencias operacionales.

2.4. Diseño de las Estrategias

El diseño contempló la definición de la misión – visión del departamento, el establecimiento de objetivos estratégicos y la formulación de estrategias y acciones que permitan mejorar la Gestión del Mantenimiento dentro de la Organización. Las estrategias diseñadas se orientaron a disminuir el efecto de las restricciones o cuello de botella, identificado mediante el diagnóstico con la teoría de restricciones. También se propusieron indicadores para la medición del logro de los objetivos, mediante el uso del método de Cuadro de Mando Integral, el cual se centra en cuatro perspectivas: financiera, de los clientes, de los procesos internos y de aprendizaje y crecimiento organizacional.

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* Profesora Investigadora del Grupo de Investigación de Operaciones de Computación y Sistemas (GIOCYS), Universidad de Oriente. Anzoátegui, Venezuela. Email: cwongh@gmail.com