Estructura de una Unidad Corporativa compacta1
Jeannine Horowitz Willoquet
Por lo general, la estructura hace referencia a la identificación de las actividades que se realizan en la corporación y su ubicación en las diferentes partes de la misma. Toda corporación está estructurada conceptualmente por una Unidad Corporativa, encargada de la toma de decisiones centralizada y por divisiones que manejan los diferentes negocios. En la Unidad Corporativa tendremos funciones de toma de decisiones propiamente dichas y funciones de apoyo a la toma de decisiones. El eje de la Unidad Corporativa lo constituyen centros de toma de decisiones, los cuales establecen los objetivos, lineamientos y estrategias de la corporación, y garantizan su desarrollo.
La Unidad Corporativa mantiene generalmente una actividad emprendedora y una visión sistémica, buscando oportunidades de negocios a través de una unidad de apoyo de Desarrollo Corporativo que se encarga de explorar el entorno de la corporación y de visualizar opciones de desarrollo realizando los estudios necesarios. Igualmente, la toma de decisiones por parte de la Unidad Corporativa requiere del apoyo de cierto número de funciones consultivas como planificación estratégica, presupuesto y control, asesoría legal, relaciones públicas, relaciones institucionales y contraloría. Estas funciones pueden estar ubicadas en unidades de apoyo separadas o pueden agruparse de diferentes maneras. La Unidad Corporativa puede asumir la tarea de elaborar de manera centralizada las normas y políticas necesarias para las funciones que existen en las divisiones, lo que permite darle mayor coherencia a las actividades de una misma función realizadas en las diferentes divisiones. Las funciones normales de los negocios, por otro lado, suelen estar distribuidas entre las divisiones y la Unidad Corporativa en proporciones que varían de acuerdo a la corporación que se diseñe. Usualmente, se agrupan las funciones operativas centralizadas con las normativas de la misma área funcional.
El tipo de corporación que puede constituirse es diverso. Por lo general, se considera a la corporación multidivisional como la modalidad de corporación más evolucionada y clásica. En ella, se ha establecido una mayor desconcentración de funciones y delegación de decisiones, apoyándose en procesos de dirección y control que han sido sistematizados y formalizados. Esto permite a la corporación crecer de manera más coherente y coordinada y adaptarse más efectivamente a cambios del entorno y propicia una mejor utilización de los recursos. Por otra parte, la corporación funcional, la corporación centralizada y la corporación informal son consideradas formas imperfectas, siendo la corporación incipiente una forma de transición. Por un lado, la excesiva rigidez de estas formas imperfectas pueden resultar en una pérdida de flexibilidad y agilidad para el cambio, pero por el otro lado, la excesiva informalidad y falta de unidades de apoyo centrales puede resultar en una incapacidad para la toma de decisiones, una falta de coherencia y vinculación entre los negocios y poca efectividad en el uso de los recursos.
Sin embargo, el grado de autonomía, funcionalidad y centralización que se determine para la corporación dependerá de la estrategia que se defina, la situación particular en que se encuentre en un momento determinado y los recursos de que se dispongan.
Para la Corporación propuesta para la USB, se desea una estructura que facilite la vinculación entre un grupo de negocios sinérgicos pero desvinculados actualmente y la implantación de una cultura organizacional y visión compartida, y que promueva un crecimiento armónico que incluya el desarrollo en nuevas áreas estratégicas basándose en una estrategia de diversificación relacionada con integración horizontal y vertical.
Para determinar el tipo de Unidad Corporativa a utilizar nos basamos en tres modelos típicos de estructuras de la Unidad Corporativa: Unidad Corporativa Mínima, Unidad Corporativa Compacta y Unidad Corporativa Expandida.
Consiste en la existencia de Juntas Directivas comunes para las diferentes empresas de una corporación que asegure el control de las decisiones. En este caso el centro de decisión no cuenta con unidades de apoyo.
Existe una Junta Directiva y una Presidencia Corporativa formalmente establecida y algunas unidades de apoyo. Estas suelen ser las de asesoría legal, planificación y control, desarrollo, y finanzas y administración. Planificación y control abarca las funciones de planificación estratégica y de programación, presupuesto y control corporativo. Desarrollo incluye estudios prospectivos, por ejemplo de mercado y de tecnología, y evaluación e iniciación de nuevos negocios. Finanzas y administración comprenden actividades operativas, como tesorería y contabilidad corporativa, y normativas, tales como las relacionadas con procedimientos de facturación, cobranzas, y pago de proveedores. Las actividades de carácter normativo se limitan al mínimo indispensable.
Estructura de una Unidad Corporativa compacta1
En este caso están presentes todas las funciones corporativas descritas arriba, agrupadas en las correspondientes unidades de apoyo. Como unidades de decisión se tendrán una Junta Directiva, una Presidencia Corporativa y una Gerencia General Corporativa. Esta última se ocupa de la integración de las actividades internas de la corporación, lo que le permite dejar en libertad a la Presidencia, para dedicar mayor atención al entorno y la formulación de estrategia. La creación de la Gerencia General Corporativa dependerá de la necesidad de reducir el ámbito de control de la Presidencia, o sea el número de unidades adscritas a ella, que puede volverse excesivo. Estas serían: desarrollo, planificación estratégica, relaciones públicas e institucionales y asesoría legal. A la Gerencia General, reportarán las diferentes divisiones donde están ubicados los negocios de la corporación.
Unidad Corporativa expandida2
Entre las organizaciones que en principio conformarían la Corporación USB, como se indicó anteriormente, FUNINDES-USB es la más compleja desde el punto de vista operativo, administrativo, financiero y legal, y tiene el mayor ámbito de relación con la universidad. Ha realizado un levantamiento de sus procesos en las áreas en las que venía tradicionalmente actuando (proyectos de consultoría, investigación y desarrollo, servicios de laboratorio y educación profesional continua), comenzado a implementar un sistema de información automatizado que no sólo le ha permitido iniciar el análisis de su desempeño, sino que también fortalece las actividades de vinculación a las capacidades universitarias en su área de acción, y la identificación y comercialización del potencial de la innovación generada en la USB.
Artevisión, por su parte, como unidad productiva, ha desarrollado un conocimiento sólido de su entorno externo, una estructura estable de producción y mantenimiento, un control adecuado de su administración y finanzas (limitante si aumentaran sus operaciones), pero posee poca capacidad de promoción de sus servicios y productos.
El PTS como se mencionó con anterioridad, opera a través de una estructura ‘ad hoc’, con ejecutivos de proyectos quienes participan tanto en la comercialización tecnológica, como la gestión inmobiliaria y las actividades relacionadas con la incubación de empresas. Dado el bajo volumen de sus operaciones, su administración es realizada a través del ‘outsourcing’, como también la asesoría legal requerida.
No sería realista en estos momentos plantear la creación de una unidad corporativa expandida para la Corporación de la Universidad Simón Bolívar, sobretodo teniendo en cuenta la falta de una cultura organizacional común y que aún no se han establecido formalmente los procesos de integración. Es por ello que se propone establecer una unidad corporativa compacta que permita promover la vinculación de las tres divisiones que la conformarían en su inicio: 1. Gestión de la innovación y del conocimiento 2. Gestión inmobiliaria y de gestación de empresas, y 3. Gestión de producción audiovisual y multimedia. De esta manera, se puede estructurar una organización que tenga flexibilidad para reaccionar con rapidez ante los cambios del entorno, definir oportunidades, establecer nuevas divisiones acordes con estas oportunidades, y mantener un mejor control y formalización de los procesos para la generación de sinergia y toma de decisiones. Esto propiciará el desarrollo acelerado hacia una corporación más compleja y con un mayor radio de acción, constituida bajo una visión compartida.
La figura siguiente muestra la estructura inicial que se propone para la Corporación de la Universidad Simón Bolívar. Se propone denominarla Corporación Universidad Simón Bolívar dado que la conformación de la misma responde a los intereses de la Universidad Simón Bolívar y su punto focal sigue siendo la propia universidad, al servicio de la sociedad y del entorno donde opera.
La Unidad Corporativa estaría compuesta por un Consejo Directivo, una Junta Directiva Corporativa, un Consejo Consultivo, el Fondo de Desarrollo Corporativo, una Presidencia Corporativa, una Gerencia (o Dirección) General y tres Direcciones (o Gerencias) Corporativas. Las Divisiones estarían representadas por las instituciones de negocios ya en existencia (FUNINDES-USB, PTS y ARTEVISION).
La Corporación USB, estaría bajo el control de la instancia universitaria que le corresponde, la cual pudiera ser, por ejemplo, el Consejo Directivo de la USB. Por lo tanto, el Consejo Directivo Corporativo pudiera estar compuesto por dicha instancia universitaria en pleno, un subconjunto de la misma o una nombrada por ella. Es importante que el Consejo Directivo Corporativo desarrolle una visión compartida de modo que pueda realizar una revisión de la misión, objetivos, estrategias y estructura de la Corporación USB, con especial énfasis en la creación de nuevas divisiones o negocios, y establecer los lineamientos y normativas generales que permitan imprimirle una dirección clara a la Corporación USB y consolidar su desarrollo futuro y el de la propia Universidad. Para ello, contaría con el apoyo de la Junta Directiva de la Corporación y del Consejo Consultivo. Se propone que en un principio el Consejo Directivo Corporativo sostenga reuniones cuatrimestrales ordinarias y reuniones extraordinarias cuando sea necesario. La presencia de la Junta Directiva en estas reuniones sería recomendable.
El Consejo Directivo Corporativo tendría como apoyo para el establecimiento de los lineamientos de la Corporación, un Consejo Consultivo conformado por agentes externos a la Universidad pertenecientes al sector productivo y sector gubernamental de reconocida trayectoria que les ampliaría su visión recibiendo información del entorno. La participación del Consejo Consultivo como agente asesor, aumentaría además la legitimidad de la Corporación USB ante el sector externo y la vinculación con el mismo. El Consejo Directivo Corporativo debería sostener reuniones, por lo menos, bianuales con el Consejo Consultivo en las cuales participarían la Junta Directiva de la Corporación.
Un punto importante esbozado por la Comisión de la Corporación USB es la creación del Fondo de Desarrollo Corporativo. Este Fondo se constituiría y alimentaría de un aporte de los excedentes generados por las divisiones o negocios de la Corporación, donaciones, aportes de capital privado y aportes de capital provenientes de organismos multilaterales, internacionales y nacionales. El Fondo sería gerenciado por un equipo profesional bajo estrictos lineamientos de factibilidad económica, financiera y de análisis de riesgo de modo de garantizar su continuidad en el tiempo pero basándose igualmente en consideraciones de tipo estratégico para el desarrollo de la Corporación. El Fondo estaría bajo el control y la supervisión del Consejo Directivo Corporativo y recibiría las propuestas de inversión a través de la Junta Directiva Corporativa.
El Presidente de la Corporación USB sería el Rector de la Universidad, quien en el inicio de la Corporación nombraría al Gerente General, a los Directores Corporativos y a los Gerentes de División previa aceptación del Consejo Directivo Corporativo, y posteriormente, definiría los cambios a realizar en la Junta Directiva de la Corporación, previa consulta con sus miembros y aprobación del Consejo Directivo Corporativo.
La Junta Directiva Corporativa estaría conformado por el Gerente General, los Gerentes de las Divisiones y los Directores Corporativos. Esta Junta Corporativa sería responsable no sólo de la gestión corporativa, fijando metas, determinando mecanismos y medios para alcanzarlas tomando en cuenta los recursos disponibles, vigilando el desempeño, evaluando resultados y reportando al Consejo Directivo Corporativo; sino también del diseño e implementación de estrategias de desarrollo corporativo estableciendo objetivos corporativos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Consejo Directivo Corporativo y planteando planes de inversión. La Junta Corporativa lideraría, asimismo, un proceso de comunicación que agilice la implantación de una cultura corporativa y la definición de una visión compartida por la universidad.
Tendría a su cargo la gestión integrada de la Corporación, asegurando la coordinación de sus actividades hacia los objetivos fijados y desarrollando las actividades de Relaciones Institucionales de la misma. El Gerente General sería nombrado por el Presidente, previa consulta con la Junta Directiva y aprobación del Consejo Directivo Corporativo.
Para apoyar el desarrollo corporativo y su gestión, la Corporación contaría con una Dirección de Desarrollo y Apoyo a la Gestión, de carácter staff, que se encargaría de obtener y analizar información del entorno e identificar las capacidades de la universidad, analizar el desempeño de la Corporación, apoyar la estructuración de planes de acción y de crecimiento, desarrollar el sistema de información integrado, promover la imagen corporativa y definir los lineamientos de promoción y mercadeo.
Esta unidad de carácter staff, sería responsable del manejo y control administrativo de las operaciones, realizar el análisis financiero y apoyar en la planificación financiera de la Corporación. Tendría también a su cargo la gestión de los recursos humanos y las compras de suministros.
Unidad de carácter staff que coordinaría y apoyaría las actividades de relaciones públicas e institucionales de la Corporación. Igualmente, realizaría las actividades de consultoría jurídica (incluyendo los procesos legales involucrados en las actividades de protección tecnológica y propiedad intelectual) y contraloría interna.
Las divisiones funcionarían como organizaciones de producción autónomas vinculadas a través de la Unidad Corporativa. En su inicio, la Corporación USB contaría con las siguientes divisiones:
La División de Gestión de la Innovación y del Conocimiento desempeñaría las funciones de transferencia tecnológica y vinculación del potencial de innovación de la USB, integrando dentro de un proceso consolidado las actividades que actualmente desempeñan en esta área FUNINDES-USB y el PTS relacionada con la gestión de proyectos (asesoría, investigación y desarrollo, servicios de laboratorio y educación continua), la comercialización de la innovación desarrollada en la USB, apoyo para la conformación de empresas innovadoras y la generación de asociaciones estratégicas con organizaciones que complementen la oferta y capacidad de respuesta universitaria.
La División de Gestión Inmobiliaria y de Incubación de Empresas se encargaría de gestionar las tierras de la USB y la incubadora de empresas, de acuerdo con los lineamientos definidos por el plan estratégico de la Corporación, con el objetivo de generar un ambiente dentro de las propiedades de la universidad que estimule la innovación empresarial, nacional y universitaria.
La División de Producción Audiovisual y Multimedia operaría como unidad productiva en la prestación de servicios de multimedia y de producción de programas comerciales y educativos.