Vol. 41 (Nº 03) Año 2020. Pág. 7
VASCONEZ, Víctor H. 1; MAYORGA, Myriam J. 2; MORENO, Marco A. 3; ARELLANO, Alicia V. 4 y PAZMIÑO, Christian A. 5
Recibido: 06/08/2019 • Aprobado: 13/01/2020 • Publicado 06/02/2020
RESUMEN: Se diseña, valida e implementa herramienta para gestionar sistemas de inventarios en pequeñas y medianas empresas ecuatorianas. Son creadas guías de diagnóstico y asumidas dimensiones orientadas a controles prudenciales, al identificar, evaluar y monitorear la gestión comercial. De los estudios adoptados, del tipo exploratorio, descriptivo, explicativo, cuantitativo, caso de estudio. Es validado con éxito el modelo para la gestión del sistema de inventarios, a ser socializado a otras empresas de esta naturaleza y adecuado al contexto particular. |
ABSTRACT: it is designed, validated and implemented managerial tool aimed to inventory systems in small and medium-sized Ecuadorian companies. Diagnostic guides are created, models, assuming dimensions oriented to prudential controls, when identifying, evaluating and monitoring commercial management. From the adopted studies, of the exploratory, descriptive, explanatory, quantitative type, case study. The model for the management of inventory systems is successfully validated, to be socialized to other companies of this nature and adapted to the particular context. |
La necesidad de aportar herramientas de corte gerencial a las pequeñas y medianas empresas en el Ecuador, resulta un tema de actual vigencia ante la realidad del desempeño general. Esta investigación es gestada a partir del diagnóstico ejecutado en las pequeñas o medianas empresas encargadas de comercializar productos ferreteros, -en lo adelante Pymes-, enclavadas en la región Sierra del Ecuador.
Se evidencia en el diagnóstico preliminar la baja profesionalidad en el manejo de la gestión empresarial, desconocimiento de procesos, técnicas y herramientas de gestión, empirismo a la hora de formalizar negocios, baja eficiencia y competitividad ante empresas ya establecidas; desconocer la interrelación entre el control interno y sistemas de gestión empresarial
Entonces, se explora el proceso de control de inventarios de mercadería y la decisión es recrear herramienta que satisfaga necesidades de Pymes de esta naturaleza, validando su eficacia en caso de estudio y la gestión de las existencias. No existen evidencias de fuentes informacionales que investiguen en este campo en el contexto ecuatoriano, por lo que se declara la originalidad del trabajo.
Asumiendo preceptos de Chiavenato (2008), “las existencias es la composición de materiales que no se utilizan momentáneamente en la empresa, pero que necesitan existir en función de las futuras necesidades. (p.146). Entonces, los inventarios se mantienen inventarios por razones de economía y de seguridad. El problema científico formulado es conocer el grado de impacto en la eficiencia empresarial de un sistema para la gestión de inventarios para Pymes encargadas de comercializar productos ferreteros.
Según legislación del Ecuador, y en particular su Constitución (2008), en artículo 304 se refiere a que la política comercial se propone desarrollar, fortalecer y dinamizar los mercados internos a partir del objetivo estratégico establecido en el Plan Nacional de Desarrollo; regular; impulsar el desarrollo de las economías de escala y del comercio justo, evitar las prácticas monopólicas y oligopólicas, particularmente en el sector privado, y otras que afecten el funcionamiento de los mercados.
Se asume además la LORTI (2015) del Ecuador, y énfasis a la obligación de llevarla contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados de la gestión empresarial. Ya, el COPCI (2010) del Ecuador, refiere del desarrollo empresarial de las micro, pequeñas y medianas empresas, y de la democratización de la producción. Define la Pyme como toda persona natural o jurídica que, como una unidad productiva, ejerce una actividad de producción, comercio y/o servicios, y que cumple con el número de trabajadores y valor bruto de las ventas anuales
Un sistema de inventario, como bien afirman Chico y Guerra (2016), es un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados de manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos que se emplean en una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado. Para el control de los costos, elemento clave de la administración de cualquier empresa, existen sistemas que permiten estimar los costos de las mercancías que son adquiridas y luego procesadas o vendidas.
En esta investigación, han sido adoptadas de las mejores prácticas, autores al estilo de Consultores Zoho (2018); Portal (2011); Esan (2016). De tal manera, los objetivos perseguidos en este sistema de gestión de inventarios a Pymes resultan entre otros, la reducción del riesgo, al conocer la demanda de productos; nivel de stock de seguridad para evitar desabastecimiento; abaratar las adquisiciones a partir de descuentos; anticipar variaciones de la oferta y la demanda.
No se identifica la gestión de inventarios con las existencias y stocks de productos solamente, -como bien asevera Manene (2012)-, sino por la decisiva influencia en la atención al cliente al minimizar los tiempos de espera; lograr poder de negociación ante proveedores, al conocer la mercadería a pedir, fechas de pedido; forma de evaluar el nivel de stock, modo de re-aprovisionamiento. En otras palabras, dominar los métodos de valoración de inventarios, asumiendo presupuestos de Suárez (2011), al determinar el costo que será asignado a las mercaderías vendidas y el costo de la mercadería disponible al terminar el periodo.
Es de señalar en este modelo para la gestión de inventarios, la interrelación con los elementos del control interno de inventarios como bien afirman González y Sánchez (2010); Loja (2015). Ello se expresa desde el conteo de inventarios físicos, los procedimientos eficientes de compras y ventas; protección de robos, daños o deterioro, accesos al personal encargado de registros contables; lotes óptimos de inventarios en cantidades económicas y adecuadas.
Esta herramienta apunta al control interno como proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, atendiendo los presupuestos de Albújar (2014), que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Autores al estilo de Estibaliz de Prado (2018); Del Toro, Fonteboa, Armada, Santos Cid (2005), aportan acerca del control interno, inventarios, gestión comercial.
La norma internacional de auditoría NIA-ES (2013), enfatiza en la definición de control interno:
....[ ].. finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. (p.7)
Se destaca, desde la conducción eficiente del negocio y las políticas administrativas, el enfoque de Blanco (1988) al expresar que:
el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas administrativas, la salvaguarda de los activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la corrección de los registros contables y preparación oportuna de la información financiera contable. (p.11).
De las contradicciones dialécticas que soportan este trabajo se mencionan la voluntad del estado ecuatoriano por fomentar, motivar el emprendimiento de pequeñas y medianas empresas, y la ausencia de estudios al asimilar factores claves de éxitos de la competitividad empresarial; de la existencia de Pymes encargadas de productos ferreteros, y la inexistencia de modelo o herramienta para la gestión de sistemas de inventarios; de necesidad de diseminar y socializar los principios, enfoques y del control interno e instrumentos que contribuyan a fomentar la cultura de la competitividad empresarial, y la ausencia de enfoques que integren estos y satisfagan estas necesidades a las Pymes.
El objetivo general alcanzado es diseñar modelo o herramienta para la gestión del sistema de inventarios, capaz de impactar en el aumento de la eficiencia empresarial en Pymes encargadas de comercializar productos ferreteros. Tal herramienta de gestión, es sugerida para generalizar en otros Pymes de idéntica naturaleza no solo en la región Sierra, sino en el resto de empresas de esta naturaleza en regiones del Ecuador.
De los objetivos específicos alcanzados se citan: el validar el modelo para la gestión de sistema de inventarios en Pyme específica, la cual responde a los rasgos del diagnóstico inicial en cuando al desconocimiento del paradigma de la eficiencia y competitividad; de herramientas de gestión empresarial, de baja cultura en la gestión empresarial. La adopción del estado del arte y mejores prácticas de fuentes de información nacionales e internacionales, al diseñar el modelo de gestión sistema de inventarios; adaptar el modelo o herramienta de gestión de sistema de inventarios a las condiciones de las Pymes en región Sierra, y sugerir socializar y generalizar el mismo; dar respuesta a la necesidad de vincular la academia con la sociedad, y aportar al desarrollo económico-social de esta región ecuatoriana.
La hipótesis formulada es que el diseño de modelo o herramienta para la gestión del sistema de inventarios, impacta de manera positiva en el aumento de la eficiencia empresarial en Pymes encargadas de comercializar productos ferreteros. Referido a la justificación de la investigación, se fundamenta en la relevancia social, estriba en mejorar la calidad de desempeño profesional de las Pymes encargadas de comercializar productos ferreteros, y ello impacta en la elevación de la calidad de vida de estos actores y familias encargados, la elevación de la satisfacción de cliente. La proyección social es en todo el Ecuador orientado a las Pymes de esta naturaleza, donde el estado, la economía y la sociedad son los beneficiarios directos.
Las implicaciones prácticas resultan la adopción de modelo o herramienta para la gestión de sistema de inventarios por las Pymes encargadas, y esto eleva la rentabilidad y competitividad empresarial. Tal herramienta resuelve amplia gama de problemas prácticos a la hora de elaborar estrategia para aumentar la competitividad de la Pyme.
Se rellena hueco del conocimiento en el Ecuador, a partir de socializar y adaptar esta herramienta de gestión de sistema de inventarios Pymes encargadas en específico. Entonces, es posible generalizar los resultados del modelo, siempre atendiendo al contexto de cada Pyme en particular.
De los resultados obtenidos se espera que, a partir de una acertada socialización, varias Pymes adopten el modelo y mejoren la eficiencia y competitividad. La utilidad metodológica se refleja en el propio modelo o herramienta de gestión de sistema de inventarios y capacidad de analizar datos para la toma de las decisiones. Se imprime aporte innovador científico al campo de estudio en el Ecuador, al no evidenciar fuentes que aborden esta problemática en Pymes encargadas de comercializar productos ferreteros.
Para el desarrollo de esta investigación, son asumidos estudios del tipo descriptivo, exploratorio, explicativo, estudio de caso al describir situaciones y la manifestación del fenómeno en cuestión. Existe énfasis al fundamentar el marco metodológico, que a tenor de (Hurtado y Toro, 2007, p.90), “el diseño del marco metodológico constituye la medula de la investigación, se refiere al desarrollo propiamente del trabajo investigativo” (p.90). Así se analizan, incorporan contenidos del estado del arte en el campo de estudio relativo a modelos de gestión sistemas de inventarios e impacto el éxito del control interno.
Gracias al estudio descriptivo, que a tenor de Hernández, Fernández y Baptista (2006 p.119), plantean que “la investigación descriptiva busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice” (p.119). Así, se especifican las propiedades, rasgos asociados a las dimensiones implícitas en la planeación y modelo gestión de sistema de inventario, logrando medirse y ser evaluadas dimensiones y componentes del problema científico.
Por su parte, el estudio exploratorio se revela al examinar un problema de investigación poco estudiado a nivel local, con guías poco relacionadas. De tal manera, se logra identificar y familiarizar al público investigador y lector con la necesidad de visionar desde lo interdisciplinar y sistémico la gestión de sistema de inventarios.
Por medio del estudio explicativo, se logra desbordar la mera descripción de conceptos y fenómenos, estableciendo relaciones entre estos. De tal manera, pueden responderse o explicarse enfoques y visiones desde disímiles campos de estudio. Además, es declarado el estudio de campo, pues al adoptar presupuestos de Roldan (2000), en calidad de análisis sistemático de problemas con el propósito de detallarlos, explicar sus causas y efectos, entender su naturaleza y los factores contribuyentes y predecir su ocurrencia, en el propio medio donde se suscitan los eventos investigados.
Se clasifica esta investigación como proyecto factible tipo propuesta. Se pretende solucionar problemas, requerimientos y necesidades de un grupo económico-social específico, formulando métodos y procesos para acometerlo. En referencia a proyecto factible, Arias (2006), señala que “se trata de una propuesta de acción para resolver un problema practico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se acompañe de una investigación, que demuestre su factibilidad o posibilidad de realización” (p.134).
Se mencionan el método de análisis y síntesis bibliográfico de las fuentes estructuradas y no estructuradas, logrando conocer y contextualizar las mejores prácticas y estado del arte del campo de estudio; el método histórico-lógico, al interpretar la realidad actual a partir de las tendencias y giros históricos locales comerciales; método de las contradicciones dialécticas, asumido al descubrir la génesis y raíces del problema a partir de juicios contradictorios como formulaciones abstractas, propiedades objetivas que afirman o niegan. Este método a través del proceso de las interacciones y de las transformaciones dialécticas, pueden modificar la validez de juicios contradictorios referentes a la realidad.
Se adoptan además métodos empíricos a partir de los instrumentos de gestión informacional, registro y análisis, como es la observación científica, la encuesta ejecutada a clientes internos y externos, asociadas al grado de satisfacción en la búsqueda y localización de mercaderías, además del grado de ordenamiento de éstas en bodega.
El método inductivo-deductivo al relacionar el estudio con hechos particulares, es decir campos interdisciplinares, partiendo de lo general a lo particular desde lo deductivo y en sentido contrario, de lo particular a lo general, -inductivo-. Referido al método sintético se revela al integrar los componentes dispersos, -en este caso disciplinas de diversos campos de estudio-, de un objeto de estudio para estudiarlos en su totalidad
La investigación, asumido desde el diseño y validación del caso de estudio, puede ser apreciada en Chico y Guerra (2016), que es asumida como base para ampliar y fundamentar la presente investigación. El modelo de gestión sistema de inventarios es socializado a través de los canales académicos en instituciones privadas y públicas en la región Sierra del Ecuador. De tal manera, se cumplen objetivos delineados a favor de la vinculación de la academia con la sociedad.
Se destaca que, la selección del caso de estudio, responde a los criterios de madurez de desempeño en el sector ferretero, nivel de organización interno de la empresa, relación con los Proveedores de equipos y herramientas, existencia de políticas de almacenamiento de insumos, nivel de despacho dela mercadería.
La pretensión es revelar el estado de gestión empresarial y desempeño de las Pymes encargadas, a partir de gestionar y analizar la información al apelar a los instrumentos de encuestas, entrevistas y la observación científica. Las preguntas se relacionan directamente con el nivel de conocimiento, implantación, buenas prácticas en la gestión de inventarios y su relación con el control interno.
Así, se valida la existencia, estado del uso de sistema de control de inventarios; la adopción de métodos para ejecutar el control de inventarios; las formas establecidas para planificar la adquisición de equipos para la venta; el grado de funcionamiento del inventario físico; evidencias de los formatos para inventariar lo físico; adaptabilidad de las áreas laborales para el correcto almacenamiento de la mercancía; políticas establecidas para controlar inventarios; cumplimiento de los procedimientos, -de existir estos-, para el ingreso y despacho de la mercadería.
Es conciliada las cantidades recibidas en períodos anteriores y las facturas existentes; comparación de valores según KARDEX con los registros del sistema de inventarios en intervalos de tiempo; evidenciar del manejo de stocks mínimos y máximos de almacén; grado de protección de los artículos según su naturaleza del deterioro físico; la gestión con proveedores, existencia de cartera de proveedores, condiciones de negociación y entregas. Énfasis en los ciclos de constataciones físicas de inventarios; gestión atención al cliente e impacto del sistema de inventarios en la satisfacción final de éste.
Por otro lado, es elaborada la encuesta de satisfacción a los clientes de la empresa, según Chico y Guerra (2016), los motivos de decisión de comprar en ésta; nivel de fidelización; grado de satisfacción del servicio; nivel de disponibilidad de esta empresa ante las necesidades; criterio del cumplimiento de la garantía ofrecida por esta empresa a los productos defectuosos o dañados; existencia y satisfacción por facilidades de pago; rapidez e inmediatez en la adquisición de productos. Todo ello según muestra la Figura 1
Figura 1
Estado cumplimiento
variables diagnóstico
Fuente: Autores
De la encuesta ejecutada a dieciocho colaboradores, son tabulados los criterios a partir de: 1- crítico; 2- regular 3 –aceptable de las 6 variables investigadas. Los resultados demuestran débil control de los inventarios, que administración resulta eminentemente empírica y existe un desconocimiento de herramientas metodológicas para este tipo de control. No existe relación entre control de inventarios y el enfoque del control interno, tampoco se relaciona la eficiencia y atención al cliente con la gestión de inventarios
Se adopta como como instrumento para el procesamiento de los datos, el sistema informático de gestión contable-financiera MONICA, versión 8,5. La decisión responde a las características y necesidades de estas herramientas para las Pymes ecuatorianas. Esta propuesta aporta a la sostenibilidad del control de para tomar decisiones relacionadas con el abastecimiento, valuación y stock, generar información con la confiabilidad, comprensibilidad y relevancia. De tal manera, se logra la gestión eficiente, transparencia, control de los recursos y rendición de cuentas.
El control de manual de gestión parte de la premisa que contenga lo más sustancial del tema administrativo. Como bien expresan (Álvarez y Corrales, 2006, p.7). “los manuales de gestión de inventarios, son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema”. (p.7). Para las Pymes, como bien afirman Chico y Guerra (2016), “los manuales son una de las mejores herramientas administrativas, porque les permite mantener sus operaciones de manera organizada, proporcionándoles estabilidad y fluidez” (p.13)
Durante el proceso de elaboración del manual, son uniformados los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, al mantener el sentido de continuidad y de unidad. Es clave reconocer el fenómeno de la resistencia inicial al cambio organizacional y la influencia del nivel de liderazgo de la gerencia, pero el manual responde a las políticas, los procedimientos, instrucciones, registros de índole empresarial, inventarios y contables de obligatorio cumplimiento.
Así, el contenido del manual se refiere a las normas generales, los objetivos a lograr, las políticas, procedimientos de cada uno de los procesos de trabajo, anexos asumidos como los documentos y comprobantes de procesos administrativos que circulan dentro de la empresa. Todo ello, implica una capacitación inicial y asesoría durante la etapa de implantación.
Son redactados, discutidos, compartidos los epistemas asociados a la planeación estratégica como son la Misión, Visión, Objetivos, estrategias y acciones que soporten el cumplimiento de estas estrategias. Se crean talleres para la discusión de la matriz FODA, que permite reconocer las debilidades y amenazas de la Pyme. Se ejecutan módulos de control de inventario, facturación, clientes proveedores, cuentas según muestran los Anexos I, II, III.
Son creadas, compartidas y socializadas las políticas como pueden ser las de cotizaciones y negociación con proveedores, los procedimientos internos para cada cargo en específico; los documentos de soporte como órdenes de pedido. Referido a la recepción y verificación de la mercadería, se establece cotejar lo entregado y lo establecido en la guía de remisión. Asimismo, se establece la política y procedimientos de ingreso de la mercadería al sistema, tal y como muestra el Anexo IV. Además, se establecen las políticas y procedimientos de ventas con sus respectivos registros como muestra el Anexo V.
Se aplica la técnica del análisis de Costo/Beneficio, al proporcionar una medida de la rentabilidad, mediante la comparación de los costos previstos con los beneficios esperados en la realización del mismo. De tal manera, permite definir la factibilidad de las alternativas planteadas al ser desarrollado este, señalando la necesidad, oportunidad y pertinencia para su realización, permitiendo estimar adecuadamente los recursos económicos necesarios, en el plazo de realización del mismo.
Se constata por la propia administración de los beneficios que significan adoptar esta herramienta como son la obtención de la base de datos de los clientes y proveedores de la empresa; el inventario actualizado de las existencias; el ejecutar las actividades de compra y venta a través de un sistema; mejora de la imagen de la empresa; ahorro de personal al automatizar sistemas; mayor control de la administración sobre la gestión diaria.
Se destaca por estos autores de esta investigación, que el diseño del sistema de gestión de inventarios no goza de validez, de no acatar y cumplir por la gerencia o administración de cada Pyme los principios, políticas, procedimientos a observar. Durante la etapa de implantación en el caso de estudio, se demuestra la necesidad de crear módulos de capacitación por cada ambiente del sistema adecuando lenguajes, vocabularios en dependencia de los niveles culturales de los actores encargados.
Se demuestra, que el tratamiento al control interno como proceso, exige del aprendizaje inicial de sus fundamentos, y así relacionar la gestión de inventarios, contabilidad, satisfacción del cliente y eficiencia empresarial. Resulta un reto desarrollar el pensamiento y enfoque empresarial de las Pyme encargadas de comerciar productos ferreteros, más los resultados expresados en el caso de estudio, demuestran sí es posible acometer esta tarea.
Sobre los objetivos declarados en esta investigación, se concluye que se ha diseñado con éxito modelo o herramienta para la gestión del sistema de inventarios, capaz de impactar en el aumento de la eficiencia empresarial en Pymes encargadas de comercializar productos ferreteros. Tal herramienta de gestión, es sugerida para generalizar en otros Pymes de idéntica naturaleza no solo en la región Sierra, sino en el resto de regiones del Ecuador.
Ha sido validado el modelo de gestión sistema de inventario en Pyme específica, la cual responde a los rasgos del diagnóstico inicial en cuando al desconocimiento del paradigma de la eficiencia y competitividad; de herramientas de gestión empresarial, de baja cultura en la gestión empresarial.
Para gestar este modelo de gestión, se han adoptado del estado del arte y mejores prácticas de fuentes de información nacionales e internacionales; se ha contextualizado y adaptado el modelo o herramienta de gestión de sistema de inventarios a las condiciones de las Pymes en región Sierra.
Finalmente, es sugerido socializar y generalizar esta imprescindible herramienta de gestión mismo y se responde a la necesidad de vincular la academia con la sociedad, y a través de la Universidad Estatal Bolívar, aportar al desarrollo económico-social de esta región ecuatoriana.
El caso de estudio valida la hipótesis formulada es que el diseño de modelo o herramienta para la gestión del sistema de inventarios, impacta de manera positiva en el aumento de la eficiencia empresarial en Pymes encargadas de comercializar productos ferreteros
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1. Docente-Investigador carrera Contabilidad y Auditoría. Universidad Nacional de Chimborazo. Licenciado en Contabilidad y Auditoría; Magíster en tributación. ORCID htpps://orcid.org/0000-0002-0236-8457. Correo: vvasconez@unach.edu.ec
2. Docente-Investigador carrera Contabilidad y Auditoría. Universidad Nacional de Chimborazo. Ingeniera en Finanzas; Licenciada en Contabilidad y Auditoría; Master en Gestión Financiera y Auditoría de la empresa Correo: mmayorga@unach.edu.ec
3. Docente-Investigador carrera Contabilidad y Auditoría. Universidad Nacional de Chimborazo. Licenciado en Contabilidad y Auditoría; Magíster en Contabilidad y Auditoría. Correo: marcomoreno@unach.edu.ec
4. Analista tributario de Auditoria del servicio de rentas Internas. Servicio de rentas internas. Ingeniera en tributación y finanzas. Correo: avarellano@sri.gob.ec
5. Interventor administrativo-financiero. Universidad de Guayaquil. Ingeniero Comercial. Magíster en Administración de empresas. Correo: christian.pazminoarg@ug.edu.ec
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