ISSN 0798 1015
ISSN 0798 1015
Vol. 39 (Nº 03) Año 2018. Pág. 30
Paola Andrea SERRANO Carrión 1; Luis Octavio SEÑALIN Morales 2; Flor Yelena VEGA Jaramillo 3; Jonathan Neptalí HERRERA Peña 4
Recibido: 0109/2017 • Aprobado: 29/09/2017
RESUMEN: El objetivo de la presente investigación es determinar de qué manera el control sirve como herramienta indispensable para una gestión financiera y contable eficiente en las empresas bananeras del cantón Machala. Se realizó un estudio cualitativo, bibliográfico, documental y descriptivo. Los resultados obtenidos evidencian que las empresas cumplen con la mayor parte de los componentes del control interno, garantizando que las actividades y operaciones garanticen la legalidad y razonabilidad de la información que se genera. |
ABSTRACT: The objective of the present investigation is determine how control serves as an indispensable tool for an efficient financial and accounting management in the banana companies of Canton Machala. A qualitative, bibliographic, documentary and descriptive study was carried out. The results show that companies comply with most of the internal control components, ensuring that activities and operations guarantee the legality and reasonableness of the information generated. |
La modernización, la globalización de la economía y la competencia en el entorno organizacional han contribuido a generar la necesidad de diseñar, aprobar e implementar diversos procedimientos de control interno con el objetivo de asegurar en lo que sea posible la conducción ordenada de las empresas, siendo este uno de los propósitos principales de la gestión empresarial.
De acuerdo a Mazariegos, Águila, Pérez & Cruz (2013), la única manera de enfrentar y sobrevivir al nuevo entorno empresarial es con una visión hacia el futuro, donde las organizaciones demuestren capacidad de respuesta y adaptabilidad a los cambios, razón por la cual es indispensable que las empresas sean competitivas, donde demuestren flexibilidad en la producción y rapidez para la comercialización.
Para la gestión administrativa moderna, el comprender de forma adecuada la importancia de un Sistema de Control Interno se constituye en un factor clave en el objetivo de utilizar de forma eficiente y eficaz los recursos disminuyendo las pérdidas por diversas causas como desvíos y despilfarros, fraudes, entre otros (Lozano & Tenorio, 2015). Por lo que se considera que todas las empresas deben tener un adecuado control interno, debido a que gracias a su correcta gestión también se puede evaluar la calidad de la tarea administrativa (Aguirre & Armenta, 2012).
De entre las muchas actividades productivas, el sector agrícola ocupa un lugar importante dentro del Ecuador, siendo un país agrícola por excelencia debido a sus favorables condiciones climáticas, como por la composición de sus suelos, lo que resulta propicio para la producción de diversos cultivos. Uno de los más representativos es el banano; en el cantón Machala, la producción bananera es uno de los principales motores de la economía para la provincia, debido a que de esta actividad, ya sea directa o indirectamente dependen muchas personas.
Como consecuencia de la importancia de los cultivos de banano, muchos de los productores se han visto en la necesidad de desempeñar el rol de empresarios, ejerciendo actividades propias de una organización, esta es una de las razones por la que es importante que las empresas bananeras de la ciudad de Machala se encuentren preparadas ante la influencia que ejerce el entorno donde se desenvuelven, ejerciendo actividades de control que permitan el uso efectivo de los recursos y adecuadas actividades de gestión organizacional.
Los procedimientos de control son un conjunto de instrucciones, directrices o medios que permiten la adecuada ejecución de las actividades. Es necesario que las empresas en la actualidad tengan una seguridad razonable de que la inversión realizada sea administrada considerando principios de eficiencia, eficacia y economía por lo que para las empresas resulta fundamental contar con herramientas de control.
Determinar de qué manera el control sirve como herramienta indispensable para una gestión financiera y contable eficiente en las empresas bananeras del cantón Machala
Como control interno se conoce al contexto en el que se desenvuelven las organizaciones, como un proceso mediante el cual se asienta el estilo de gestión con el que deberán ser administradas, permiten detectar posibles inconvenientes dentro de los procesos organizacionales, convirtiéndose en una ayuda dentro de la toma de decisiones, garantizando de esta manera un adecuado cumplimiento de los objetivos inicialmente establecidos (Navarro & Ramos, 2016).
El término control, en su acepción más extendida, hace referencia a “comprobación, inspección, fiscalización o intervención”, es decir, consiste en contrastar si unas actuaciones están o no en consonancia con normas o criterios dados que marcan cómo se debe hacer; todos estos conceptos son aplicables a la gestión de la actividad económica-financiera (Gutiérrez & Católico, 2015).
Las empresas en cualquier entono en el que se desarrollen es importante que cuenten con un control interno efectivo, que ejerza la función de verificación, pero que también sea utilizado como una herramienta que facilite la gestión administrativa (Fernández & Vásquez, 2014). Son muchos los criterios y conceptos que se relacionan con el control interno y su importancia dentro de las organizaciones, ya que de esta manera se podrá garantizar el logro de los objetivos inicialmente planteados, minimizando los riesgos y evitando los impactos negativos.
El control se encuentra compuesto por cinco aspectos que se encuentran interrelacionados y que tienen su origen en la gestión administrativa de las organizaciones, además de encontrarse integrado a los procesos administrativos; estos también pueden ser considerados como un conjunto de normas que se utilizan en la medición del control interno y ayudan a determinar su eficacia y eficiencia (Aguilar & Cabrale, 2010).
Los componentes del control interno son los siguientes:
Un ambiente de control adecuado, permite que las organizaciones tengan la seguridad de llevar a cabo procesos que se encuentren exentos de fallas significativas, que permiten el adecuado uso y evitan el uso no autorizado de los recursos, de la realización y registro eficiente de las operaciones y en consecuencia se obtendrán también estados financieros razonables que son una real representación de la situación económica y financiera de las organizaciones (Escalante, 2014). Se puede afirmar que existe dentro de las organizaciones un adecuado control interno si se evidencian los siguientes aspectos:
La adecuada identificación de los riesgos se ha convertido en un elemento indispensable en la administración financiera, esto debido a que las organizaciones se desenvuelven en un entorno cada vez más globalizado y sofisticado, donde es importante anticiparse a situaciones adversas (Rodríguez, Piñeiro, & de Llano, 2013).
La evaluación de los riesgos contribuye en la descripción con el que los directivos podrán identificar, analizar y administrar, los riesgos a los que se pueden enfrentar las organizaciones y el resultado proveniente de esta acción (Rivas, 2011). De esta manera la evaluación de riesgo consiste en la identificación y el análisis de diversas situaciones que impidan la consecución de los objetivos de la empresa. Es importante que la organización disponga de mecanismos que le permitan afrontar estos posibles cambios.
Es importante el análisis de los riesgos en los que puede incurrir la organización, este análisis puede convertirse en un método sistemático que permite la planeación, identificación, evaluación, tratamiento y monitoreo de la información que se encuentran asociados a las actividades organizacionales; este análisis le permite reducir sus riegos y aumentar sus oportunidades (Vanegas & Pardo, 2014).
El riesgo es una condición del mundo real en el cual hay una exposición a la adversidad, conformada por una combinación de circunstancias del entorno, donde hay posibilidad de pérdidas (Cruz, 2013). Es preciso que la empresa ejecute actividades o programas de prevención los cuales deben enmarcarse en un proceso lógico, sistemático, documentado y que puede ser difundido de forma interna con el propósito de garantizar la gestión correcta de la actividad (Solarte, Enríquez, & Benavides, 2015).
Son las normas y procedimientos que se constituyen en las acciones necesarias en la implementación de las políticas que pretenden asegurar el cumplimiento de las actividades que pretenden evitar los riesgos. Las actividades de control se realizan en todos los niveles y en todas las funciones de la organización, donde se incluye aspectos como los procesos de aprobación y autorización, las iniciativas técnicas, los programas y las conciliaciones (Castañeda, 2014).
Las actividades de control pueden clasificarse en: preventivos, detectivos y correctivos, además pueden incluirse controles a los manuales de usuario, de tecnología de información y controles administrativos. Básicamente las actividades de control deben encontrarse relacionadas con el tipo de empresa y con el personal y las funciones que realiza dentro de ella.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de una manera que llegue de forma oportuna a todos los sectores y permita además asumir las responsabilidades individuales, esta comunicación debe ser considerada parte de los sistemas de información de la organización donde el elemento humano debe ser partícipe de las cuestiones relativas a lo concerniente a gestión y control (Gómez, Blanco, & Conde, 2013).
De esta manera este componente tiene el propósito de facilitar la información en el menor tiempo que le permita al personal cumplir con sus responsabilidades y a su vez mostrando veracidad y fiabilidad en dicha información. Para ello, la entidad cuenta con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control (Hernández, 2016).
Una estructura de control interno no puede garantizar por sí misma una gestión eficaz y eficiente, con registros e información financiera íntegra, precisa y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes (Rebaza & Santos, 2015). Bajo este concepto se evidencia la importancia de la actividad de supervisión y monitoreo.
La supervisión y el monitoreo son herramientas de política que hacen parte del ambiente de las organizaciones. Ambos presentan un enfoque de mejora continua que a través de la evaluación, monitoreo y supervisión se encargan de la eficacia y eficiencia del Control Interno a partir del seguimiento; la supervisión identifica si las acciones realizadas en cada nivel del proceso llevan hacia otros niveles; mientras que el monitoreo incluye actividades de supervisión realizadas directamente por diferentes estructuras de dirección dentro de la organización previniendo hechos que generen pérdidas o actividades costosas (Vega & Nieves, 2016).
El control es establecido como el esquema de la estructura de una organización y que de acuerdo a (Dextre & Del Pozo, 2012), es indispensable que cubra los siguientes aspectos:
Implementación de normas y aspectos para la descripción y ejecución de las actividades, con los controles pertinentes que las aseguren, así como las diversas formas de medir el rendimiento.
Comprobación de las actividades y determinar si los resultados guardan concordancia con los objetivos inicialmente establecidos.
Medición y evaluación de los resultados con respecto a las metas que se alcanzaron durante determinado periodo.
Ejecución de acciones correctivas de ser necesarias.
Realizar los ajustes necesarios para alcanzar los objetivos inicialmente propuestos.
La información financiera muestra los recursos de la entidad económica y en función a ello, sus usuarios toman decisiones de negocio, inversión y operación en el ámbito financiero, laboral, legal o fiscal. Por lo tanto, es importante que la información financiera sea confiable y útil para que la toma de decisiones de los usuarios sea objetiva (Martín & Mancilla, 2010). Además, es fundamental establecer políticas y procedimientos de control interno, que brinden una seguridad razonable de que el flujo de la operación garantice que las transacciones y las transformaciones internas son registradas oportunamente. La responsabilidad de la información financiera de las organizaciones corresponde a al área administrativa razón por la cual es indispensable observar que se cumplan las políticas y procedimientos de control interno establecidas en la organización.
La presente investigación se fundamentó en un estudio cualitativo y de diseño bibliográfico, documental y descriptivo. Para la recolección de la información se usaron fichas bibliográficas, las mismas que se encuentran en función del objeto de estudio y de los objetivos específicos de la investigación.
También se realizó una investigación de campo, donde se analizó los procesos de control interno de las principales empresas bananeras de la ciudad de Machala. La selección de las empresas se basó en un muestro no probabilístico, donde se seleccionan los elementos de la muestra a partir de determinados criterios, los cuales deben ser previamente establecidos (Torres & Paz, 2012). En la presente investigación se realizó la investigación a las empresas productoras – exportadoras de banano más importantes de la ciudad de Machala, de acuerdo a su nivel de producción y exportación se escogieron a 12, las mismas que se exponen en la tabla a continuación.
Tabla 1
Empresas productoras - exportadoras de banano de la ciudad de Machala
EMPRESAS |
RUC |
AGRICOLA J X CIA LTDA |
0790151399001 |
ANDAGRI S.A. |
0791756383001 |
BARNIOSA S A |
0992152362001 |
COOPERATIVA MUSSAEXPORT S.A. |
0791746671001 |
Corporación De Productores Agroecológicos San Miguel De Brasil |
0791717167001 |
DIALINSPEC S A |
0992552743001 |
EXPORTADORA MACHALA CIA LTDA |
0790021932001 |
GRUBAFAL S A |
0791725666001 |
MAYTUZAM CIA. LTDA. |
0791741696001 |
TECNIAGREX S A |
0791727022001 |
TRABOAR S A |
0992328452001 |
Unión Regional De Organizaciones Campesinas Del Litoral- Urocal |
0190153797001 |
Elaborado por: Los autores
La recolección de la información que permitió determinar el desempeño del control interno como herramienta indispensable para una gestión financiera y contable eficiente en las empresas bananeras del cantón Machala, se llevó a través de un instrumento de investigación llamado encuesta que se le realizó a los directivos de las empresas analizadas.
El cuestionario de la encuesta, consiste en un conjunto de preguntas, donde se pueden abarcar variados aspectos, este fue preparado de forma cuidadosa, donde se tratan los diversos hechos y aspectos que son parte de la investigación y que pueden ser abordados de diversas formas, entre sus características principales es el hecho de que es más impersonal que la entrevista y permite la obtención de la información de una manera rápida y económica (García, 2010). El cuestionario aplicado se encuentra estructurado en cinco apartados que permiten la evaluación de los componentes de evaluación del control interno y su relación con el tema tratado en la presente investigación:
Tabla 2
Estructura del cuestionario
COMPONENTES DE CONTROL INTERNO |
Nº DE PREGUNTAS |
PUNTUACIÓN |
Ambiente de control |
10 |
20 |
Evaluación de riesgos |
8 |
20 |
Actividades de control |
11 |
20 |
Información y comunicación |
8 |
20 |
Supervisión o monitoreo |
10 |
20 |
TOTAL |
50 |
100% |
Elaborado por: Los autores
Con respecto al ambiente de control, en este componente son establecidos el conjunto de normas y procesos que constituyen la base para propiciar y mantener un ambiente y un clima organizacional de respecto e integridad que llega a promover una actitud de compromiso y se encuentre relacionado con los valores organizacionales.
Figura 1
Componente ambiente de control
Elaborado por: Los autores
Como se observa en la figura 1, las empresas bananeras de la ciudad de Machala, en lo referente al componente de ambiente de control, existe un mayor cumplimiento en cuanto a la difusión de las normas de la empresa, el conocimiento de la estructura organizacional, el cumplimiento de las normativas y el conocimiento de la misión y visión de la organización por parte del componente humano.
Mediante este componente las empresas pueden identificar, analizar, evaluar, jerarquizar, controlar, documentar y dar seguimiento a los diversos riesgos que pueden llegar a obstaculizar o impedir el cumplimiento el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
Figura 2
Componente evaluación de riesgos
Elaborado por: Los autores
Tal como se evidencia en la figura 2 correspondiente al componente evaluación de los riesgos, se evidencia que las empresas bananeras de la ciudad de Machala tienen un alto cumplimiento en lo que respecta a la documentación de los riesgos en los que han incurrido o que pueden incurrir, así como también en la ejecución de las matrices de administración de riesgos, también se observa en la elaboración de planes de contingencia. Se evidencia un mínimo cumplimiento en la actualización de las matrices y el cumplimiento de los objetivos y metas.
Las actividades de control corresponden al establecimiento, supervisión y actualización de las políticas, procedimientos, mecanismos y acciones considerados necesarios para cumplir con las directrices organizacionales que permiten la correcta administración de los riesgos, la protección de los recursos de la empresa y el cumplimiento de las metas y objetivos.
Figura 3
Componente actividades de control
Elaborado por: Los autores
La figura 3 correspondiente a las actividades de control demuestra que las empresas bananeras en donde se realizó la investigación tienen un alto grado de cumplimiento, exceptuando en lo correspondiente a la actualización del Manual de Procedimientos.
Figura 4
Componente información y comunicación
Elaborado por: Los autores
La figura 4 evidencia que el componente correspondiente a la información y comunicación se encuentra entre los de menor cumplimiento por parte de las empresas bananeras. Se expone la importancia de la actualización de los sistemas de información y un escaso cumplimiento en cuanto a las líneas de comunicación lo que representa un problema para la comunicación de las organizaciones.
Figura 5
Supervisión o monitoreo
Elaborado por: Los autores
En cuanto al componente de supervisión y monitoreo (figura 5) se observa un alto cumplimiento en lo que respecto a la evaluación de los componentes del control interno, y en menor medida en lo referente a la comunicación de las deficiencias y en la atención a las recomendaciones.
Figura 6
Media de los componentes control interno
Elaborado por: Los autores
Con respecto al análisis total de los componentes se observa, como ya se mención anteriormente que el mayor cumplimiento se encuentran en las actividades de control y un menor cumplimiento en lo concerniente al componente información y comunicación.
Es imprescindible cuidar las acciones que ejecute la administración de las empresas bananeras de la ciudad de Machala con el objetivo de que proporcionen información financiera que resulte útil y confiable. Cuando la información financiera reúne en su contenido la información necesaria del resultado de sus operaciones externas y transformaciones internas, esta incorpora las características mínimas para los usuarios internos y externos y, por tanto, las decisiones que tomen alrededor de esta serán objetivas. En base a este contexto, es fundamental que la administración constituya políticas internas que den legalidad a la actuación de todos los funcionarios, empleados y directivos e implante procedimientos de control interno para proporcionar una seguridad razonable de que la información que rinde fue preparada en condiciones de certidumbre, garantizando eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus objetivos.
De acuerdo a los datos obtenidos en la investigación realizada, las empresas bananeras de la ciudad de Machala, cumplen con la mayor parte de los componentes del control interno, garantizando de esta manera que las actividades y operaciones garanticen la legalidad y razonabilidad de la información que se genera. Esta es una de las razones por las que es importante que las empresas se encuentren cada vez más comprometidas con cumplir con el control interno debido a que es la administración la única responsable de su información financiera.
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1. Egresada Contabilidad y Auditoría. Universidad Técnica de Machala. pserrano_est@utmachala.edu.ec
2. Ingeniero en Contabilidad y Auditoría. Magister en Contabilidad y Auditoría. lsenalin@utmachala.edu.ec
3. Economista con Mención en Gestión Empresarial. Diploma Superior en Tributación. Magíster en tributación y Finanzas. fvega@utmachala.edu.ec
4. Ingeniero en Contabilidad y Auditoría – C.P.A.. Magíster en Administración de empresas. jherrera@utmachala.edu.ec