Propuesta de diseño de un modelo estratégico de migración a software libre

Matriz DOFA

Una vez realizado el análisis externo e interno, y aplicado la matriz IE, la cual permitió orientar las estrategias hacia la mejora y cambios del proceso de migración y  conseguir una mejor adopción del software libre por parte de los usuarios, se procedió a aplicar la matriz DOFA fortaleciendo los aspectos de carácter organizacional y administrativos que, junto con los técnicos, conforman la organización, y considerados los ejes estratégicos sobre los cuales pivotara la configuración del modelo propuesto en este trabajo. Ver tabla 3. Las estrategias resultantes del análisis DOFA fueron agrupadas de acuerdo a los ejes estratégicos (ver tabla 4) que más tarde serán desarrollados en una serie de líneas de actuación y de acciones concretas.

Bases de diseño de la Propuesta

Resultado de la observación y análisis de información, se puede concluir que los factores de éxito de cualquier implementación tecnológica dependen de un buen equipo de trabajo, una correcta recolección de información de los procesos de negocios actuales y futuros, pero fundamentalmente de la motivación, adaptación, comunicación y manejo del cambio de los usuarios y personal de la organización involucrados en la utilización y desarrollo del software. Por ello, todo proceso de migración tecnológica debe contemplar un plan de gestión del cambio, entendiéndose por tal, un conjunto de actividades que apoyan el despliegue, proporcionando herramientas que potencien la flexibilidad de la organización y sus individuos y la capacidad de responder ante una nueva situación

Tabla 3. Matriz  FODA. Fuente: Elaboración propia (2011).

Tabla 4. Clasificación de las estrategias según eje estratégico. Fuente: Elaboración Propia (2011)

Bases Conceptuales

Gestión Tecnológica

La Gestión Tecnológica (GT), se concibe como el proceso de administrar el desarrollo de la tecnología, su implementación y difusión en los sectores industrial, público y privado y en la sociedad en general. Además, implica el manejo del proceso de innovación a través de la Investigación y Desarrollo (I+D), lo cual incluye la introducción y uso de tecnología en productos, en procesos industriales, y en otras áreas estructurales y funcionales de la empresa, así como también la utilización de este conocimiento en la solución de los diferentes problemas de la sociedad, del ser humano y del medio ambiente. El conjunto de teorías, modelos y herramientas que integran la gestión tecnológica, permiten la planeación, organización, operación, orientación, control y coordinación de los mecanismos y sistemas, el flujo de acciones e interacciones que constituyen el proceso de desarrollo tecnológico, y sus interrelaciones con otros procesos sociales a fin de lograr la mejora continua de la organización mediante la integración del proceso de cambio tecnológico con los aspectos estratégicos y operativos del control y la toma de decisiones de la empresa, y responder a la garantía de la sostenibilidad sobre la base de herramientas, métodos y modelos capaces de perpetuar y auditar el modelo tecnológico ambiental.

Desarrollo Organizacional

            Como apoyo a lo anteriormente planteado, el Desarrollo Organizacional se ha constituido en el instrumento por excelencia para el cambio en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional. Al efecto, W. G. Bennis (1973), señala que el Desarrollo Organizacional (DO) es una respuesta al cambio uno de los principales iniciadores de esta actividad. A partir del diagnóstico institucional, los factores estudiados y analizados en el análisis de resultados, y de acuerdo a las estrategias obtenidas a través de la matriz FODA, se establecieron objetivos estratégicos del modelo de migración a software libre en tres dimensiones: humano social (organizacional), administrativa y tecnológica, como se visualiza en la figura 2:

Figura 2. Esquema de Desarrollo organizacional aplicado a la gestión tecnológica
Fuente: Revista espacios vol. 4 (2010).

Interacción de los procesos

            Partiendo de los subsistemas estudiados y como base de esta propuesta en la figura 3 se muestra la Interacción  de los  principales procesos presentes en este modelo, según las estrategias resultantes en la matriz DOFA, que van desde la fase de Planeación hasta la de evaluación y control, tomando en consideración al recurso humano y los aspectos tecnológicos propios de estos procesos.

Figura 3. Interacción de procesos. Fuente: Elaboración propia (2011) 

En la propuesta se definen procedimientos y técnicas de recopilación, análisis y procesamiento de los datos para cada proceso. El procesamiento de la información es una actividad relevante para la ejecución de algunos de los procesos, fundamentalmente para los de evaluación de la innovación, la tecnología y las competencias, así como para el proceso de vigilancia del entorno.

Alineamiento Estratégico

            A continuación se exponen las estrategias resultantes del análisis, y las líneas de acción que se deben realizar para lograr la migración a software libre de la plataforma tecnológica de la institución, con la alineación de los diferentes factores que hacen vida en una organización, como se visualiza en la figura 4 siguiente:

Figura 4. Alineación de los ejes estratégicos con el proceso. Fuente: Elaboración propia

Eje estratégico organizacional

• Fortalecer la motivación laboral del personal a través de programas de incentivos  (motivación del personal)
• Impulsar la formación, capacitación, actualización y desarrollo de directivos, personal y especialistas para ejecutar el proceso eficazmente. (Percepción positiva del personal con respecto a la formación)
• Fortalecer una cultura de trabajo en equipo en el marco del proceso de migración a S.L. (Liderazgo)
• Fomentar la comunicación efectiva entre los diferentes niveles de organización, a través de canales modernos y flexibles. (% del personal satisfecho con la comunicación)

Eje Estratégico Administrativo

• Formar alianzas estratégicas institucionales para favorecer el intercambio académico y tecnológico bajo estándares abiertos. (Nº de alianzas y convenios).
• Establecer sistema de indicadores que midan las actividades realizadas  para conocer los avances, desviaciones y retrocesos para asegurar la calidad del resultado. (Evaluación del proceso)

Eje Estratégico Tecnológico

• Optimizar el uso de los recursos tecnológicos, que garanticen un proceso confiable y seguro. (Uso eficiente de los recursos)
• Establecer la prelación de las inversiones en tecnología: desarrollo y adquisición de software y de equipos. (Nivel de prioridad tecnológica)

En la figura 5. Se puede visualizar la relación entre las estrategias resultantes.

Figura 5. Relación entre estrategias de Migración. Fuente: Elaboración propia (2011)

La propuesta se observa en la figura 7.

            Figura  6. Ejes del modelo de migración a Software Libre. Fuente: elaboración Propia (2011)

El enfoque fundamental es influir en la comprensión y conciencia del rol de los actores, enfocada en una gestión de calidad, durante un proceso de migración tecnológica, ayudando a mejorar el desempeño laboral, lo que significa minimizar conflictos, mejorar la comunicación laboral, elevar la calidad, eficiencia y efectividad.

Figura 7.  Propuesta del modelo de migración
Fuente: Elaboración propia (2011)

En la figura 8, se pueden apreciar las fases o etapas del modelo de migración tecnológica, así como algunos de los factores que inciden en este proceso.

A grandes rasgos, las diversas etapas del modelo de migración, ayudaran a detectar los siguientes puntos y a la preparación de diversos planes:

• Identificación de los factores claves.
• Análisis de la situación actual en cuanto a tecnología, recursos humanos, factores administrativos, institucionales.
• Identificación de los factores limitantes o riesgos previsibles que podrían obstaculizar el desarrollo de las actividades necesarias para lograr la implantación de la solución y formas de superarlos.
• Identificación de los factores claves.
• Análisis de la situación actual en cuanto a tecnología, recursos humanos, factores administrativos, institucionales.
• Identificación de los factores limitantes o riesgos previsibles que podrían obstaculizar el desarrollo de las actividades necesarias para lograr la implantación de la solución y formas de superarlos.
• Identificación del Recurso Humano necesario para la ejecución de la solución.
• Estrategias a ejecutar
• Plan de capacitación y actualización del Recurso Humano.
• Evaluación y control de actividades.

Figura  8. Fases del modelo de migración a Software Libre. Fuente: elaboración Propia (2011)

Fases del Modelo

Análisis de las condiciones actuales

En esta etapa  se realiza una valoración de todos los procesos y tecnologías presentes. Es de suma importancia pues, se definen elementos que serán la base de la futura migración. Constituye un hito fundamental en el proceso y se realiza una sola vez, teniendo su mayor impacto en esta etapa. Se aplican instrumentos de recolección de datos, como entrevistas, cuestionarios, encuestas y observación directa a los diferentes actores involucrados en el proceso, para tener una visión clara de la situación. Realizar inventarios del área tecnológica para señalar la criticidad de software y hardware. El un diagnóstico organizativo se realiza a tres niveles:

Análisis administrativo

Es importante empezar detectando procesos prioritarios de actuación, tales como comunicación, capacitación, planeación, seguimiento, entre otros.

Es importante analizar diferentes aspectos:

• Procedimientos realizados para llevar a cabo la implementación de la nueva plataforma (planeación, seguimiento, control, entre otros)
• Organización de recursos humanos
• Estudio de tendencias administrativas (ejemplo, administración estratégica) y de control así como los nuevos modelos administrativos.

Análisis organizacional (Recursos Humanos)

Para esta fase, se deben estudiar o analizar los siguientes aspectos:

• Inventario de personal.
• Efectos e impactos que produce el cambio tecnológico, dentro de la organización a nivel de recurso humano.
• Factores de comportamiento del personal (participación, motivación, comunicación, liderazgo, entre otros) a partir de un proceso de cambio.
• Responsabilidad y participación de la dirección.

Análisis tecnológico

            Previo al proceso de migración tecnológica se deben analizar aspectos como:

• Identificar la tecnología (hardware y software) que posee la institución y si se ajusta a las necesidades del proceso de migración.
• Cuales equipos o procesos operan óptimamente, cuanto saben de su mantenimiento.
• Prospección tecnológica: implica hacer un análisis del área tecnológica, nuevos desarrollos, proyectos, entre otros, que están enmarcados en el plan de migración.
• Procesos de operación, soporte, mantenimiento, innovación

Análisis del contexto interno

Se analizan y determinan las debilidades y fortalezas, a partir de allí, se generan los diferentes factores claves que deben ser evaluados a través de la aplicación de la matriz EFI, para determinar cuáles son los más importantes o que mas impactan dentro de las áreas funcionales con respecto a la migración y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones entre dichas áreas.

Análisis Externo

            Estos pueden ser: legales, políticos, económicos, tecnológicos, sociales, entre otros. Luego de definir cuáles de esos factores que se han determinado como oportunidades o amenazas podría tener influencia sobre la organización en términos de facilitar o restringir el logro de objetivos, se procede a evaluarlos utilizando la matriz de los factores externos (MEFE).

Análisis DOFA

            Se analizan las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas para concretar las estrategias que se implementarán para el logro de los objetivos. Después de obtener una relación lo más exhaustiva posible, se ponderan y ordenan por importancia cada uno de los factores FODA a efecto de quedarnos con los que revisten mayor importancia para la institución. A partir de allí, se generan estrategias (acciones convenientes).

Alineamiento estratégico

            Para implementar la Estrategia, el sistemas de gestión lo basamos en la calidad total, la reingeniería y el Desarrollo Organizacional. Especialmente vinculado al capital humano, el sistema de gestión por competencias ha permitido a la empresa traducir su misión y metas a un conjunto de competencias jerarquizado por su importancia relativa respecto del logro de objetivos propuestos.

            Así mismo, se deben establecer la interacción entre procesos observados de acuerdo a las estrategias planteadas.      Es importante establecer la relación entre las diferentes estrategias. El contar con una adecuada estructura y la mejor de las estrategias, no certifica el éxito si no están armoniosamente alineadas al comportamiento laboral de los miembros de la organización.

Implementación

La fase de implementación del software libre tendrá como objetivo, ejecutar las estrategias y líneas de acción resultantes de los diferentes análisis realizados, formación, planeación e implementar los diferentes recursos tecnológicos necesarios.

Control y seguimiento

Ejecutar el plan de evaluación y continuar monitorizando el sistema en el tiempo identificando carencias o mejoras para incrementar paulatinamente la calidad del sistema de información de la empresa. Para evaluar si la migración ha tenido éxito, podemos valorar los siguientes puntos:

• Se han adaptado los usuarios?
• Evaluación de la calidad de la transferencia tecnológica.
• Ha mejorado/disminuido su productividad con el cambio?
• Grado de cumplimiento efectivos de las estrategias
• Se han migrado las aplicaciones?

Conclusiones

            Los modelos que contribuyan a llevar a las empresas a conseguir la innovación tecnológica cobran gran importancia en la actualidad. Se dice que a partir del primer día del presente siglo, se produce una innovación o un desarrollo tecnológico en cualquier campo del conocimiento humano por segundo. Es por eso que para triunfar e incluso para sobrevivir, las organizaciones no se pueden considerar definitivamente instaladas en un mercado, ni en una tecnología determinada. Deben, por lo contrario, adoptar una postura de búsqueda de la Innovación y una estrategia de innovación, es decir, modelos como el propuesto en este trabajo.

Se detecto que mas allá de los factores tecnológicos, el proceso de cambio se vio afectado negativamente por variables de tipo administrativos y organizacionales, que resultan de vital importancia para la ejecución exitosa de un proyecto de este tipo, y que no fueron consideradas en su planificación.

El modelo propuesto se basa en  aspectos de la gestión tecnológica, desarrollo organizacional, gestión de cambio, mejora continua;  presentando un enfoque que ubica el proceso en tres dimensiones: organizacional (personas), administrativa y tecnológica. 

Con el modelo presentado se brinda una herramienta eficiente que le permite mejorar de forma continua y desarrollar todos los aspectos concernientes al recurso humano, tecnológico y administrativo. Sin embargo cabe resaltar que es responsabilidad directa de los líderes del proceso la correcta implementación del mismo para que pueda realizar la gestión para la cual fue diseñado de la mejor manera posible. De esto se desprende la satisfacción de las expectativas y necesidades de los usuarios, y la ejecución eficiente del modelo.

Este  modelo encuentra su fuerza en la participación activa de sus miembros. A mayor participación, mejores resultados.  Lo cual, facilita la estructura y la toma de decisiones acertadas. Es importante notar que en el actual entorno cambiante y competitivo, la capacidad de rapidez de respuesta y la capacidad de adaptación a las exigencias del mercado resultan imprescindibles para el desempeño favorable de la organización.

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