Introducción

Venezuela se suma a los países que han decidido el uso del software libre(S.L.) y a partir de diciembre de 2004, se decreta el uso prioritario de S.L y estándares  abiertos en la Administración Pública, en el Plan Nacional de Migración del Software Libre de la Administración Pública Nacional, a través del Decreto 3.390. Así mismo, reconocida la importancia del conocimiento y los recursos intangibles como fuente de valor para las organizaciones en todos los ámbitos y la gestión de procesos, todas las instituciones públicas deben poseer las herramientas necesarias para enfrentar los cambios futuros para que la gerencia sea más interactiva y competitiva. Los modelos de gestión  permiten interrelacionar  perspectivas adaptables a cualquier organización: presupuesto e ingresos; personal; procesos internos; formación y desarrollo. Estas perspectivas pueden trabajar de forma interrelacionada con el fin de facilitar la toma de decisiones y lograr los planes propuestos. Se hace imprescindible entonces, incursionar en mecanismos innovadores y modelos para mejorar la calidad  de los procesos en las instituciones a nivel nacional. Los procesos de migración involucran la implementación y desarrollo bajo estándares abiertos de nuevos sistemas de información y bases de datos, mano de obra para implementar el cambio, conversión de datos, costos en relevamientos, reentrenamiento del personal, adquisición o repotenciación del hardware, y eventualmente gastos en licencias y/o desarrollo, esto requiere de recursos financieros y de generar un plan de compras efectivo, los cuales han sido limitados por la actual situación financiera de la institución, y por ende de la División de Informática. Todos estos factores inciden notablemente en un proceso de migración, que ha resultado ser bastante lento y en algunos casos ha sido nulo, en consecuencia la Institucion no han dado cumplimiento cabal al decreto en los tiempos establecidos en éste. Descubrir cuáles son las variables, sus implicaciones y cuáles son las que más han impactado en estos resultados negativos y por último proponer un modelo de gestión que oriente la toma de decisiones y garantice que se cubran todos los aspectos críticos para el cumplimiento de este decreto, es el reto de esta investigación. En concordancia con esto, este modelo debe garantizar exitosamente la migración a S.L de la plataforma tecnológica, de tal manera que sirva como pilar fundamental para que la Institución diseñe y ejecute los respectivos planes de implementación progresiva de herramientas con estándares abiertos, en concordancia con el decreto 3390, y lineamientos emitidos por el ente rector.      

Marco metodológico

Los métodos utilizados en este caso han sido las entrevistas, cuestionarios y análisis de documentos. Se estudió las experiencias particulares del personal que ha participado en proyectos similares, y del usuario final de las diferentes áreas que interactúan con las diferentes herramientas tecnológicas. El análisis de documentos por su parte, se ha hecho a través tanto de casos prácticos como de otros autores que han desarrollado de alguna forma este tema.

Con el fin de facilitar la operacionalización de los ítems presentes en el cuestionario, se desarrolló un mapa de variables sobre la base de factores técnicos, administrativos y de comportamiento organizacional, seleccionados en función de las recomendaciones teóricas sobre migración tecnológica, gestión de cambio, desarrollo organizacional, gestión tecnológica y reingeniería de procesos que fueron escogidos por su relación con el tema, lo que permitió el diagnostico inicial de la situación.

Las variables, que fueron evaluadas a través de los instrumentos diseñados para el desarrollo de este estudio se muestran en la tabla 1

Analisis de resultados

Tabla 1. Operacionalización de variables. Fuente: Elaboración propia (2011)

Se comenzó el diagnóstico de la situación, realizando una serie de entrevistas utilizando dos formularios de preguntas, uno para el  personal técnico y especialistas del área, y otro para usuarios finales que incluyen tanto personal operativo, administrativo y gerencial, a los cuales se les ha migrado el equipo al nuevo sistema operativo y aplicaciones libres o se han relacionado de una u otra forma con las nuevas herramientas; de tal forma que permitiera tener una visión más amplia de la forma en que se ha llevado el proceso de migración a software libre y el impacto que este ha causado en la institución; éstas entrevistas se diseñaron tomando en cuenta factores administrativos y organizacionales, además de los técnicos que toda gestión de cambio tecnológico debería tomar en consideración al realizar procesos de este  tipo, obteniéndose los resultados observados en los gráficos 1,2 y 3.

Grafico 1. Resultados de Factores Organizativos
Fuente: Elaboración propia (2011)

Grafico 2. Resultados de Factores Tecnológicos. Fuente: Elaboración propia (2011)

Grafico 3. Resultados de Factores administrativos. Fuente: Elaboración propia (2011)

En los Gráficos 1,2 y 3 nos permiten deducir que, previo  a la implementación de las nuevas herramientas, no se realizaron todas las actividades previas de planeación y organización que requieren procesos de este tipo; y fue muy débil el involucramiento con las diferentes áreas estratégicas corresponsables de la migración,  tal como Recursos Humanos, Finanzas, Gerencia, entre otros. Sin embargo, los resultados demuestran que desde el punto de vista del trabajo del área técnica,  sobre la disposición de personal de informática, conocimientos de las herramientas, definición de planes de contingencia en la parte operativa y tecnológica los resultados fueron satisfactorios. te proceso estuvo dirigido principalmente al área técnica, y en consecuencia los esfuerzos se centraron en las funciones de operación de soporte técnico de hardware y software, y de instalación de software libre, sin prestar la debida atención al desarrollo de actividades orientadas a la planificación y evaluación del proceso y  desarrollo de competencias del personal directivo y usuarios de la institución sobre la nueva tecnología de software a implementar, lo que refleja una falta de estrategia organizacional, y por ende poca efectividad en la ejecución del proceso, y bienestar del personal que debe usar las nuevas herramientas tecnológicas. Los factores administrativos y organizacionales, son los que más han generado problemas y deficiencias en el proceso de migración a software libre, haciéndolo bastante lento y engorroso. Estos son elementos de gran importancia para llevar a cabo un proceso de migración tecnológica a la nueva plataforma de software de una manera eficiente y eficaz.

Así mismo, una debilidad del proceso, es pensar que una migración es únicamente un trabajo técnico. El énfasis en este punto, es que usualmente los equipos que lideran una migración son de naturaleza técnica; por lo tanto, es importante que las organizaciones consideren la migración como un proceso organizacional, donde se tienen que percibir cierto conocimiento en las implicaciones y aspectos principales de detalle tanto gerencial como técnico que permita llegar a definir un modelo de migración que garantice la continuidad de los procesos de la institución.

Analisis del contexto interno y externo

Para complementar este análisis, se realizó una evaluación del contexto interno desde el punto de vista del conjunto de técnicas y procedimientos utilizadas a fin de evaluar las actividades y el empleo de los recursos humanos, materiales y presupuestarios dentro de una organización, división, departamento o cualquier área funcional de una empresa; permitiendo determinar las debilidades y fortalezas internas. Para ello, se tomaron en cuenta las variables y factores estudiados en el capítulo anterior, además se evaluaron los recursos con que cuenta la institución, para de ese modo, percibir el estado o la capacidad con que cuenta.

Identificación de las debilidades y fortalezas del Proceso de Migración a S.L en la institución

Se encontraron las siguientes debilidades y fortalezas del proceso de migración de la plataforma tecnológica

Fortalezas

1. Contar con Tecnología que soporta los sistemas de Información.
2. Disponibilidad del personal de informática para ejecutar el proceso de migración.
3. Disponibilidad de herramientas para desarrollo de sistemas a medida con el uso del Software Libre.
4. Presupuesto para adiestramiento del personal y adquisición de insumos necesarios para la repotenciación de equipos.
5. Procedimientos tecnológicos documentados.

Debilidades

1. Poco involucramiento de las áreas estratégicas y directivos, de gran importancia para llevar a cabo el proceso de migración.
2. No existen programas de capacitación y actualización del usuario final y el personal de informática en entornos de escritorio y administración de servicios bajo software libre respectivamente.
3. Poca planificación y coordinación del proceso de migración.
4. Poca identificación del usuario final con las aplicaciones, herramientas y entornos de escritorio bajo software libre.
5. No existen mecanismos de control y evaluación durante la ejecución del proceso.
6. Insuficientes mecanismos de comunicación interna
7. No se difundió  una cultura de cambio

En base al análisis de los factores internos, se desarrolló la Matriz de  Evaluación de Factores Internos – EFI, asignando un peso y puntaje para  cada una de las fortalezas y debilidades.

Tabla 1. Matriz de factores internos. Fuente: elaboración propia (2011)

Como se puede observar en la tabla 1 en la columna resultado ponderado, el puntaje total obtenido es de 2,09 el cual está por debajo del promedio (2.5). Esto demuestra que la migración a software libre de la plataforma tecnológica es un proceso débil, presenta algunas fortalezas pero que no están siendo explotadas, y las debilidades no permiten el desarrollo del proceso por los bajos niveles de planeamiento, involucramiento y capacitación del personal, comunicación y falta de una cultura de cambio.

Análisis de contexto externo

Su propósito es crear una lista puntualizada de las oportunidades que podrían beneficiar a la organización y las amenazas que deben evitarse.   Fred David, clasifica las fuerzas externas en cinco categorías principales: económicas; sociales, culturales, demográficas y ambientales. Fuerzas políticas, gubernamentales y legales; fuerzas tecnológicas y competitivas. (David, 2003,80).

Fuentes Claves de Información

Para la realización de la auditoría externa, las fuentes de información fueron tomadas de: de la prensa nacional, regional donde se realizó una exhaustiva investigación de artículos referentes al tema. De Internet, donde se obtuvieron páginas web referente al tema. Información obtenida de fuentes como: conversaciones, entrevistas con personas de interés. El análisis externo permitió determinar las oportunidades y amenazas que se reseñan a continuación:

Oportunidades

1. Relación de cooperación técnica con otras instituciones públicas.
2. Disponibilidad del software libre para implementar soluciones informáticas.
3. Disponibilidad de cursos de actualización en nuevas tecnologías sobre software libre.
4. Reducción de costos, aprovechando las potencialidades del software libre.
5. Disponibilidad de Recursos Financieros por parte del ente rector.
6. Promoción por parte del estado del uso del Software libre para la administración pública, Decreto 3390

Amenazas      

1. Alta Resistencia al cambio por parte de los usuarios al nuevo sistema operativo.
2. Escasez de aplicaciones libres en determinados sectores, como por ejemplo aplicaciones CAD.
3. Falta de soporte para algunos controladores de hardware.
4. Compras centralizadas en el ente rector para la adquisición de activos del área de Informática.
5. Control de Divisas

A partir del análisis del entorno realizado tanto a nivel mundial como nacional se determinaron las oportunidades y amenazas que afectan el proceso de migración a software libre, se procedió a realizar la matriz del factor externo, la cual evalúa los factores externos (EFE) y permite a los estrategas resumir y evaluar información económica, social, cultural, demográfica, ambiental, política, gubernamental, jurídica, tecnológica y competitiva.

En la tabla 2 se muestra la matriz EFE, la cual arrojó un resultado total ponderado de 2,51, en este caso el peso ponderado total de las oportunidades es de 1.57 y de las amenazas es 0.94, lo cual establece que el medio ambiente es favorable al proceso de migración, se puede apreciar que no se aprovechan las oportunidades que se han presentado y tampoco se tiene respuestas eficientes a las amenazas que actualmente afronta, ante las que no existen planes de contingencia.

Tabla 2. Matriz de Evaluación del factor externo.Fuente: Elaboración propia (2011)

Matriz Interna – Externa

Como soporte para el análisis de los datos encontrados y poder integrar todos esta información se uso esta matriz. Como se aprecia en la Figura 1 el proceso de migración se encuentra en una posición promedio en términos de EFI y EFE por lo que se deberán adoptar como señala la posición del círculo, estrategias para “Retener y Mantener”, la penetración en el mercado y el desarrollo del producto son dos estrategias comúnmente empleadas para este tipo de divisiones. En este caso, las estrategias a proponer deben  mejorar la planificación e implementación del proceso de migración, teniendo como producto final una plataforma tecnológica migrada a software libre con la participación activa  y adaptación del personal de la institución.

Figura 1. Matriz IE. Fuente: Elaboración propia (2011)