Os Estudos Prospectivos como Ferramenta de Apoio às Mudanças Organizacionais

The foresight studies with tools to support the organization changes

Estudios prospectivos como herramienta de apoyo a los cambios  organizacionales

Edi Braga Júnior1, Adelaide Maria de Souza Antunes2 y Marcello José Pio3

Contenido

• 1. Introdução
• 2. Ambientes Organizacionais
• 3. Estudos de Futuro
• 4. Os Estudos Prospectivos e as Mudanças Organizacionais
• 5.  Escolha do Método para Estudos de Prospecção Organizacional
• 6. Conclusões
• 7.  Referencias

1. Introdução

Os movimentos de globalização da economia mundial, observados pelo contínuo aumento dos fluxos de investimentos pelo Planeta e pela formação de blocos regionais, têm gerado cada vez mais mudanças nas relações entre as organizações e seus ambientes. A necessidade de se adequar a uma grande diversidade de demandas - desde uma maior qualidade de produtos e serviços oferecidos até o cumprimento de exigências ambientais e culturais - tem gerado um ambiente com um grande número de elementos, exógenos à organização, para análise dos tomadores de decisão. Além disso, a transnacionalidade das grandes organizações se depara com a “quase obrigatoriedade” de se adequar aos comportamentos organizacionais locais.  Se as organizações buscam aumentar suas participações em mercados externos elas deverão, segundo Bowditch e Buono (1992), considerar os fatores sócio-culturais da região de interesse e se preocupar com questões tais como: (1) Existe um padrão de mudanças de comportamento organizacional de uma cultura para outra, (2) Qual a melhor forma de se gerenciar culturas diferentes? (3) Estas diferenças são tão significativas assim? (4) Quais as mudanças organizacionais necessárias para adequação à cultura vigente na Região?

Verifica-se que além das variações econômicas, políticas e tecnológicas, as organizações devem se preocupar, também, com as mudanças organizacionais não só no mercado doméstico, mas também no externo. Isto têm gerado um cenário de alta incerteza quando aos movimentos futuros de um determinado setor ou segmento. Diferentemente do que considera o pensamento tradicional, quanto maior o grau de incerteza de uma atividade, maior é a necessidade de planejamentos de longo prazo. Contudo, tais planejamentos devem estar calcados em atividades que possibilitem considerar insights e probabilidades de rupturas no sistema vigente. Uma das formas de se diminuir este grau de incerteza é a utilização de estudos de prospecção pelas organizações que atuam em ambientes turbulentos.

Estes estudos já são realizados há algum tempo pelos Países Desenvolvidos, e agora têm sido utilizados com mais freqüência por Países em Desenvolvimento. Contudo, uma rápida revisão pela literatura especializada, mostra um grande número de trabalhos de prospecção tecnológica e quase nenhum referente às futuras mudanças organizacionais de um setor ou segmento geradas pelas constantes mudanças ambientais. 

Uma das explicações para este fato é o elevado grau de subjetividade do assunto e pela variedade de estruturas organizacionais geradas por cada setor, segmento ou organização. Pode-se supor que os responsáveis por tais estudos consideram que, dando ênfase no conhecimento das tendências tecnológicas as mudanças organizacionais ocorrerão de forma específica.

Contudo, deve-se lembrar que as organizações são, desde algum tempo, considerados sistemas abertos, isto é, são influenciadas por uma série de fatores externos e mudanças ambientais, as quais afetam em maior ou menor grau a eficiência gerencial e organizacional. Como um ambiente mais turbulento afeta, normalmente ameaça, o desempenho das organizações, elas buscam formas de se defender e até mesmo tirar proveito desde alto grau de mutação ambiental. As organizações deixam de lado sua passividade frente ao ambiente e começam um processo de interação, no qual as empresas influenciam e são influenciadas pelo ambiente.  Thompson (apud Bowditch e Buono, 1992) verificou cinco formas nas quais as organizações buscam exercer influência sobre seus ambientes com o intuito de diminuir o nível de incerteza para seus respectivos planejamentos.

A primeira seria através de “normas de racionalização”, nas quais as organizações tentam evitar ao máximo as influências externas nas suas operações internas. Os mecanismos utilizados podem ocorrer tanto na entrada (manutenção de estoques e gestão efetiva da cadeia de suprimentos) como na saída (aumento ou monopólio dos canais de distribuição, ações de marketing e vendas). A segunda forma de diminuir as influências externas é através do “nivelamento ou uniformização” das suas transações comerciais. Neste caso as organizações buscam se adequar às variações mais previsíveis do ambiente. A terceira está relacionada às “previsões”. Estas ações pró-ativas buscam antecipar as mudanças ambientais que não podem ser resolvidas pelas ações de nivelamento e racionalização. Porém, o termo previsão está, normalmente, mais relacionado às atividades de projeções macroeconômicas, que possuem sua base de análise na performance passada e presente de um determinado evento. Tais ações normalmente não consideram grandes rupturas no sistema estudado. Para ambientes mais turbulentos e dinâmicos as ações de prospecção são mais indicadas, pois consideram situações de rupturas e mudanças mais radicais no sistema estudado. A quarta e quinta estratégias estão relacionadas às ações de “racionamento” - que trabalham com listas de prioridades e as alianças interorganizacionais – as quais possibilitam a adequação da organização às mudanças ambientais mais bruscas.

Das cinco estratégias, anteriormente descritas, pode-se considerar que as de “amortecimento”, “nivelamento” e “racionamento” são ações de curto prazo, enquanto que as de “previsão (prospecção ou projeção)” e as “alianças interorganizacionais” possuem características de longo prazo. Vale ressaltar que as alianças interorganizacionais podem ser auxiliadas pelas ações de prospecção, uma vez que estas podem construir cenários com estruturas comerciais, econômicas, políticas e tecnológicas muito diferentes das atuais.

Para compreender melhor a necessidade dos estudos prospectivos como ferramenta de apoio à adequação organizacional das empresas às mudanças ambientais, faz-se necessário uma pequena revisão sobre os principais conceitos sobre os ambientes organizacionais e estudos prospectivos.

2. Ambientes Organizacionais

Segundo Bowditch e Buono (1992) nem todos os ambientes organizacionais devem ser tratados da mesma forma. Esses ambientes vão de quase estáticos (sem novos e grandes concorrentes, baixo dinamismo tecnológico e baixas influências sociais, políticas e econômicas) até os muito dinâmicos (alto dinamismo tecnológico, grande número de concorrentes, produtos com tempo de vida curto).

O evento econômico da globalização tem levado alguns setores industriais brasileiros a experimentarem uma mudança de ambiente, indo de um ambiente mais estático para um de mudanças rápidas e maiores exigências técnicas. O aumento do número de produtos importados, bem como o aumento do consumo de bens materiais e das necessidades do mercado consumidor, têm feito com que tais setores busquem se adequar às pressões do ambiente, através de uma série de novas configurações organizacionais. Pode-se exemplificar esta situação através da história do setor têxtil brasileiro, que atuava em um ambiente relativamente estático antes dos processos de abertura econômica, viu seu ambiente de atuação se tornar bastante turbulento, principalmente após a implantação do Plano Real.

Uma maneira de se verificar o impacto das mudanças ambientais nas organizações é através da análise das dimensões estabilidade e complexidade. Considera-se estabilidade como o dinamismo dos elementos do ambiente e complexidade como a quantidade de elementos relevantes constituintes do ambiente organizacional. A relação destas dimensões forma quatro ambientes possíveis. A tabela 1, a seguir ilustra estes ambientes.

Tabela 1. Uma Conceituação da incerteza ambiental
e da estrutura organizacional apropriada

Existem várias tipologias que caracterizam os ambientes organizacionais, porém uma das mais importantes contribuições e considerado um clássico nos estudos de ambientes organizacionais, é a tipologia ambiental formulada por Emery e Trist (1965). De acordo com esta tipologia a mudança ambiental ocorre em diferentes velocidades, variando de ambientes relativamente estáveis até aqueles de mudanças contínuas. Este modelo está baseado no fato de que a evolução dos ambientes faz com que seus atores se tornem mais interdependentes, aumentando sua complexidade. Os ambientes identificados foram: Plácido aleatório, Plácido agregado, Perturbado reativo e Turbulento.

O ambiente Plácido aleatório se caracteriza pela sua relativa estabilidade e a interdependência entre as partes é baixa. As mudanças são lentas e previsíveis. O estágio posterior é o ambiente Plácido agregado. Neste ambiente as mudanças são lentas, mas a interdependência das partes aumenta em complexidade pela formação de cadeias de suprimentos e novos canais de distribuição. As incertezas das organizações em relação a estas cadeias começam a se formar. O ambiente Perturbado reativo é mais dinâmico que os anteriores. Sua principal característica é o aparecimento de concorrentes que exercem sobre seu próprio ambiente e o de outras organizações. A formação de oligopólios é uma das principais características deste ambiente. O ambiente mais dinâmico é o Turbulento. Nele as condições são extremamente complexas e a interação entre as forças que orientam este ambiente mudam constantemente. O grau de incerteza é alto. Existem três situações que contribuem para o surgimento das forças que dinamizam este ambiente:

• O crescimento das condições organizacionais encontradas no ambiente perturbado reativo e as ligações entre as organizações são tão grandes que suas ações são persistentes e fortes o suficiente para induzir processos próprios no ambiente.
• A intensa interdependência entre a economia e outros fatores da sociedade. Isto significa que a economia das organizações está altamente ligada à legislação e a regulamentações públicas.
• O aumento do processo de pesquisa e desenvolvimento para alcançar a capacidade para desafios competitivos. Isto leva a uma situação na qual a troca com o ambiente é contínua.