La gestión de un PAP es bastante compleja debido, en primer lugar, al número de actividades que se requieren para desarrollarlo, operarlo, usarlo y mantenerlo; y, en segundo lugar, a la diversidad de competencias que el personal debe poseer para llevar a cabo tales actividades.
Para manejar la complejidad de un PAP, y gestionarlo apropiadamente, es necesario tener claro sus objetivos, sus procesos, sus actores, su organización, así como las reglas, la tecnología y los recursos que se requieren para ejecutar esos procesos. Para el caso de estudio que se plantea, se elaboró un modelo de negocios que describe cada uno de estos elementos organizacionales. Este modelo fue construido siguiendo el método BMM (Business Modeling Method) propuesto por Montilva y Barrios (2004). En esta sección, se resumen los aspectos más importantes del modelo de negocios del Programa DINSoft.
Un modelo de negocios es una representación de un sistema organizacional que captura y relaciona los elementos que caracterizan dicho sistema: objetivos, procesos de negocio, actores, estructura organizacional, reglas del negocio y objetos del negocio. El método BMM modela estos elementos usando una variante del lenguaje de modelado unificado UML, denominada UML Business (Eriksson and Penker, 2000).
La visión, misión y objetivos generales del programa DINSoft se representan mediante un diagrama de objetos en UML (ver figura 5).
Figura 5. Objetivos del Programa DINSoft
Para alcanzar estos objetivos, se estableció un conjunto de procesos de negocios dirigidos a desarrollar, operar, usar y mantener el Programa DINSoft. Estos procesos se organizan formando la cadena de valor ilustrada en la figura 6. Los procesos en el tope de la cadena constituyen los procesos medulares del programa; mientras que los procesos de la base dan el soporte necesario para gestionar el programa.
Cada uno de los procesos de la cadena de valor se modeló usando diagramas de jerarquía de procesos en UML Business, tal como se ejemplifica en las figuras 7 y 8. La jerarquía muestra la estructura de un proceso a través de su descomposición funcional. La figura 7 ilustra los procesos que conforman el Desarrollo del Programa DINSoft; mientras que la figura 8 muestra los procesos de Gestión Académica del Programa.
Figura 6. Procesos de negocio del Programa DINSoft
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Figura 7. El proceso de Desarrollo del Programa y su descomposición jerárquica
Un proceso está integrado por un conjunto de actividades que son ejecutadas por uno o más actores de la organización. Este conjunto de actividades se modela mediante flujos de trabajo utilizando diagramas de actividades en UML Business.
Cada proceso del más bajo nivel, de cada diagrama de la jerarquía de proceso, fue descrito de la manera ejemplificada en la figura 9. Un flujo de trabajo representa el orden en que las actividades del proceso se realizan, así como el flujo de productos (documentos, información, etc.) que las actividades generan, procesan e intercambian.
Figura 8. El proceso de Gestión Académica del Programa y su descomposición jerárquica
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Figura 9. Flujo de trabajo del proceso Diseño del Curso
En la ejecución de cada proceso intervienen, además de los actores que ejecutan sus actividades, un conjunto de elementos denominados objetos del negocio. Algunos de los objetos de negocio del Programa DINSoft, asociados al proceso de Gestión Académica del Programa se presentan en la figura 10 usando un diagrama de clases en UML.
Cada curso es un objeto de negocio producido a través de la ejecución de las actividades del proceso de Diseño del Curso (ver figura 9). La estructura de un curso es compleja y requiere modelarse para facilitar el desarrollo de cada uno de los cursos del programa. La figura 11 captura la estructura general que tienen los cursos del programa DINSoft.
Figura 10. Objetos que intervienen en el proceso de Gestión Académica del Programa
Los procesos de negocio de una organización son ejecutados por actores, bien sea personas o autómatas que realizan las actividades que conforman los procesos. Cada actor de la organización tiene asignados uno o más roles asignados para un momento determinado. Cada rol, a su vez, tiene asociado un conjunto de responsabilidades que el actor asume cuando ejecuta el rol que le fue asignado. Los principales roles que se identificaron en el Programa DINSoft se presentan en la figura 12. La tabla 1 describe las responsabilidades de los roles principales que los actores del programa deben asumir. Los actores que intervienen en un PAP requieren organizarse apropiadamente para ejecutar eficaz y eficientemente los procesos del negocio. La manera propuesta para organizar los actores del Programa DINSoft se discute en la siguiente sección.
Figura 11. Estructura de los cursos del programa DINSoft