Espacios. Vol. 36 (Nº 09) Año 2015. Pág. 1

Estratégia de gestão de estoques para redução de custos

Inventory management strategy to reduce costs

Ana Lúcia MADRUGA 1; Carine Rodrigues SILVA 2; Diego Augusto de Jesus PACHECO 3

Recibido: 10/12/14 • Aprobado: 26/02/2015

Contenido

1. Introdução

2. Gestão de estoques

3. Metodologia

4. Resultados

5. Considerações finais

Referências

1. Introdução

A administração dos materiais de uma cadeia produtiva é uma tarefa difícil. A globalização, o ingresso de novas tecnologias importadas de outros países com custos menores, o aumento da concorrência, bem como as variações das políticas governamentais, aumentaram as incertezas na cadeia de produção. Desta forma, as empresas precisem investir mais em tecnologia, desenvolvimento de produtos inovadores, de qualidade e de menor custo. Como as empresas de hoje operam em um sistema altamente competitivo, a administração e o controle dos estoques se tornam ações indispensáveis.

A falta de um item essencial para a fabricação de determinado produto, pode gerar transtornos e consequências irreparáveis, como a perda de clientes e negócios. Empresas que não fazem uma boa gestão do seu estoque podem estar condenadas ao fracasso. Ainda ouve-se falar das que armazenam muitos produtos aleatoriamente, sem critério algum. Posto isso, vemos a importância de fazer uso da e algumas ferramentas de gestão de estoques como a classificação de materiais e a definição dos estoques de segurança. Assim, é esperado obter economia de tempo e recursos. Dias (2010) afirma que a curva ABC permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequado quanto à sua administração.

Nessa busca de uma melhor administração, as empresas que encontram o fator essencial, que é o gerenciamento de inventário de estoque, o qual reduz custos, aumenta a competitividade e, consequentemente, a manutenção e permanência de seu negócio no mercado. Podemos afirmar que as empresas que executam a correta gestão de materiais, terão maior controle sobre problemas como problemas encobertos por excesso ou ausência de mercadoria e estarão mais preparadas para enfrentar a concorrência.                                                                                 

Nesse estudo foram identificados os itens que necessitam de maior investimento e os que estão sempre em giro na empresa: com entrada e saída constantes dos estoques. A análise desses elementos é necessária, porque o objetivo de qualquer empresa é reduzir os estoques, principalmente os de alto valor agregado, mas não deixando de lado os itens mais baratos e com grande movimentação. Uma vez que a gestão de estoques considera esse conjunto de fatores, aumentam as chances de atender aos requisitos dos clientes no tempo desejado.

2. Gestão de estoques

De acordo com Pereira (1999), as empresas que adotam ferramentas de gestão de estoques como a análise ABC, têm um único objetivo que é de estabelecer o método mais econômico para controlar itens de estoque. Através desta análise é possível reconhecer que nem todos os itens podem ser classificados da mesma maneira. Determinados produtos podem ter relevâncias maiores que outros e conseqüentemente merecem uma atenção especial. Portanto, conduzir a correta classificação é um aspeccto relevante para um programa de ações que visa aperfeiçoar o desempenho da administração de materiais, reduzindo tanto o capital investido em estoques como os custos operacionais nele envolvidos.

Para uma correta aplicação da classificação de materiais, devemos considerar aspectos diferenciados inerentes aos materiais quanto à sua utilização, aplicação e aquisição. Pois, do contrário, o resultado poderá trazer distorções quanto à classificação de importância e estratégias de utilização dos mesmos. Existem empresas que consideram a previsão de vendas ou consumo, em detrimento ao histórico, no entanto ressaltados que nem sempre as previsões têm tanta precisão quanto os dados efetivamente comprovados. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para a definição de políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação de produção e uma série de outros problemas usuais na empresa (DIAS, 1993, p. 77).

Sob a ótica financeira com a classificação de materiais é possível obter um panorama geral monetário da empresa porque demonstra em quais itens o capital da empresa está sendo aplicado ou investido. Através disso, podem-se estabelecer critérios de compra através da análise dos fornecedores, de seu lead time, do valor agregado dos produtos, a fim de estabelecer lotes econômicos de compra, tecnologia para diminuição de custos com frete, políticas melhores de negociação entre outros artifícios para redução de gastos em geral. A análise ABC é uma das formas mais usuais de se examinar estoques. Essa análise consiste na verificação, em certo tempo do consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância" (MARTINS; CAMPOS, 2000).

De acordo com Pozo (2010), a Curva ABC tem seu uso mais específico para estudos de estoques de produtos acabados, vendas, prioridades de programação da produção, tomada de preços em suprimentos e dimensionamento de estoque. Toda a sua ação tem como fundamento primordial tomar uma decisão e ação rápida que possa levar seu resultado a um grande impacto positivo no resultado da empresa (KOCH, 2000). Segundo Pereira (1999, p.1), "classicamente uma análise ABC consiste da separação dos itens de estoque em três grupos de acordo com o valor de demanda anual, em se tratando de produtos acabados. O valor de consumo anual ou valor de demanda anual é determinado multiplicando-se o preço ou custo unitário de cada item pelo seu consumo ou sua demanda anual".

A política de estoque, para que seja bem formulada, necessita da interação e conhecimento das áreas de produção, suprimento e distribuição. Muitas empresas hoje em dia, seja por erro ou por inércia, têm uma boa parcela de estoques no seu almoxarifado. Existem inúmeras possibilidades para melhorar a produtividade do estoque. A estratégia de esforço gerencial para reduzir incertezas na demanda e os tempos de entregas de mercadorias, reestruturar e integrar a cadeia de suprimentos com o intercambio de informações, exige profundo conhecimento de seus elementos e de sua dinâmica. Sem estoque adequado, a atividade de marketing poderá detectar perdas de vendas e declínio da satisfação dos clientes. Por outro lado, o planejamento de estoques também tem papel crítico para a produção. Faltas de matérias-primas podem acarretar paradas de linhas de produção ou alterar programações, o que, por sua vez, aumenta os custos e a possibilidade de falta de produtos acabado (BOWERSOX; CLOSS, 2001).

Uma classificação ABC de itens de estoque tida como típica apresenta uma configuração, na qual 20% dos itens são considerados A e que estes respondem por 65% do valor de demanda ou consumo anual. Os itens B representam 30% do total de número de itens e 25% do valor de demanda ou consumo anual. Tem-se ainda que os restantes 50% dos itens e 10% do valor de consumo anual serão considerados de classe C (PEREIRA, 1999). Como resultado de uma típica classificação ABC, surgirão grupos divididos em três classes, como segue: (i) classe A: itens que possuem alto valor de demanda ou consumo anual; (ii) classe B: itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual intermediário; (iii) classe C: Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual baixo (DIAS, 2010).

3. Metodologia

Nesta seção é exibida a estrutura metodológica de pesquisa, e apresenta as fases de utilização do instrumento de coleta de dados, avaliação e declaração dos dados alcançados. Segundo (GIL, 2002) pesquisa define-se num procedimento racional e sistemático com o propósito de oportunizar respostas aos problemas que são propostos. Também ressalta que a pesquisa é solicitada e vista como necessária, quando não se obtêm de dados e informações consideráveis para responder ao problema em questão, ou então, quando a informação disponível se encontra em circunstâncias de desordem que não são apropriadas para responder a problemática em questão.

A natureza desta pesquisa é aplicada e através de um estudo de caso busca a aplicação de conceitos, entendimentos, com o objetivo de associar os processos ao conceito, buscando alternativas para os fatores causadores deste problema. "A metodologia é o conjunto dos métodos que cada ciência particular põe em ação. A colaboração entre demonstração lógica e experimentação, a interação entre a ciência pura e tecnologia, é uma característica do espírito científico contemporâneo" (MATIAS, 2010, p.25).

Quanto à abordagem, a presente pesquisa é quantitativa de acordo com as atribuições da coleta e análise de dados usadas. Segundo Vieira, Sonia (2009), na pesquisa quantitativa os conhecimentos são de características numéricas, pois busca agrupar, organizar, avaliar, aferir as variáveis para expor estatisticamente os resultados, comparando os conjuntos ou determinar associações.

O traçado desta pesquisa foi norteado pela forma exploratória com as coletas de dados, visando garantir uma correta elaboração de estratégia de ação de fácil entendimento, para que possa agregar valor à condição de trabalho hoje existente. Para isso usamos o estudo de caso. O estudo de caso é uma modalidade de pesquisa amplamente utilizada nas ciências biomédicas e sociais. Consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetivos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento (GIL, 2002). Ainda segundo o autor, o proposito do estudo de caso não é o de fornecer o conhecimento exato das características de um processo, e sim o de proporcionar uma visão global do problema ou de constatar possíveis fatores que influenciam ou são por ele influenciados. Thums (2003) afirma que o estudo de caso corresponde ao estudo que engloba circunstancias especificas em que se investiga um acontecimento, ou o caso.

A empresa aqui estudada é especializada na fabricação, comercialização e manutenção de grupos geradores oferecendo ao mercado soluções customizadas para geração de energia. O produto grupo motor gerador é um sistema formado, essencialmente, pelo conjunto motor e gerador acoplados e pelos dispositivos de controle, comando e proteção do equipamento. Em 2000, consolidado o processo evolutivo, a empresa passou a desenvolver projetos de cogeração de energia. Durante o período, incorporou à sua linha de produtos os motores a óleo pesado, o que possibilitou fornecer soluções em energia para o mercado de geração distribuída no Brasil. Nos dias de hoje, conta com 32 unidades e com projetos de expansão, como a construção de um novo parque fabril.

4. Resultados

Inicialmente foram feitas coletadas de informações com a área da Gerência de Programação de Compras para compreender como se dá o processo de administração das compras dos insumos e estoques da Empresa A. O processo existente hoje na empresa exige um investimento mensal em torno de 35 milhões (este valor representa itens que são comprados diretamente para produção). O estoque é representado por cerca de 5000 SKU´s (SKU  é uma sigla em inglês que significa Stock Keeping Unit, em português significa unidade de manutenção de estoque, ou seja, é um código ou referência dada a cada item de acordo com a sua apresentação, forma, cor, tamanho, etc.) que significam R$ 120 milhões entre MP (matéria-prima) e PA (produtos acabados). Na qual é administrado através de dois tipos de processos em programação: Kanban e MRP. Já o processo de compras é baseado no custo médio mensal (CMM).

O processo de MRP (Material Requirement Planing), ou planejamento das necessidades de materiais decorre da necessidade de mercado quanto aos produtos acabados que são realmente entregues ao consumidor (CHIAVENATO, 2008). É uma ferramenta utilizada para determinar a quantidade necessária de produtos e tempo exato para utilização destes materiais na fabricação dos produtos finais. Devido à alta complexidade da gestão deste estoque, focalizamos o projeto apenas nos itens que são administrados pela programação via MRP.

A entrada do processo é feita pelo vendedor na emissão do pedido, passando por todas as áreas responsáveis pela aprovação do mesmo, até chegar ao sistema SAP, o qual é integrado com as áreas de programação e produção. Com o auxílio do SAP tivemos acesso aos relatórios capazes de gerar uma base histórica das informações dos SKU´s, bem como seu custo, consumo médio mensal, trimestral, semestral e anual. De posse das informações conseguimos compilar os dados a fim de aplicar o método ABC e mostrar como o método pode ser um importante aliado na tomada de decisão.

A empresa analisada trabalha com fornecedores nacionais e internacionais. As compras efetuadas no exterior exigem um processo de compra especial, desta forma seria necessário um estudo exclusivo desta modalidade, assim nossa base levará em consideração somente fornecedores nacionais com as seguintes especificações: fornecedores de insumo padrão; tempo de reposição (TR) até 60 dias; fornecedores de insumos MRP. Abaixo podemos analisar a classificação dos parâmetros de nosso estudo.

Tabela 1: Classificação dos parâmetros analisados

Fonte: Dados da pesquisa.

De posse dos dados históricos do período estudado, chegamos a 1ª etapa de classificação pelo método de análise ABC, onde ordenamos todos os itens do estoque por maior grau de importância segundo o valor investido nos itens (SKU´s). O gráfico 1 foi composto apenas pelos itens de estoque gerenciado pelo sistema de programação de compras MRP.

Figura 1: Classificação ABC dos SKU´s. Fonte: dados da pesquisa.

Foi possível verificar que apenas em 10% dos itens são os SKU´s do grupo A, 65% do valor de investimento está concentrado nele. Enquanto os SKU´s do grupo B que são 38% da quantidade dos itens detêm 30% do capital empregado. Embora não representem elevado valor financeiro, ainda é um subgrupo que merece atenção. Já no restante dos 52% dos itens, que englobam o grupo, consomem apenas 5% do valor aplicado, são os itens C. Para estratificar a análise dos itens, considerando apenas os SKUs da curva A, ou seja, de maior valor, obteve-se o gráfico 2.

Figura 2: Itens da curva A. Fonte: dados da pesquisa.

Os itens da curva A somam R$ 1.089.009,00. Tendo em vista que o custo é um dos fatores que mais impactam na gestão de compras da empresa, precisamos também avaliar os SKUs que têm alta rotatividade de estoques. Correr o risco de faltar materiais na produção é um erro grave, principalmente se estivermos falando dos itens de alto giro. Por essa razão, faremos também uma análise a fim de verificar os SKU´s de maior rotatividade do estoque.

No gráfico da figura 3 estão listados os 20 SKU's de maior rotatividade. São, portanto, itens que não podem faltar no estoque, mas que ao mesmo tempo são itens de alto valor agregado e que impactam diretamente no valor total do estoque.

Figura 3: Itens de maior giro da curva A.

Estes itens precisam representam R$ 898.290,00 e devem ser tratados de forma diferenciada pelo programador a fim de manter o nível de estoque em suas quantidades pré-determinadas, sem correr o risco de impactar na produção e ao mesmo tempo mantendo o menor investimento possível. Verificamos que o processo de administração de materiais é um processo minucioso e que precisa de diversas análises, unindo o conhecimento técnico, com a percepção da empresa quanto ao conhecimento da sua operação e das tendências do mercado.

Segundo Tófoli (2008), o que leva as empresas a manter os estoques de segurança é a grande variação no consumo médio mensal dos itens no tempo de reposição, da época do ano e das particularidades dos fornecedores. O estoque de segurança é o que dá estabilidade aos efeitos das variações do consumo médio mensal, do tempo de reposição ou do conjunto. A administração e planejamento do seu nível devem ser muito criteriosos, pois é responsável pela imobilização de capital em estoque. Seu objetivo é compensar as incertezas peculiares ao fornecimento e a demanda permitindo manter um fluxo regular de produção. O estoque se segurança foi dimensionado para absorver a variação de consumo conforme variação do desvio padrão. Durante a análise foi verificada a taxa de rotatividade dos produtos referente a taxa real a fim de estabelecer um índice para cada grupo de materiais. Estes grupos foram classificados a partir da aplicação do método ABC para verificar os produtos de maior rotatividade e maior valor, visto que o estoque de segurança importa na mobilização de capital.

Foram testadas informações históricas, trimestrais, semestrais e anuais e foi seguida a observação do último trimestre devido a grande variação periódica nas vendas, assim as últimas demandas se aproximam mais da demanda projetada. Com base na análise histórica e das previsões de vendas futuras de final de ano foi verificado que existe o aumento do consumo dos itens produzidos. Para o dimensionamento do estoque de segurança o gestor optou por utilizar um grau de segurança de 95% para os itens do grupo A da curva ABC que são os de maior valor e também os de maior rotatividade. Tal fator influencia diretamente na produção da maioria dos equipamentos produzidos. Mesmo sabendo que a decisão por um índice de 95% pode ser considerado alto, pois importará num dispêndio maior de investimento o gestor considera que é necessária para suportar as flutuações a maior do período garantindo que a produção sofra impactos negativos.

A análise é feita mensalmente, desta forma se a demanda não sofrer o aumento projetado, este cálculo é refeito para ajustar melhor o estoque onde o índice de segurança poderá ser reduzido, confirme a análise e decisão da gestão. O cálculo do estoque de segurança é dimensionado a partir do desvio padrão e a distribuição Z (DIAS, 2010). Para considerar 95% de segurança no cálculo do estoque de segurança, se utiliza o valor 1,64505 ou 1.64, conforme tabela 2.

Tabela 2: Distribuição de Z

O dimensionamento do estoque de segurança (tabela 3) levou em consideração apenas entregas perfeitas, sem que houvesse falhas, ou seja, sem prejuízo de fornecimento, onde Z é um valor pré calculado conforme tabela 2, correspondendo a um coeficiente de multiplicação de valor (nesse caso 1,64 para um desvio padrão de 5%) multiplicado pelo tempo de lead time (intervalo de tempo entre o pedido de compra e o recebimento dos materiais).

Outro dimensionamento realizado foi o cálculo do ponto de reposição ou estoque mínimo. O estoque mínimo é a quantidade ideal de produtos a serem utilizados até que um novo lote de produtos chegue, levando em consideração as peculiaridades do fornecedor:  TR (Tempo de Reposição) e CMM (Consumo Médio Mensal), bem como a análise da gerência, baseada nos dados históricos e no contexto atual do negócio. O ponto de pedido ou estoque mínimo é um indicador que quando o estoque virtual alcançá-lo, deverá ser reposto o material, sendo que a quantidade de saldo em estoque suportaria o consumo durante o tempo de reposição (DIAS, 2010). Já o tempo de reposição é o tempo gasto desde a verificação dos produtos que precisam ser repostos até a sua chegada efetiva ao da empresa.

O ponto de reposição foi calculado com base nos dados do consumo médio mensal buscando os itens de maior valor e rotatividade na produção, segregados com o auxílio do método ABC e também da análise qualitativa do gestor. O cálculo para o ponto de reposição é feito conforme equação a seguir (DIAS, 2010), que leva em consideração a demanda(D), tempo de reposição (lead time) somados a ao estoque de segurança.

PR=D x TR +Eseg                                         (1)

Tabela 3: Dimensionamento do estoque

O dimensionamento estoque máximo levou em consideração as regras do estoque mínimo utilizando no estudo do LE (lote econômico) mais o ES (estoque de segurança) ele foi definido a partir do contexto histórico e da previsão de manda futura garantindo as oscilações à maior que é esperado para o período mantendo uma reserva ideal a fim de evitar a falta de itens à produção.

A coluna nomeada de valor de estoque represente o valor atual existente no estoque da empresa. Nesta pequena amostra verificamos que o valor do estoque está 63% acima do valor máximo estipulado pela empresa, que representa um valor aproximado R$ 420 mil.

5. Considerações finais

Concluímos que o gerenciamento de estoque é uma das funções mais complexas de uma empresa de manufatura, principalmente quando se trata de uma empresa de grande porte, onde muitas vezes as vendas possuem valores bem significativos e compras de insumos de alto valor agregado. Isso faz com que a incerteza do mercado e de fazer de bons negócios, afete o bom andamento de uma programação de compras, por exemplo. Cada passo deve ser muito bem analisado pela alta cúpula e diretoria da Empresa, as compras de determinados itens que servirão de estoque será baseada em projeções de vendas e perspectivas de negócios iminentes. Podemos verificar que existe um montante de alto investimento em insumos e que se não forem bem gerenciados podem impactar na saúde financeira da empresa.

Verificamos que o estoque atual está bem acima do necessário à necessidade produtiva da empresa. Aliamos a técnica ao conhecimento do gestor da área de administração de materiais para dimensionar o ponto de pedido, o estoque de segurança e com isso simular o valor que pode ser reduzido no estoque. Mantemos, por determinação do gestor, um grau de segurança em noventa e cinco por cento, que num estoque com muitos SKU´s movimenta um valor considerável em investimento. Mesmo assim mostramos que é possível reduzir o valor do estoque atual sessenta e três por cento para os itens estudados o que representa em valor monetário em torno 2.400 milhões.

Para um melhor aproveitamento do capital, podemos sugerir o uso da ferramenta acima aliadas a técnica de programação MRP II (Manufacturing Resources Plannig) que além de um sistema de programação de produtos e tempo de utilização dos mesmos, é uma ferramenta que se baseia no cálculo lógico das necessidades, isto é, baseia a compra nas quantidades e tempos necessários, garantindo que não haja falta nem excesso de produtos. Outra importante diferença é que o MRP II é um sistema que garante total integração com o planejamento financeiro e operacional. O MRP II é uma ferramenta extraordinária de planejamento estratégico que possibilita a análise de cenários e auxilia nos fluxos e estratégias de estocagem. A utilização do MRP II possibilita o gerenciamento de todos os recursos da empresa e possibilita calcular o montante de recursos em longo prazo (DIAS, 2010).

Esta ferramenta terá o intuito de auxiliar no gerenciamento dos estoques para que as SKU´s fiquem entre o Mínimo e Máximo e possibilitará a readequação do estoque. O setor de compras trabalhará com um sistema mais eficiente que levará ao melhor ajuste dos SKU´s e o valor a ser empregado, garantindo que não exista risco de faltas ou excessos com o menor investimento possível. Neste estudo de caso o método ABC foi uma ferramenta decisiva para a análise e também é uma ferramenta importantíssima que auxilia o gestor na tomada de decisão.

Referências

CHIAVENATO, I. Planejamento e controle da produção. Barueri, SP: Manole, 2008.

DIAS, M. A. Administração de materiais. São Paulo, SP: Atlas, 2010.

FALCÃO, R. F. A Gestão de Estoques como Ferramenta Estratégica na Redução de Custos. Anais: V SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, 2008.

FERNANDES, L. G. Gestão de Estoque: um Estudo de Caso em uma Empresa que Atua no Setor de Móveis e Eletrodomésticos com Filial em Bambuí. Anais: VIII SEGeT - Simpósio de excelência em Gestão e Tecnologia,  2011.

GIL, A.C. Como elaborar projeto de pesquisa.5ª Edição. São Paulo, SP: Atlas, 2010.

LOPRETE, D.  Gestão de Estoque e a Importância da Curva ABC. Anais: I Encontro Científico e Simpósio de Educação UNISALESIANO, 2009.

MOTA, C. R. Z. et al. Estudo sobre a Ferramenta Curva ABC em uma Empresa de Distribuição. Anais: Convibra, 2011.

OLIVEIRA, C. M. Curva ABC na Gestão de Estoque. Anais: III Encontro Científico e Simpósio de Educação UNISALESIANO, 2011.

PEREIRA, M. O uso da curva ABC nas empresas. 1999.

SILVA, M. W. R. et al. Estudo do método abc em uma empresa filial no sul de Minas. Anais: VII SEGeT - Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, 2010.

SILVA, M. W. R. Estudo do método ABC em uma empresa filial no sul de Minas. Anais: VII SEGeT - Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, 2010.

THUMS, J. Acesso à realidade - Tecnicas de pesquisa e gestão do conhecimento. Canoas: Ulbra, 2003.

TÓFOLI, I. Administração Financeira Empresarial:uma tratativa prática. Campinas, SP: Arte Brasil, 2008.

VIEIRA, S. Metodologia científica para a área da saúde. Rio de Janeiro: Elsevier, 2001.

1. Departamento de Administração de Empresas. Complexo de Ensino Superior de Cachoeirinha – Cachoeirinha – Brasil. Email: amadruga75@hotmail.com

2. Departamento de Administração de Empresas. Complexo de Ensino Superior de Cachoeirinha – Cachoeirinha – Brasil. Email: carine.silva@cesuca.com.br

3. Departamento de Administração de Empresas. Complexo de Ensino Superior de Cachoeirinha – Cachoeirinha – Brasil. Email: diegopacheco@cesuca.edu.br