Espacios. Vol. 35 (Nº 10) Año 2014. Pág. 22

Motivos para adoção de um Sistema ERP por uma instituição de ensino superior

Reasons for adopting an ERP System for an institution of higher education

João Moacir BERMUDEZ 1; Guilherme Luz TORTORELLA 2

Recibido: 20/06/14 • Aprobado: 10/08/14

Contenido

• 1. Introdução
• 2 Referencial Teórico
• 3 Procedimentos Metodológicos
• 4 Resultados
• 5 Considerações Finais
• Referências

RESUMO:
Não há dúvidas que sistemas de informações integrados são essenciais para IES. Os sistemas ERPsão capazes de lidar com a complexidade inerente a natureza de negócio de uma IES. A compreensão dos motivos que aproximam uma IES de um ERP é tão importante quanto a mudança que este sistema pode causarna organização. Inicialmente, para proporcionar uma compreensão de forma mais abrangente, identificou-se a partir da literatura os principais motivos comumente associados à adoção de um ERP em organizações, em seguida, os motivos associados às IES. Subseqüentemente, conduziu-se uma pesquisa de abordagem qualitativa em uma IES pública para identificar os motivos e dificuldades associadas para adotar ou desenvolver um ERP. A IES optou por desenvolver seus sistemas integrados internamente, e os resultados encontrados sugerem que esses motivos são semelhantes aos motivos de outras organizações, exceto aqueles associados às características únicas desses ambientes, tais como os processos acadêmicos. Constatou-se, portanto, que os ERP comerciais seriam virtualmente incompatíveis com essa organizações.
Palavras-chave: Instituições de ensino superior, motivos para adoção, sistemas ERP, integração

ABSTRACT:
There is no doubt of enterprise resource planning are essential for management of HEIs. ERP systems are able to cope with the complexity inherent in the nature of business of these institutions. Understanding the reasons that bring an HEI an ERP is as important as the change that this system can cause the organization. Initially, to provide that understanding more comprehensively, we identified from the literature the main reasons commonly associated with adopting an ERP, then the reasons associated with IES. Subsequently, we conducted a qualitative approach in public HEIs to identify the reasons and difficulties related for ERP adoption. The IES opted to develop its integrated internal systems and the results suggest that these reasons are similar to the reasons of other organizations, except those associated with the unique characteristics of those environments, such as the academic processes. It was found, however, that commercial ERP would be virtually incompatible with these organizations.
Keywords: Institutions of higher education, motivation for adoption, ERP systems, integration

1. Introdução

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) foram introduzidos em instituições de ensino superior (IES) inicialmente nos EUA em resposta aos mesmos motivos que encorajam o setor privado a adotá-los (FISHER, 2006). Atualmente, o mercado mundial destes sistemas está em expansão para o segmento, porém, sua implementação em IES revela-se problemática em função do limitado conhecimento específico (expertise) (BHAT et al., 2013). Contudo, as grandes IES necessitam de um sistema de informação (SI) para integrar suas funções organizacionais (LUPU et al., 2008).

O ERP deve suportar as funções primárias acadêmicas e administrativas (ZORNADA; VELKAVRH, 2005), proporcionando, em tempo real, informações apuradas, limpas e estáveis aos usuários (LUPU et al., 2008).Assim, o ERP favorece à gestão de serviços aos estudantes, à melhoria da satisfação dos funcionários (professores e técnicos) e à eficiência econômica das operações da IES (GUNAMAN; CHAUDHARY, 2012; KING, 2002).

Um ERP é uma TI (tecnologia da informação) de implementação complexa (BRODBECK et al., 2010),além de ser reconhecido por exigir investimentos e mudanças organizacionais significativas (DAVENPORT, 1998) que uma vez iniciada sua implementação, a desistência pode significar prejuízos irreparáveis (EHIE; MADSEN,2005). Avaliar, portanto, o que motiva a mudança é tão importante quanto à mudança em si só (OLIVER; ROMM, 2002). Além disso, as motivações para adotar uma TI tem um efeito persistente e significativo no desempenho de sua implantação e utilização (Poba-Nzaou et al., 2012).

Na literatura, há uma variedade de motivos relacionados à adoção de um ERP. A integração, por exemplo, é, comumente, citada como um importante motivo para a maioria das organizações (DAVENPORT, 1998) e para as IES (Rabaa'i et al., 2009). Em alguns casos, porém, os motivos não se revelam explicitamente, isto é, através de construções e avaliações racionais relatadas aos benefícios técnicos, tal como a eficiência econômica respectivamente (SON; BENBASAT, 2007).

Uma manifestação possível dos motivos são respostas a pressões institucionais e obtenção de legitimidade (Poba-Nzaou et al., 2012; UGRIN, 2009), por exemplo, a organização influencia-se a adotar o ERP porque seus principais concorrentes o fizeram (LAI et al., 2012).Em outros casos, a percepção dos futuros usuários sobre a utilidade e complexidade do sistema são elementos subjacentes aos motivos (BJÖRN et al., 2012; BRADFORD; FLORIN, 2003; RUIVO et al., 2012).No entanto, não faz parte do escopo do artigo investigar essa classe de motivos, além disso, o termo motivos refere-se aos motivos explícitos, os quais as organizações citam ou informam, no entanto há alguma referência ao longo do texto aos motivos considerados implícitos, que neste artigo, por conveniência, refere-se como fator de adoção.

O objetivo deste trabalho é identificar os motivos (explícitos) considerados por IES para adotar um sistema ERP, assim como, as dificuldades que essas organizações enfrentam nesse processo.O tema é abordado de forma crítica, de forma a não advogar em favor da adoção de um sistema ERP, pois, apesar de ser uma ferramenta de integração e suporte para lidar com a complexidade dos processos de negócio, pode impor rigidez a estrutura e barreiras à mudança organizacional (SCHÄFERMEYER, 2008).

O artigo é desenvolvido em cinco seções. A primeira introduz, contextualiza e delimita o tema, justifica a abordagem e apresenta os objetivos. A segunda seção estrutura o referencial teórico em uma breve conceituação de sistemas ERP, em seguida, apresenta os principais motivos para adoção de um sistema ERP por diversas organizações e, especificamente, os motivos e problemas associado citados por IES. A terceira apresenta o método utilizado para responder aos objetivos formulados que são descritos na quarta seção. A quinta seção é a conclusão e estudos proposta de estudos futuros.

2. Referencial Teórico

Um sistema ERP é um sistema de informação capaz de estruturar transações que cruzam fronteiras funcionais (departamentos). Este sistema é constituído por um conjunto integrado de módulos computacionais que fornecem suporte aos processos de negócio de uma organização. (O'BRIEN; MARAKAS, 2013). Estas transações estão estruturadas em fluxos de processos – representam processos organizacionais - os quais já são predefinidos pelos desenvolvedores do sistema, isto é, estão incorporados à arquitetura do sistema, representando assim, a lógica do sistema (DAVENPORT, 1998). O dicionário da APICS (2010) define ERP como o sistema capaz de organizar, definir, e padronizar os processos necessários para gerir com eficácia uma organização.

Depreende-se a partir destas definições que os módulos estão relacionados tipicamente com funções organizacionais cujas transações estão estruturadas nos processos de negócio. Para Davenport (1998), o sistema ERP corresponde a uma solução genérica, a qual reflete um conjunto de considerações sobre como as companhias habitualmente operam; incorpora em si e impõe sua lógica sobre a estratégia, cultura e processos; direciona a organização a se adequar a processos de negócios genéricos. Geralmente os processos genéricos incorporam as práticas comuns e "boas práticas"(DAVENPORT, 1998; KLAUS et al., 2000).

O'Brien e Marakas (2013) afirmam que um ERP fornece à companhia uma visão integrada de tempo real de seus principais processos, tais como, produção, processamento de ordens e gestão do estoque, vinculado a um banco de dados comum, compartilhado e gerenciado pelo sistema. O sistema é capaz de rastrear os recursos da organização (financeiro, matéria prima e capacidade produtiva) e o status dos compromissos estabelecidos pela organização, tais como ordem de compras, ordem de entrega ao cliente, por exemplo, não importando qual departamento é responsável e inseriu as informações.

O escopo dos sistemas ERP, segundo Arnold et al. (2011), é permitir rastrear as ordens e outras informações importantes do planejamento e controle por toda a organização, desde o processo de aquisição, até a última instância de entrega de produtos e serviços ao cliente. Além disso, muitos sistemas ERP são capazes de permitir aos gerentes compartilhar informações entre firmas, significando visibilidade por toda extensão da cadeia de suprimentos.

2.1 Adoção De Sistema Erp

A adoção de um sistema ERP demanda da organização a formulação de definições objetivas e claras, assim como, expectativas dos resultados que o sistema pode fornecer (UMBLE; UMBLE, 2002). Semelhante às expectativas, o motivo para adotar tal tecnologia é compatível com valores, crenças e experiências prévias dos futuros usuários (LIGHT; PAPAZAFEIROPOULOU, 2004).

Pragmaticamente, a extensão da transformação está diretamente relacionada ao uso do sistema ERP: quanto maior a transformação planejada para a organização, maior a taxa de adoção (BUONNANO et al., 2005).Nesse contexto, as transformações organizacionais associadas à adoção de um ERP estão relacionadas ao desejo de melhoria da qualidade de produtos-serviços e a previsibilidade dos processos (HOLSAPPLE; SENA, 2005).A padronização dos processos organizacionais é uma alternativa para atender esses desejos. (HASSABELNABY et al., 2012).

A ausência de padronização em função das diferenças de como os departamentos ou outras divisões organizacionais lidam com os processos é um importante motivo para organizações conduzirem suas transformações através de um ERP (RICH; DIBBERN, 2013). As organizações declaram que conseguem, com um ERP, homogeneizar as operações e melhorar o tempo de resposta ao cliente (ROSS; VITALE, 2000).

A integração entre sistemas de informação e funções organizacionais, de fato, são motivos comuns encontrados na literatura para adoção de um ERP (HOLSAPPLE; SENA, 2005; Poba-Nzaou et al., 2012). O ERP, ainda no contexto de integração, é capaz de fornecer suporte à tomada de decisão, tanto gerencial quanto estratégica, além disso, a integração dos sistemas proporciona tanto plataforma quanto interface comum entre processos e funções organizacionais de forma a favorecer o desempenho global da organização (O'BRIEN; MARAKAS, 2013; ROSS; Vitale, 2000).

Tomando como base a taxonomia de Parr e Shanks (2000) para classificação dos motivos de adoção de um ERP, procurou-se a partir da literatura os motivos mais citados. O quadro 1 resume os motivos identificados e o seus respectivos autores, categorizando-os de acordo com três dimensões: (i) tecnológica, (ii) gerencial-operacional e (iii) estratégica.

Os motivos compreendidos na dimensão tecnológica estão relacionados à infraestrutura e custo de manutenção de TI, bem como a integração dos sistemas que operam na empresa. Os motivos gerenciais e operacionais estão vinculados a processos e redução de seus custos. As motivações estratégicas relacionam-se com as diretrizes estratégicas da organização, naturalmente de longo prazo (Parr; Shanks, 2000; Poba-Nzaou et al., 2012).

Quadro 1 – Classificação e identificação dos motivo para adoção ERP

Fonte: Elaborado pelo autor.

2.2 ERP EM IES

Kamhawi (2008) verificou empiricamente que há uma relação significativa entre motivos, objetivos planejados, e os benefícios percebidos com a adoção e uso contínuo de um ERP respectivamente. O autor sugere que ao enfatizar diferentes motivos, os benefícios associados são priorizados de forma a aumentar a chance de sucesso da implantação do sistema.

Os investimentos em ERP são altos e a expectativa de benefícios é de valor estratégico à companhia, por isso, é importante compreender a relação entre o par, benefícios e motivos,antes de adotar esses sistemas(GUNASEKARAN et al., 2006).

Além disso, os fatores que influenciam à adoção de uma tecnologia como o ERP, podem ser diferentes dos fatores que justificam o seu uso contínuo (SON; BENBASAT, 2007). Uma IES, por exemplo, podem justificar sua aquisição ou desenvolvimento interno, contudo as justificativas para seu uso contínuo podem ser diferentes das expectativas construídas pela instituição.

King (2002) sugere que o ERP é capaz de alinhar as unidades fragmentadas ou díspares de uma IES graças aos seus processos embutidos, baseados nas boas práticas (DAVENPORT, 1998; O'BRIEN; MARAKAS, 2013),sua interface comum e sua capacidade analítica (LUPU et al., 2008), favorecendo, assim, a transparência da comunicação e o rastreamento das informações entre essas unidades (GUNAMAN; CHAUDHARY, 2012). De acordo com esse autor, o ERP, através dos atributos citados, melhora o processamento das transações e a eficiência administrativa, reduzindo os custos institucionais e melhorando os serviços aos estudantes (ZORNADA; VELKAVRH, 2005).

Lupo et al. (2008) citam que as IES procuram oportunidades para proporcionar aos estudantes acesso à informação e atualização de suas informações acadêmicas através da internet. O ERP além de proporcionar essa interface, entre alunos e instituição, é capaz de consolidar essas informações em um único banco de dados e atualizá-las para sua recuperação posterior por outros módulos. A redução da duplicação de entradas de dados e automação de certas funções são benefícios que trazem flexibilidade e melhor resposta ao usuário. (KING, 2002; LUPO et al., 2008).

Oliver e Romm (2002) verificaram que o desejo por integração é o motivo preponderante para adoção de um ERP por grandes IES. Os autores argumentam que essas instituições mostram-se receptivas à idéia de integração de diferentes funções administrativas em um único software e à obtenção de fluxo contínuo de informação, eliminando, assim, as restrições à comunicação. Semelhantemente, Rabaa'i et al. (2009), apontam a integração como importante motivo elegido pelas IES, no entanto, estes autores diferem-na pela abordagem centrada na efetividade da estrutura de custos.

Após a necessidade de integração, a melhoria contínua na eficiência de processos é uma justificativa comum de uma IES (BHAT et al., 2013; OLIVER; ROMM, 2002). A expectativa por melhoria do desempenho de processos, geralmente é baseada em direcionadores de eficiência e redução de custos operacionais (ROSS; Vitale, 2000) e tem por finalidade melhorar o desempenho dos serviços de aprendizagem dos estudantes (ABUGABAH; SANZOGNI, 2010).

Interfaces não amigáveis e funcionalidades inadequadas tornam os sistemas legados incompatíveis com os outros sistemas e, assim, impróprios para demanda atual de um IES (KING, 2002). Modernizar o ambiente de TI da IES é, portanto, mais um importante motivo para adoção de um ERP.

A complexidade organizacional é uma resposta da instituição para lidar com a complexidade ambiental, geralmente relacionada à necessidade relativamente superior de coordenação das atividades (Schwandt, 2009). Buonanno et al. (2005) sugerem que um ERP é capaz de lidar com um nível de complexidade significativo. Bhat et al. (2013) em consonância com estes autores, afirmam que um ERP é um motivo gerencial para lidar com a complexidade administrativa nas IES através da centralização e automação de processos. Outros fatores relacionados à crescente complexidade acabam gerando demandas internas por transparência, redução de controles e a simplificação de processo (KING, 2002).

No contexto da administração de IES, os estudos organizacionais da complexidade organizacional destes ambientes ainda são limitados (PAPAIOANNAOU; KOUTSELINI, 2007). Clark (1986), adicionalmente, sugere que a complexidade nos sistemas de ensino superior é conseqüência das mudanças necessárias para o realinhamento dos interesses dos participantes. De acordo com este autor, tanto a diversidade dos estudantes quanto a especialização do conhecimento e trabalho são forças que agem na direção do aumento da complexidade. As mudanças são, geralmente, visualizadas, com o aumento do escopo das universidades.

A implementação de um ERP em um IES, no entanto, pode ser problemática (BHAT et al., 2013). Sullivan et al. (2013) assim como Pollock e Corford (2004) consideram as IES como organizações únicas, e destacam sua natureza complexa através da estrutura organizacional e autoridade difusa. As IES são empresas que produzem múltiplos serviços, além disso, os insumos e os produtos (inputs e outputs) dos processos produtivos são heterogêneos e envolvem variáveis que geralmente não são relacionadas às variáveis de mercado (SULLIVAN et al. 2013).

3. Procedimentos Metodológicos

O método de pesquisa é de natureza aplicada e de objetivo explicativo, pois se propõe identificar motivos e problemas associados à adoção de um ERP em um contexto, até o momento, pouco explorado e complexo (BHAT et al., 2013; POLLOCK; CONFORD, 2004; SULLIVAN et al., 2013). Assim, está em acordo com Appolinário (2004) e Gil (2007) quem relacionam a pesquisa aplicada ao objetivo de resolução de um problema concreto e atual através da identificação dos fatores (motivos) que explicam o fenômeno (adoção de um ERP). Além disso, procurou-se por dificuldade dos ERP no contexto da IES. Por investigar motivos e considerar crenças e valores associados, optou-se por essa abordagem (SILVEIRA; CÓRDOVA, 2009).

Para capturar esses motivos utilizou-se um roteiro semi-estruturado previamente elaborado para condução de entrevistas com servidores da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), também, previamente selecionados. Justifica-se a escolha de tal procedimento por oferecer flexibilidade ao entrevistador, ao mesmo tempo, proporcionar aprofundamento de alguns tópicos e formulação de novas questões no decorrer da entrevista (MANZINI, 2004).

O roteiro foi elaborado inicialmente com os tópicos sobre os motivos para adoção do sistema ERP, tais como integração, processos, tomada decisão, características desses sistemas e adequação ao ambiente acadêmico. Os entrevistados foram selecionados observando a influência nos assuntos relacionados à TI na UFRGS. Selecionaram-se seis integrantes:

• Diretora do Centro de Processamento de Dados (CPD): coordenadora do Plano de Desenvolvimento de Tecnologia (PDTI, 2011, 2015) da universidade;
• Diretora do Escritório de Processos (DIPI): responsável pela modelagem e projeto de processos de negócio da universidade;
• Pró-Reitor de Assuntos Estudantis (PRAE): responsável pelas questões estudantis;
• Gestor de Infraestrutura da Escola de Engenharia (GIEE) e dois analistas de TI, responsáveis por desenvolvimento de sistemas.

As entrevistas foram aplicadas no mês de maio do ano de 2014.  Elas foram gravadas e transcritas, logo após, procedeu-se com a identificação dos motivos e consolidação dos discursos comuns, obtendo assim, uma lista de motivos que foram vinculados a uma classificação (taxonomia).

De forma complementar, solicitou-se a quinze docentes e quinze técnicos administrativos da IES avaliar a importância dos motivos identificados com as entrevistas em uma escala de importância de 1 à 7.Utilizou-se para análise da documentação da IES, o Plano de Desenvolvimento de Tecnologia da Informação, PDTI (2011, 2015),pois o mesmo faz referências às de adoção e desenvolvimento de SI.

O cenário da pesquisa é a UFRGS, a qual se situa na cidade Porto Alegre. É uma instituição pública com mais de 100 anos de atuação,com reconhecimento nacional e internacional. Em 2013, possuía aproximadamente de 40.000 alunos (29.000 de graduação). O quadro de servidores é aproximadamente 2.500 professores e 2800 técnicos administrativos.A estrutura organizacional conta como 27 unidades de ensino (13 institutos, 10 faculdades e 4 escolas), incluindo, gráfica universitária, almoxarifado central, hospital de clínicas veterinária, centro de processamento de dados, hospital de clínica e 32 bibliotecas.

4. Resultados

A idealização de sistemas acadêmicos integrados foi assunto de debates no final dos anos da década de 1980 na universidade. Atualmente, o modelo de desenvolvimento de sistemas está migrando do modelo de identificação dos requisitos de clientes internos (e posterior desenvolvimento das funções do sistema) para o modelo de desenvolvimento voltado à gestão por processos.

A IES prefere desenvolver internamente seus próprios sistemas integrados ao adquirir um sistema ERP. Esse processo é conhecido na instituição por informatizar a universidade. Essa decisão está de acordo com a tendência de muitas IES (LUPU et al., 2008).

As referências sobre SI integrados são equivalentes aos módulos de um sistema ERP tradicional. A integração entre esses SI ocorre através do banco de dados institucional da universidade. A principal justificativa desse posicionamento é que os sistemas ERP disponíveis no mercado não atendem a área acadêmica. Refere-se à área acadêmica às atividades pedagógicas de ensino e pesquisa.  

A IES, caso decida-se pela aquisição de um ERP ao invés de manter o desenvolvimento interno, sofreria com o esforço de adaptar os processos embutidos do ERP à realidade de seus processos internos, principalmente os vinculados à gestão acadêmica. Além disso, a escolha por ERP foi justificado como contraproducente, pois a universidade dispõe de recursos humanos para desenvolvimento de seus SI e para análise e projeto de processos.

Há uma política fortemente institucionalizada de liberdade acadêmica, isto é, os departamentos de ensino, representados pelos docentes, têm liberdade de estabelecer regras para gestão do departamento os quais se encontram vinculados. Na universidade, os docentes dispõem de autonomia e forte participação nas decisões institucionais.

Os resultados são organizados em quatro subseções. A primeira subseção (4.1) consiste o motivo de integração. Esse motivo pode ser considerado a força propulsora para a continuidade do desenvolvimento dos SI integrados, além disso os entrevistados citaram a integração com riqueza de detalhes superior aos outros motivos. A padronização e formalização, desempenho do processo e comunicação, modernização dos sistemas são apresentados na seção seguinte (4.2). Os entrevistados apontaram uma série de elementos que caracterizam a complexidade do ambiente acadêmico. A complexidade interage com outros motivos (4.3). Os problemas vinculados aos motivos são apresentados na última subseção (4.4). O quadro 2 consolida os motivos identificados pelas subseções posteriores.

Quadro 2: Motivos para desenvolver SI integrados na IES.

Fonte:Elaborado pelo autor

 4.1 Integração

A integração habilita um fluxo de informações consistentes pela universidade. As informações permanecem disponíveis em um único lugar, de modo a garantir a integridade e a qualidade da informação.

Sob a perspectiva de gestão por processos, a integração proporciona aos usuários, técnicos e docentes uma maior compreensão do processo de começo ao fim, isto é, uma visão horizontal. Essa perspectiva ainda não é uma realidade para muitos departamentos da universidade.

"Os departamentos de ensino sabem o que fazem, mas não compreendem a lógica do processo de negócio sob uma perspectiva mais ampla, de forma que a compreendem de maneira fragmentada [...] desconhecem o impacto de suas ações em outros departamentos e na sociedade". (DIPI, 2014, UFRGS)

Ao executar um processo de negócio, os departamentos responsáveis por etapas anteriores do processo percebem claramente sua contribuição nas etapas subseqüentes. Os produtos das etapas anteriores dos processos tornam-se mais próximos dos que são desejados, resultando em um trabalho contínuo (fluidez de processo). Um SI integrado é um grande habilitador para esse obtenção desse benefício, resultando na melhoria da comunicação também.

Um desafio significativo para universidade é obtenção da integração total do processo de suprimentos (principalmente compras e aquisição). Uma solução estudada pelo DIPI é configurar esse processo nos modelos de compras coletivas, reunindo diversos departamentos. Assim, reunindo a qualidade da visão horizontal de processos pelos usuários, a universidade beneficiara-se com essa prática.

Outro desafio vinculado à perspectiva de processo e integração é o desenvolvimento da cultura, ainda pouco institucionalizada na universidade, do trabalho por metas e objetivos. Assim como esse caso, muitos entrevistados apontam a expectativa (e a necessidade) que os SI promovam mudanças cognitivas na forma de trabalho. Geralmente, esses tipos de mudanças consomem tempo e resistência dos envolvidos.

Há diversas interfaces e sistemas operando continuamente, por exemplo, na PRAE, há sistema de almoxarifado, sistemas de patrimônio, sistemas de RH (freqüência, afastamentos), sistemas que controlam auxílio (bolsas e outros auxílios) e moradia estudantil, este último, considerado com um processo crítico no departamento. Por isso, existem dificuldades na comunicação e transferência de informações entre Pró-Reitorias.

A integração entre os sistemas e o conceito de software único é uma alternativa para redução de entradas de dados e informações inconsistentes. Atualmente, há um esforço de integrar os sistemas de moradia e auxílio estudantil ao sistema, conhecido na IES como Portal do Aluno (maior sistema integrado da universidade).

4.2 Processos, Tomada Decisão E Modernização

O motivo relativo à necessidade de integração é a padronização e formalização de processos. Uma das tarefas do DIPI é modelar, aplicar melhorias e padronizar os processos para o posterior desenvolvimento dos SI de modo a fornecer suporte ou automatizar esses processos.

Os processos administrativos são mais fáceis de incorporar aos SI que os processos envolvidos na gestão acadêmica, contudo há um esforço crescente para incorporar esse último. A expectativa de benefícios é a melhoria do desempenho do processo através do ganho de agilidade. Principalmente para os processos com alta burocracia, normalmente encontrados em IES públicas, caracterizados como lentos e complexos pelos servidores. Para esse tipo de processo, há pressão institucional para redução de seus custos operacionais e melhoria da eficiência.

Além da agilidade, a padronização em conjunto com a integração promovem melhor interação entre docentes e discentes, aproximando as demandas dos alunos para uma posterior solução. A automatização de processos mais repetitivos, tais como rotinas administrativas, está relacionado à redução do tempo de resposta, arquivos físicos (papel) e esforço dos técnicos administrativos (redução de redundâncias no trabalho). Esses motivos, também estão relacionados a questão motivacional e bem estar do trabalho. A percepção do servidor é que ele realiza, a maior parte de seu tempo, um trabalho que agrega valor à comunidade em geral, aumentando sua motivação para execução de suas tarefas.

A necessidade de suporte a tomada de decisão gerencial é um importante motivo. O SI deve ter capacidade analítica suficiente para providenciar relatórios para o acompanhamento de múltiplos processos, assim, há economia de horas de trabalho ao reduzir o tempo para encontrar as informações dos múltiplos sistemas.

Na PRAE, por exemplo, ilustra-se essa dificuldade: há diversos sistemas, cada um com um responsável. Assim, o acesso à informação é lento e fragmentado, resultando em dificuldades à tomada de decisão. A assistência estudantil, por exemplo, tem necessidade de cruzar informações da vida acadêmica do estudante (curso, desempenho acadêmico, situação de moradia, dentre outras) e assistência estudantil. Além da tomada de decisão gerencial, o sistema deve proporcionar capacidade analítica com alta consolidação de informações, tornando-o uma importante ferramenta de análise (business intelligence - BI) e de tomada de decisão estratégica.

Essas múltiplas interfaces favorecem à percepção dos usuários sobre a complexidade dos SI, promovendo queda de motivação no trabalho. Ademais, para cada sistema, pode haver uma pessoa responsável, aumentando a fragmentação e dificuldade de comunicação no processo.

4.3 Complexidade

A complexidade do ambiente acadêmico é, ao mesmo tempo, um motivo para continuar com os SI integrados e um problema para implantação destes em algumas áreas da universidade. Todos os entrevistados reconhecem que a complexidade manifestada através da diversidade do ambiente interno é motivo para integração, padronização e formalização dos processos com o suporte dos SI. O aumento da fragmentação, tamanho da universidade - alunos, cursos, professores e técnicos - e complexidade de processos são sugestivos para adoção dos SI.

Um importante aspecto que compõem a complexidade ambiental é a liberdade acadêmica. A liberdade acadêmica é uma política da universidade, vinculada à qualidade de ensino, contudo esse elemento pode constituir o problema. Até o momento, a universidade não conseguiu desenvolver de maneira satisfatória um sistema que forneça toda a flexibilidade e integração que essa prática demanda em de conduzir o ambiente acadêmico.

A estrutura organizacional em departamentos da universidade é fragmentada- cada departamento de ensino trabalha de forma diferente - dificultando a comunicação. O PRAE contextualiza historicamente essa característica:

[...] a departamentalização da IES foi uma empregada pelo regime militar para reduzir a comunicação entre os departamentos [...] por isso os cursos de humanas foram transferidos do campus central (PRAE, 2014, UFRGS).

Ainda de acordo com o entrevistado, as novas profissões e formas de organização de trabalho são demandas atuais e crescentes que a instituição não consegue acompanhar no ritmo desejado. A departamentalização das unidades de ensino é limitada para acompanhar as mudanças e compartilhar conhecimento. A idéia é semelhante ao de Clark (1986) quem aponta esse contexto como característico das IES.

Através do CPD e DIPI novos sistemas integrados estão sendo desenvolvidos para acompanhar novas demanda (novos cursos, departamentos, regras de processos seletivos, dentre outras). Novas ferramentas de trabalho que proporcionem colaboração em pesquisas e desenvolvimento de projetos pedagógicos entre os departamentos acadêmicos estão sendo adicionadas aos sistemas.

Os resultados da avaliação da percepção dos docentes e técnicos administrativos em relação à importância dos motivos identificados (quadro 2) são apresentados a seguir. O objetivo, porém, é fornecer uma noção preliminar de como um grupo de quinze docentes e quinze técnicos administrativos avaliam a importância dos motivos, não tem preocupação estatística. Para cada motivo avaliado, obteve-se o valor médio para o grupo de professores e para o grupo de técnicos administrativos.

Para os técnicos administrativos, os três maiores valores médios encontrados foram fluxo de informação consistente e visão horizontal – ambos da perspectiva integração – o terceiro, na perspectiva de processo, foi a padronização e gestão do conhecimento. Em relação aos professores, todos os motivos da perspectiva de integração (média entre 6,2 e 6,3) foram considerados importantes, além disso, o maior valor médio foi a motivação dos servidores. A maior diferença absoluta entre as médias foi para o motivo liberdade acadêmica, porém, não se pode inferir muito sobre esse resultado, sendo sugestão para estudos futuros.

4.4 Dificuldades

A relação da política de liberdade acadêmica com a dificuldade da gestão acadêmica é observada tanto como fator de complexidade, apresentado na seção anterior, quanto fator problemático no desenvolvimento e integração dos sistemas.  Além da flexibilidade e integração dos sistemas para a gestão acadêmica, a universidade, embora haja esforços, encontra dificuldades em definir e modelar o conjunto de regras de negócio para incorporar ao processo do interno ao sistema.

Há uma constante comunicação entre a universidade, por ser uma instituição pública, e órgãos do governo federal. Os entrevistados apontam dificuldades em integrar o banco de dados institucional com os sistemas de informação do governo federal. O processamento da folha de pagamento dos servidores, por exemplo, ocorre, em algumas etapas, através da comunicação dos SI da universidade com os SI do ministério do planejamento. Semelhantemente, o processo de aquisição de suprimentos, também, encontra barreiras ao comunicar-se com SI específicos do governo.

A construção de padrões e regras (framework) para o desenvolvimento de SI tem prioridade significativa e está sinalizada como precária no atual PDTI. Essa informação é ratificada através das entrevistas com os dois analistas de TI da EE. O desenvolvimento de sistemas é, em algumas ocasiões, realizado de forma independente pelos analistas, isto é, não há uma formação de equipe, definição do gestor de projetos e participação do escritório de processos.

Muitos sistemas são interrompidos em fases iniciais e intermediárias de desenvolvimento por desinteresse dos gestores de unidades ou resultado de soluções independentes que escassamente incorporam atributos da gestão de processos (integração e visão de processos). Alguns desses SI são soluções locais para automatizar etapas de processo (geralmente com vínculo burocrático) e proporcionar comunicação entre unidades, porém, possivelmente por não incorporar os atributos da gestão de processo ou por inexistência de divulgação acabam sendo ignorados. O desperdício de recursos que configuram essa situação é um paradoxo: há um consenso entre os entrevistados sobre a falta de desenvolvedores (programadores) de SI, isto é, a universidade com o quadro atual de funcionários não consegue atender a demanda em termos de SI que suportem as funções administrativas e acadêmicas.

Atualmente, de acordo com o PDTI, os destaques em termos de demanda estratégica são a tramitação eletrônica de fluxos de trabalho da universidade, a visibilidade das informações através dos portais para a comunidade em geral e digitalização de documentos que são mantidos em grandes arquivos físicos das diversas unidades. O desafio vinculado as essas ações é a integração desses SI e preparar a comunidade acadêmica para seu uso.

5. Considerações Finais

A IES tem motivos semelhantes aos motivos de outras organizações, contudo mais próximos a outras IES como se verifica na revisão da literatura. Esses motivos foram investigados através de seis entrevistas com integrantes influentes nas decisões de desenvolvimento dos SI integrados. A universidade, ao contrário de outras organizações, prefere construir seus sistemas porque desacredita que um ERP comercial consiga atender à área acadêmica.

Os motivos foram vinculados a perspectivas de integração, processo, tomada de decisão e complexidade. Os resultados confirmam que a integração é uma necessidade vital para IES. A qualidade do fluxo de informação e a visão horizontal concernem preocupações emergentes para a universidade, principalmente por sua natureza complexa e estrutura organizacional fragmentada.

A abordagem da complexidade dos ambientes de IES e motivos para adoção de um ERP é uma importante contribuição acadêmica. Até o momento, a relação complexidade, motivos e contexto de IES é explorado de forma limitada, sugerindo o aprofundamento do conhecimento no tema de complexidade. Além disso, o fato da IES ser pública, a comparação com outras IES privadas não é recomendado.

Como contribuição prática, a pesquisa proporciona uma perspectiva relevante para discussão da padronização do ambiente acadêmico. Atualmente, essa questão parece delicada por abordar o conceito de liberdade acadêmica e o seu limite. Além disso, do ponto de vista tecnológico, a pesquisa fornece base para justificar o desenvolvimento de novas ferramentas colaborativas para gestão acadêmica e novas interfaces de programação de aplicativos (API) tanto para o uso interno quanto para integrar aos sistemas governamentais.

O artigo fornece algumas evidências da relação da gestão do conhecimento e SI. A partir disso, propõem-se como estudo futuro aprofundar essa relação com objetivo de desenvolver ferramentas colaborativas. Assim como no trabalho de Frank e Ribeiro (2012), explorar a capacidade do SI de transferência de conhecimento e comunicação no desenvolvimento de novos projetos. O objetivo do artigo foi proporcionar um entendimento inicial, de forma ampla. Encontram-se limitações em relação ao número de entrevistas realizadas, porém pode auxiliar outros pesquisadores a desenvolver trabalhos aprofundados em áreas específicas, tais como complexidade acadêmica, integração entre sistemas, dentre outros.

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