Revista Espacios. Vol 33 (Nº 11) Año 2012

Em muitas organizações, os investimentos em TI envolvem recursos substanciais, mas, apesar disso, é usual que esses investimentos sejam feitos sem procedimentos definidos ou acompanhamento dos resultados obtidos. Dessa forma, há um interesse crescente em aperfeiçoar a gestão desses investimentos (Datz, 2003; Jeffery e Leliveld, 2004; Sherer, 2007; Wu e Ong, 2008).

Segundo Tu e Shaw (2011), A Gestão do Portfólio de TI (GPTI) é definida como o gerenciamento da TI como um portfólio de ativos similares a um portfólio financeiro, visando melhorar o desempenho do portfólio através do balanceamento do risco e retorno dos diferentes investimentos (Jeffrey e Leliveld, 2004). É um processo contínuo de gerenciamento dos investimentos, aplicações e ativos de infra-estrutura de TI, e a sua interdependência, visando maximizar benefícios, minimizar riscos e custos e, ainda, garantir o alinhamento com as estratégias da organização no longo prazo (Kumar, Ajjan, e Niu, 2008).

Embora a técnica GPTI tenha atraído a atenção significativa entre as empresas (Tu e Shaw, 2011) e tenha sido apontada como uma forma de identificar, analisar e gerenciar os investimentos de TI (Jeffery e Leliveld, 2004; Maizlish e Handler, 2005; Weill e Aral, 2006), ela continua sendo um conceito em desenvolvimento, tanto na academia como no meio empresarial (Kumar, Ajjan e Niu, 2008). Somado a isso, o volume mundial de investimentos em TI deve se aproximar de 3,7 trilhões de dólares durante o ano de 2011, com um aumento de 6,9% em relacão ao ano anterior (Gartner, 2012). No Brasil esses investimentos totalizaram R$ 59,3 bilhões em 2011, evidenciando a grande importância da área de TI para as empresas e a necessidade de gerir esse volume investido de forma completa e satisfatória (Lobo, 2012).

Nesse contexto, elaborou-se a seguinte questão: Como o uso da técnica GPTI pode auxiliar as empresas na gestão dos investimentos em TI? Com o intuito de responder essa indagação, definiu-se o seguinte objetivo desta pesquisa: Analisar o uso da GPTI no auxilio da gestão dos investimentos em TI nas organizações e comparar os resultados obtidos em empresas que utilizam ou não essa técnica.

Este artigo está estruturado da seguinte forma: na seção 2 são apresentados os conceitos referentes à gestão dos investimentos em TI; na seção 3 são apresentadas as definições e conceitos da técnica GPTI e das suas quatro dimensões; na seção 4 é descrito o método de pesquisa utilizado; na seção 5 foram elaboradas as descrições dos resultados; na seção 6 é apresentada a Análise e Interpretação dos Resultados; por fim, na seção 7 são evidenciadas as considerações finais, bem como as contribuições, limitações e recomendações de pesquisas futuras.

2. Gestão dos Investimentos em TI

Na década de 90, diversas pesquisas foram realizadas abordando os efeitos dos investimentos em TI nas empresas (Brynjolfsson, 1993; Strassman, 1997; Brynjolfsson e Hitt, 1998, Mahmood e Szewczak, 1998). Brynjolfsson (1993) e Brynjolfsson e Hitt (1998) realizaram pesquisas medindo a relação entre os investimentos em TI e a produtividade, criando o termo “paradoxo da produtividade”. Esse termo significa a dificuldade de verificar a influência positiva dos investimentos em TI e a produtividade da organização. Eles observaram a existência do efeito “tardio” da TI, ou seja, a diferença temporal entre os gastos em TI e os ganhos nos resultados da empresa.

A diversidade de pesquisas sobre investimentos em TI acarretou diferentes definições do tema: alguns o vêem como um termo que se aplica aos investimentos em aplicações, equipamentos, serviços e tecnologia; outros vêem como gastos associados à aquisição de computadores, comunicação, softwares, rede e pessoal para gerenciar e operar a TI (Schniederjans, Hamaker e Schniederjans, 2004). O grande problema é que os investimentos em TI representam um gasto elevado e, ao mesmo tempo, feito sem gerenciamento disciplinado, procedimentos definidos e acompanhamento dos resultados obtidos (Maizlish e Handler, 2005). Essa problemática é agravada pelo aumento constante dos gastos em TI pelas empresas de todo o mundo, incluindo as organizações brasileiras (Michael, 2007; Balieiro, 2008).

Além disso, investimentos isolados em TI não garantem retornos para as empresas (Mcfarlan, 1981). Esses fatores evidenciam a importância e a atenção que as organizações devem dar à gestão dos investimentos em TI. Essa gestão pode ser definida como a decisão, coordenação e avaliação do gestor na alocação de todos os tipos de recursos de TI disponíveis (humanos, monetários e físicos) para alcançar os objetivos organizacionais e diminuir os problemas e desafios que a TI acarreta.

Segundo Gunasekaran, Ngai e McGaughey (2006), diferentes tipos de medidas têm sido utilizadas pelos gestores de TI para avaliar o retorno dos investimentos, tais como: medidas financeiras (período de retorno, taxa de retorno contábil, valor presente líquido, taxa interna de retorno e modelo de adoção de TI), não-financeiras (melhoras em processos de negócio e no ambiente social organizacional, entre outras), tangíveis (unidades vendidas por período, nível de estoque, taxa de produtos com defeito, entre outras) e intangíveis (satisfação do usuário final, promoção do trabalho em equipe, entre outras).

É importante que as empresas saibam separar os investimentos essenciais daqueles que são desnecessários e até mesmo contraproducentes. Em um nível superior, um rígido gerenciamento dos custos requer maior rigor nos retornos esperados dos investimentos de TI, mais criatividade em explorar alternativas mais simples e baratas, e maior abertura para terceirização e parcerias (Carr, 2003).

Uma maneira de realizar o processo de investimentos em TI, divididos em três fases, é apresentada por ITWeb (2006) e Stewart (2008), adaptada nesta pesquisa (Figura 1): planejamento, controle e avaliação. Durante essas três fases, deve existir o comprometimento dos executivos de negócio e de TI para analisar os investimentos em TI.

Além disso, deve-se verificar se os objetivos dos investimentos de TI estão de acordo com os objetivos do negócio. Pode-se observar, na Figura 1, que o processo de investimento é cíclico e contínuo, e as informações devem fluir entre todas as fases, com exceção da avaliação. Essa fase possui um fluxo de informação unidirecional, pois é usada para verificar ou modificar os critérios durante a fase de planejamento.

Conforme a Figura 1, a primeira fase, planejamento, consiste em analisar como são definidos, priorizados e selecionados os investimentos que serão realizados pela empresa de acordo com os objetivos da organização e suas necessidades. Também contempla realizar uma análise minuciosa desses investimentos em relação ao risco, retorno e custos. Nessa fase, as dimensões da GPTI bem definidas podem ajudar os gestores de TI a melhor selecionar aqueles investimentos que estão mais alinhados com as estratégias da empresa. A segunda fase, controle, significa monitorar e acompanhar os investimentos no que diz respeito aos custos, programação e desempenho projetados. Envolve, ainda, o uso de ferramentas gerenciais por auxiliar os executivos de TI e de negócio a melhor controlar os investimentos realizados em TI.

Figura 1 – Gestão dos Investimentos em TI
Fonte: Adaptado de ITWEB (2006) e STEWART (2008)

3. Gestão do Portfólio de TI

A GPTI é uma das alternativas para identificar, analisar e gerenciar os investimentos de TI (JEFFERY e Leliveld, 2004; Maizlish e Handler, 2005; Weill e Aral, 2006; Aral e Weill, 2007). Ela permite que os executivos combinem os investimentos de TI em diferentes dimensões da GPTI, os quais estejam de acordo com as estratégias organizacionais. (Weill e Aral, 2006).

A técnica da GPTI é necessária quando existe a restrição de recursos na empresa, quando o gestor não fica livre para fazer qualquer tipo de investimento de TI que acredita trazer mais benefícios para a organização (Gliedman, 2002; Gliedman, Leaver e Sedov, 2010), o que é a realidade usual das empresas. Essas limitações ou restrições dizem respeito aos aspectos financeiros, de pessoal, recursos de sistemas e desafios do negócio. A identificação desses problemas pode ser feita usando a abordagem GPTI para obter uma visualização global da organização referente ao estado do seu portfólio de TI total, avaliar os riscos importantes e explorar cenários what-if para investimentos futuros de TI (Verhoef, 2002). Ainda, fornece uma visão holística de todos os investimentos de TI e auxilia no planejamento dos gastos futuros (Symons, et al., 2005).

A GPTI fornece meios para monitorar e gerenciar os investimentos de TI em uma organização, de forma que benefícios, custos e riscos de investimentos individuais possam ser avaliados para determinar se eles estão ou não contribuindo para o desempenho organizacional (Schniederjans, Hamaker e Schniederjans, 2004). Segundo Maizlish e Handler (2005), a técnica da GPTI, é um framework, uma linguagem e uma ferramenta que resulta em uma correlação positiva entre a quantidade investida em TI e o aumento na produtividade. Assim, a aplicação da técnica da GPTI auxilia as empresas nos investimentos em TI, possibilitando (Datz, 2003; Symons et al., 2005):

Entretanto, esses benefícios só serão possíveis se combinados a três elementos importantes: não ser apenas um esforço de TI (um time de executivos deve estar envolvido também); começar com pequenas categorias de gastos (não projetos); nomear um gerente de relacionamento para alinhar tarefas (Symons et al., 2005). Jeffery e Leliveld (2004) salientam que, apesar da GPTI ser uma técnica importante para auxiliar os executivos na gestão dos investimentos em TI, existem algumas barreiras para a sua adoção: a prática da GPTI ainda é imatura e está sendo usada inicialmente como um modelo para priorização de projetos; falhas associadas à habilidade dos gestores em desenvolver e definir métricas para medir e avaliar os investimentos em TI; e possível falta de alinhamento com o negócio.

A GPTI a ser aplicada nas etapas de planejamento, controle e avaliação, que fazem parte do processo de gestão dos investimentos em TI, ajuda a reduzir o número de projetos redundantes e é necessária, porque auxilia a analisar e relacionar os projetos milionários de TI com os objetivos empresariais (Datz, 2003). Ainda, a GPTI é utilizada para identificar os riscos e retornos dos investimentos em TI, analisando o seu impacto na estratégia da empresa e também nos processos (Gliedman, 2002). A GPTI pode ser usada para avaliar projetos e encontrar um mix de projetos ótimos como, por exemplo, investimentos de TI em faculdades e universidades (Jeffery e Goldstein, 2005).

A GPTI pode ser apresentada através da estruturação dos investimentos de TI como um portfólio de TI com quatro dimensões que devem levar em consideração o risco e o retorno associado a cada uma (Weill e Broadbent, 1998). Segundo Weill e Broadbent (1998) e Weill e Aral (2006) essas dimensões são: infra-estrutura, transacional, informacional e estratégica. A infra-estrutura de TI é a base do portfólio, é a base para as capacidades de TI. Investimentos nessa dimensão são compartilhados com serviços de TI usados por diversas aplicações: servidores, rede, laptops e base de dados de clientes. Na dimensão transacional os sistemas processam e automatizam as transações básicas e repetitivas das empresas. Isso inclui sistemas que suportam ordens de pedidos, controle de inventário, retirada de dinheiro de bancos, relatórios de produção, contas a receber, contas a pagar e outros processamentos transacionais.

Já os sistemas da dimensão informacional fornecem informações para o gerenciamento e controle da empresa. Tipicamente suportam o controle gerencial, tomada de decisão, planejamento, comunicação e contabilidade. Investimentos nessa dimensão fornecem informações para propósitos como contabilidade, relatórios, conformidades e análises. Por fim, a dimensão estratégica, apresenta objetivos um pouco diferentes das outras partes do portfólio. São realizados investimentos para ganhar vantagem competitiva ou para posicionar a empresa no mercado, mais geralmente pelo crescimento das vendas ou participação no mercado. Na Figura 2 são apresentadas as dimensões com os respectivos itens que as compõem.

Figura 2 – Dimensões e itens da Gestão do Portfólio de TI
Fonte: Adaptado de WEILL e BROADBENT (1998) e WEILL e ARAL (2006)

4. Metodologia

Esta pesquisa é de caráter qualitativo, onde foram realizados dois estudos de caso em grandes empresas brasileiras privadas. Essas organizações investem anualmente mais de 4 milhões de reais em TI, com orçamento entre 0,4% a 1% do faturamento. Foram entrevistados os responsáveis pelas áreas de TI de cada uma das empresas, que possuem experiência na área entre 8 e 25 anos. As entrevistas foram gravadas e posteriormente transcritas, tendo uma duração média de uma hora e trinta minutos. Além das entrevistas, foram fornecidos documentos relacionados aos investimentos em TI na empresa, consultados os sites organizacionais e informações pertinentes a pesquisa. No Quadro 1 é apresentado um resumo das informações de cada empresa e os respectivos respondentes.

EMPRESA 1
Setor: Privada Industrial
Respondentes	Cargo	CIM	Supervisor de Infra-estrutura
	Formação	Administração de Empresas / Mestre em Administração em Negócio (PUC/RS).	Bacharel em ciências da computação
	Atuação: na área de TI / na atual empresa	25 anos / 1,5 anos	22 anos / 1 ano
Informações adicionais: investimentos em TI acima de 9 milhões de reais nos últimos 3 anos, orçamento de TI de 0,6% a 1% do faturamento, considerado um dos 100 maiores de capital aberto do país e um dos 100 maiores grupos empresariais do Brasil

EMPRESA 2
Setor: Privada Industrial
Respondentes	Cargo	Gerente de TI e Telecom (CIO)
	Formação	Engenharia Elétrica e Gestão Logística
	Atuação: na área de TI / na atual empresa	8 anos / 8 anos
Informações adicionais: investimentos em TI não fornecidos, faturamento anual de aproximadamente 287 milhões de reais e conta com mais de 1500 funcionários no Brasil.

Após a realização das entrevistas, elas foram transcritas de forma literal para preservar toda informação fornecida pelos respondentes. Para investigar as transcrições foi realizada a análise de conteúdo, que é uma técnica de investigação que tem por finalidade a descrição objetiva, sistemática e quantitativa do conteúdo manifesto da comunicação (Bardin, 1977; Simões, 1991). Consiste em um conjunto de técnicas para uma análise sistemática do conteúdo, usado em documentos, texto ou discurso. Nesse tipo de análise, são questionados o que os respondentes falam com maior freqüência, quais os temas que se relacionam e quais as ênfases dadas aos tópicos discutidos (Weber, 1990). Além disso, são utilizadas teorias que direcionam e determinam o que está sendo pesquisado, que, no caso dessa pesquisa, foram empregados conceitos e modelos referentes a gestão dos investimentos em TI e GPTI.

Como padrão para as análises, o texto foi segmentado de acordo com o conteúdo de cada uma das sentenças, sendo agrupadas dentre as seguintes classificações utilizando como referencia os autores citados (ITWeb, 2006; Stewart, 2008; Weill e Broadbent, 1998; Weill e Aral, 2006; Aral e Weill, 2007): avaliação dos investimentos em TI, características dos investimentos e gastos em TI, comitê de TI, controle dos investimentos em TI, definição dos investimentos em TI, formalização dos investimentos em TI, GPTI, planejamento dos investimentos em TI e priorização dos investimentos em TI.

Paralelamente a análise de conteúdo, nesta pesquisa utilizou-se uma ferramenta visual, que são os mapas cognitivos, para representar o processo dos investimentos em TI nas empresas analisadas. Os mapas cognitivos, mapas conceituais e mapas mentias podem ser considerados em essência a mesma coisa (Carneiro, 2005). Eles têm sido utilizados nas últimas décadas com os mais diversos fins, desde a representação das crenças de gestores e do conhecimento em organizações - seja com objetivo puramente descritivo das propriedades cognitivas do indivíduo ou do funcionamento da organização - até para explicar, a partir do seu conteúdo ou características estruturais, outros eventos individuais ou organizacionais (Carvalho, 2001).

Nesta pesquisa, os mapas cognitivos são um gráfico em duas dimensões do conhecimento formado por conceitos e idéias (usualmente representados dentro de círculos e caixas), conectados por setas direcionadas com relacionamentos (frases de ligação) (Gava et al, 2004; Carneiro, 2005). Ainda, segundo esses autores, eles são representações gráficas de conceitos, semelhantes a diagramas, em um domínio específico de conhecimento, construídos de tal forma que os relacionamentos entre os conceitos e idéias são evidentes. São muito utilizadas na área acadêmica e educacional, por representarem uma ferramenta útil na assimilação e no registro de conhecimentos, auxiliando no registro de forma: textual, ilustrada ou ambas; sintética; organizada; e nivelada.

Como forma de operacionalizar o uso desses mapas, Carneiro (2005) sugere alguns passos a serem seguidos que foram utilizados nesta pesquisa:

5. Descrição dos Resultados

Das duas organizações analisadas, apenas a empresa 1 utiliza a GPTI como suporte à gestão dos investimentos em TI. Dessa forma, a outra empresa será utilizada para evidenciar como são realizados os seus investimentos e gastos em TI e como a GPTI poderia auxiliar nesse processo, realizando comparações com as práticas encontradas na empresa 1. Cabe ressaltar que a GPTI ainda é considerada um conceito em desenvolvimento, tanto na academia como no meio empresarial (Kumar, Ajjan e Niu, 2008). Assim, a empresa que não possui a GPTI em seus processos de gestão dos investimentos será analisada sob a ótica desse conceito com o intuito de fornecer melhorias e alterações na gestão da TI.

A partir da análise de conteúdo das transcrições das entrevistas das duas empresas, cada sentença foi classificada de acordo com os modelos de gestão dos investimentos em TI e de GPTI. Na Empresa 1 foram identificadas 73 sentenças, classificadas em planejamento, controle, avaliação dos investimentos em TI, comitê de TI e GPTI. Na Empresa 2, foram estruturadas 55 sentenças, classificadas em planejamento, controle, avaliação dos investimentos em TI, comitê de TI e não utilização da GPTI. O resumo das classificações das sentenças de cada uma das organizações está ilustrado no Quadro 2. Após será evidenciada como é realizada gestão dos investimentos em TI em cada uma das empresas, será apresentada a utilização da GPTI na Empresa 1 e como a técnica poderia auxiliar na empresa 2 (seção 6).

Gestão dos Investimentos em TI	Número de sentenças
Gestão dos Investimentos em TI	Empresa 1	Empresa 2
Planejamento dos Investimentos em TI (geral)	3	14
Definição dos Investimentos em TI	16	20
Priorização dos Investimentos em TI	8	3
Formalização dos Investimentos em TI	14	3
Controle dos Investimentos em TI	3	4
Avaliação dos Investimentos em TI	6	4
Comitê de TI	3	3
GPTI	20	1
Características dos Investimentos em TI	----------------	3
TOTAL	73	55

5.1 Empresa 1

Na Empresa 1, a gestão dos investimentos em TI é composta pelo planejamento, controle e avaliação. O planejamento dos investimentos em TI é influenciado pelas estratégias da organização e é definido de acordo com o planejamento da organização. Eles são definidos, conforme os respondentes, a partir de três origens básicas.

A primeira são investimentos de cunho vegetativo referentes ao crescimento e à sustentabilidade da empresa, que são geralmente na infra-estrutura de TI e partem de dentro da equipe de TI. Por exemplo, aumento de servidores, aumento de estrutura de armazenagem, substituição de notebooks velhos ou desktops velhos, troca do parque de impressoras e outsourcing de impressão. A segunda origem, que também parte da área de TI, são as oportunidades tecnológicas observadas pela área de TI. É quando a área de TI encontra algo novo no mercado (a partir de clientes e da indústria), integrando a área de TI com o negócio. A terceira origem são os investimentos em tecnologia externos ás áreas de TI, ou seja, quando os usuários de diferentes negócios indicam para a equipe de tecnologia alguma novidade.

Os investimentos em TI, segundo um dos entrevistados: “podem ser priorizados de acordo com questões políticas existentes na empresa, insight dos executivos com apostas para o futuro, a relação entre o custo e benefício e a diretriz macro da empresa”.

Além disso, existe uma formalização dos investimentos em TI, que é uma ferramenta automatizada para qualquer tipo de investimento na empresa chamada Capital Expense Proposal (CEP), que comporta poucas alterações. A CEP é um documento, onde é descrito com o maior nível de detalhes possivel as informações referentes aos investimentos em TI, levando em conta: os outros investimentos em andamento, as relações entre os custos e benefícios, a disponibilidade de recursos e de fornecedores. Após a consolidação dessas informações, é estruturado um cronograma como uma descrição final do documento, que constitui a última etapa da CEP.

A partir da classificação dos investimentos e elaboração desse documento, eles são analisados pelo comitê de TI, composto por todas as diretorias e alguns usuários-chave. A análise consiste em verificar os investimentos em TI em relação a necessidades, prioridades, objetivos, as demais áreas na empresa e o plano estratégico da empresa. Os investimentos em TI mais adequados a esses elementos, de acordo com os recursos e tempo disponíveis são aprovados pelo comitê de TI e pela cadeia de aprovação da ferramenta.

Os investimentos em TI, segundo os entrevistados, têm uma característica especial. Uma vez por semestre, o comitê de TI, conforme mencionado, reúne-se para verificar o andamento desses investimentos, os investimentos com problemas e a real utilização dos sistemas adquiridos. Esse controle, feito periodicamente, mostra a importância da área de TI na empresa e o cuidado que os gestores exercem nos investimentos em tecnologia na organização. Esse acompanhamento fornece, conforme os entrevistados, uma “... visão de helicóptero dos investimentos...”.

Em relação às avaliações dos investimentos em TI, de acordo com os respondentes, são realizadas para garantir o retorno esperado e o alinhamento aos negócios. Essa avaliação é feita pelo comitê de TI que se reúne semestralmente com uma visão macro dos investimentos na empresa como um todo. O comitê analisa os investimentos concluídos em relação ao cumprimento do prazo, satisfação das pessoas envolvidas e análise financeira através do ROI; para verificar os benefícios alcançados e as situações de sucesso e fracasso.

5.2 Empresa 2

A gestão dos investimentos em TI na Empresa 2 é composta pelo planejamento dos investimentos em TI, avaliação dos investimentos em TI e controle dos investimentos em TI.

O planejamento dos investimentos em TI, influenciado pela cultura corporativa, começa a ser realizado pelas demandas das áreas usuárias, muitas vezes baseadas em aspectos subjetivos, evidenciando as dificuldades dos investimentos na infra-estrutura de TI, como se pode perceber no seguinte argumento do respondente: “é difícil aprovar um projeto de infra-estrutura. Quando precisa de alguma coisa, eu passo muito trabalho [...]. Tu só consegue aprovação depois que para uma vez, ai tu consegue. Mas, quando para, é complicado. Infra-estrutura é mais complicado”.

Esse planejamento enfrenta dificuldades devido às mudanças realizadas ao longo do tempo, devido à falta de um plano para um período menor de tempo. Ele é baseado em um comitê formal que discute a empresa como um todo, evidenciando a necessidade de um plano trimestral de TI, apontado pelo entrevistado como uma possível maneira de minimizar alguns problemas enfrentados na empresa. O planejamento é concentrado no Gerente de TI brasileiro, que é responsável pelos altos investimentos e sugere a criação de um comitê formal de TI com reuniões a cada três meses, como mencionado, pois ele considera os investimentos em TI uma caixa preta para as outras áreas.

A priorização dos investimentos em TI, impactado pelas áreas usuárias, é realizado de acordo com as necessidades definidas pelo comitê formal composto por representantes de todos os setores da empresa. Já a definição dos investimentos é realizada de acordo com a estratégia da corporação (matriz européia), definido pelo planejamento anual e pelas perspectivas dessa matriz que determina os padrões mundiais. Foi apontado pelo entrevistado, que as responsabilidades da corporação são em relação à WAN (Wide Area Network ou Rede de longa distância) e pelo ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistemas Integrados de Gestão), enquanto o Gerente de TI no Brasil administra a LAN (Local Area Network ou Rede de Área Local). Além disso, foi mencionado pelo respondente que existe uma formalização dos investimentos em TI chamada de business case. Esse documento contém a situação atual dos investimentos, situação futura e retornos qualitativos e quantitativos. Cabe ressaltar que foi mencionado pelo entrevistado que a definição dos investimentos em TI muitas vezes: “...é feito considerando o que as áreas usuárias demandam, o que eles ‘acham” que precisam de TI, e a gente anexa o que a gente acha que precisa de TI, acha é uma palavra legal, mas é bem isso mesmo”.

O controle dos investimentos, segundo o entrevistado, é formalizado em relatórios periódicos e é exercido pelo Gerente de TI e pela corporação. Esse controle é feito pela “monitoração enquanto os investimentos estão sendo realizados”. Já a avaliação dos investimentos em TI é feita através da análise dos itens que compõem o business case depois de seis meses da finalização dos investimentos. Essa avaliação mais formal e detalhada é feita apenas nos maiores projetos. Na próxima seção, são apresentados os mapas cognitivos de cada uma das empresas referente à gestão dos investimentos em TI baseados na GPTI (Empresa 1) e é discutido como essa técnica pode auxiliar as empresas que ainda não utilizam a mesma.

6. Análise e Interpretação dos Resultados

A partir das transcrições e da descrição das respostas dos entrevistados das duas empresas, foi possível construir e estruturar o mapa cognitivo da gestão dos investimentos em relação ao planejamento (priorização, definição, formalização), controle e avaliação (Figuras 3 e 4). Apenas na Empresa 1 foi encontrada a utilização da GPTI, que servirá de base para a análise da outra empresa.

Primeiro é apresentado como é utilizada a GPTI na Empresa 1, quais os benefícios e auxílios que ela proporciona relacionados com as fases da gestão dos investimentos em TI. Conforme os respondentes, a técnica:

Nessa citação, o entrevistado menciona que a GPTI não é apenas uma lista de sistemas utilizados na empresa e sim uma ferramenta que auxilia os gerentes a melhor gerenciar seus sistemas de informação como um todo na empresa. Seguindo esse pensamento, na empresa analisada, foi apontado que a GPTI auxilia na determinação do rumo da empresa baseado no planejamento dos investimentos em TI. Em relação às dimensões da GPTI, os entrevistados afirmaram que “...deve ter a preocupação de planejar cada uma das dimensões, de controlar, de monitorar, executar e agir, sobre cada uma dessas 4 dimensões...”, o que evidencia a necessidade de estruturar a GPTI nas quatro dimensões apresentadas na seção 3. Aqui foram ressaltados os benefícios da GPTI relacionados ao planejamento. A seguir são destacados os benefícios da GPTI que auxiliam no controle dos investimentos em TI.

Foi mencionado pelos entrevistados que a área de TI é muito cobrada e visada, devido a grande importância que ela possui nas empresas, e enfrenta problemas em relação às contribuições que a TI pode fornecer para a organização. Conforme os respondentes, a GPTI:

Além disso, segundo Maizlish e Handler (2005), os investimentos em TI representam um caixa preta em muitas organizações, existindo problemas como falta de gerenciamento, falta de procedimentos definidos para os investimentos e pouco acompanhamento dos resultados. Dessa forma, foi identificado que a GPTI ajuda a minimizar a percepção da área de TI como uma caixa preta, fornecendo maior transparência e visibilidade das decisões e atividades da área frente aos demais setores da organização.

Segundo os respondentes, A GPTI também ajuda a visualizar os ativos de TI da empresa, auxilia no modo de como a empresa opera e possibilita criar padrões na empresa, conforme o relato que segue:

Assim, conforme mencionado, a GPTI auxilia nos padrões das empresas em relação a identificação do que são investimentos e despesas e pode ajudar na gestão da TI através de um maior controle dos gastos e investimentos em TI. Conforme pode-se observar, não foi identificado nenhum benefício da GPTI relacionado com a fase de avaliação dos investimentos em TI.

A seguir é discutido como a GPTI pode auxiliar a gestão dos investimentos em TI, considerando a realidade observada na empresa que ainda não utiliza a técnica.

Na Empresa 2, uma importante dificuldade enfrentada pelo Gerente de TI é a falta de visão do que é a área de TI propriamente dita, mesmo dentra da área de tecnologia, existe dificiuldades de indentificar os investimentos realizados. Além disso, existe o problema da relação da área de TI com as demais, onde a TI muitas vezes é considerada uma caixa preta pelas outras áreas. Conforme mencionado na literatura e observado na empresa que utiliza a GPTI, esta técnica proporciona maior visibilidade e transparência dos investimentos em TI. Isso permite que toda a empresa tenha conhecimento do que está sendo realizado na área de TI e proporciona maior interação entre os diferentes setores da empresa (Datz, 2003; Symons et al., 2005).

A GPTI também pode auxiliar na questão da definição dos investimentos que muitas vezes são realizados pelo “achismo” citado pelo Gerente de TI da Empresa 2. A a utilização da GPTI possibilita uma visão geral da área de TI, que deve estar de acordo com as reais necessidades e demandas das diferentes áreas da organização, assegurando melhor alinhamento da TI com os objetivos que a empresa deseja alcançar. Assim, a GPTI auxilia os gestores de TI na tomada de decisão, pois possibilita mais informações sobre a estruturação da área de TI.

A tradução dos fatos e dados do funcionamento da organização, mencionados na Empresa 1, pode auxiliar a área de TI a melhor identificar as demandas dos usuários e diminuir o problema da subjetividade no momento de realizar o planejamento dos investimentos em TI. Segundo o gestor de TI, devido a está questão de subjetividade, muitos investimentos em infra-estrutura de TI enfrentam problemas para serem realizados. Com a utilização da GPTI, consegue-se identificar quais são os investimentos mais prioritários, no momento que se possui o entnedimento geral das necessidades de tecnologia pela empresa. Além disso, com a GPTI, as empresas conseguem estabelecer e controlar os padrões mundiais utilizados pelas diferentes filiais que as grandes corporações possuem. Como identificado na empresa 2, existe algumas dificuldades em se adaptar aos padrões mundiais da matriz, e a GPTI pode auxiliar nesse problema. O Quadro 3 apresenta um resumo dos problemas encontrados na empresa 2 e como a GPTI pode auxiliar no melhor planejamento, controle e avaliação dos investimentos em TI.

Problemas na Empresa 2		Conforme a literatura e observações na Empresa 1, a GPTI contribui para eliminar esses problemas, pois...
Fase	Descrição
Planejamento	Dificuldade de identificar os investimentos dentro da área de TI	Proporciona uma visão geral ou holística do que consiste e como é estruturada a área de TI. A utilização das quatro dimensões (infra-estrutura, transacional, informacional e estratégica) auxilia nessa questão (Weill e Broadbent, 1998; Symons et al, 2005; Weill e Aral, 2006; Aral e Weill, 2007).
	Subjetividade como dificuldade na provação de investimentos, principalmente em infra-estrutura	Proporciona a tradução dos fatos e dados do funcionamento da organização, auxiliando a área de TI a melhor identificar as demandas dos usuários e diminuir o problema da subjetividade no planejamento dos investimentos em TI (Datz, 2003; Symons et al., 2005).
	Alguns investimentos realizados pelo “achismo” do gestor.	Proporciona a participação de todas as áreas nas decisões de TI, diminuindo decisões unilaterais e enviesadas, além de informar melhor para a tomada de decisão (Datz, 2003; Symons et al., 2005).
Controle	Área de TI considerada como uma caixa preta pra as demais.	Possibilita visibilidade da área de TI (o que ela representa para a empresa e como ela está estruturada) para as demais áreas (Verhoef, 2002; Datz, 2003; Symons et al., 2005).
Controle	Dificuldade no relacionamento entre a filial brasileira e a matriz alemã.	Auxilia no melhor relacionamento entre a filiais e matriz, pois possibilita a utilização e fácil adaptação aos padrões mundiais

Quadro 3 – Problemas na gestão dos investimentos em TI e suporte que pode ser proporcionado pela GPTI

7. Considerações Finais

Este artigo analisou o uso da técnica GPTI no auxilio da gestão dos investimentos em TI nas organizações, comparando o cenário observado em duas empresas de grande porte, sendo que uma utiliza a técnica e a outra não utiliza. O contraste entre as duas empresas, reforçado pelas constatações da literatura, permitiu analisar como a GPTI é utilizada e como ela pode auxiliar as organizações que ainda não usam a técnica.

Em relação à gestão dos investimentos em TI, que pode ser desdobrada em planejamento, controle e avaliação, nas duas empresas estudadas foi identificada uma ênfase maior na fase de planejamento dos investimentos em TI. Por outro lado, no que concerne a avaliações, observou-se que a empresa que utiliza a GPTI possui atividades específicas desta fase, enquanto que a outra empresa (que não utiliza) não possui avaliações formais.

No que tange a formalização dos investimentos em TI, ambas as empresas utilizam documentos específicos. A Empresa 1 utiliza o CEP (Capital Expense Proposal), enquanto a Empresa 2 utiliza o Business Case. Nesses documentos, estão contidas informações referentes aos benefícios, descrições detalhadas dos investimentos, verificação do envolvimento das demais áreas, situações atuais, situações futuras e os retornos qualitativos e quantitativos.

Foi identificada a existência de um comitê de TI apenas na Empresa 1, que utiliza a GPTI. Nessa empresa, existe um comitê que auxilia no planejamento, controle e avaliação dos investimentos em TI. Não foi encontrado comitê formal de TI na Empresa 2, entretanto, existem comitês de outras áreas, que, entre outros assuntos, discutem aspectos associados à gestão da TI. O gerente de TI da Empresa 2 afirma que seria importante a empresa estruturar um comitê formal que se reunisse regularmente para planejar as ações e discutir o andamento dos projetos de TI.

Na pesquisa verificou-se que a utilização da GPTI auxilia a empresa na gestão dos investimentos em TI, conforme preconizado na literatura (Jeffery e Leliveld, 2004; Maizlish e Handler, 2005; Weill e Aral, 2006). Foram identificados elementos onde a utilização da GPTI auxilia no planejamento e controle dos investimentos em TI, mas que ainda não utilizam a técnica na avaliação desses investimentos.

Foram confirmadas as afirmações de Datz (2003) e Symons et al. (2005) referentes à contribuição da GPTI: fornecer aumento de visibilidade sobre os gastos de TI; melhorar a comunicação e o alinhamento entre os gestores de TI e do negócio; e fornecer aumento de transparência nas decisões em TI. Constatou-se que os problemas encontrados nas Empresas 1 e 2, como a consideração da área de TI como uma caixa preta, a angústia em relação aos investimentos em TI, os “achismos” na hora de determinar as demandas e necessidades de TI, podem ser minimizados com a utilização da GPTI. Finalizando, como limitações do estudo, pode-se citar a pesquisa qualitativa contemplando apenas duas empresas de grande porte. Assim, apesar dos achados revelarem o potencial da GPTI, certamente não esgotam todas as dimensões do problema. Outra limitação, típica desta área, foi a dificuldade de acessar informações sobre valores de investimentos e gastos na área de TI em uma das empresas analisadas, devido à política de segurança da informação dessa organização.

Como recomendações para futuras pesquisas, sugerem-se: (i) a análise da gestão dos investimentos em TI baseados na GPTI em um número maior de empresas, para obter uma visão mais completa do problema; e (ii) a construção de um mapa cognitivo, com diferentes Gerentes de TI, identificando a condição ideal que poderia servir de referência para entendimento e análise do processo de gestão dos investimentos em TI em qualquer empresa.

Referência

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Gestão dos investimentos em TI baseado na Gestão de Portfolio de TI (GPTI)

Determinants of use of futures markets for coffee farmers in south and southwest of Minas Gerais

Contenido

1. Introdução