Simón Parisca
Instrumentos:
1) Archivo central de documentación del proyecto, manuales, procedimientos, etc.
El extravío de documentación técnica del proyecto (planos, especificaciones, manuales, etc.) es un factor común en casi todas nuestras empresas industriales. Más allá de la pérdida neta que ese hecho representa, la no disponibilidad de ese material se transforma, posteriormente, en un factor de entrabamiento para el desarrollo de actividades futuras potencialmente generadoras de conocimientos.
Recurriendo nuevamente a la analogía con el cuerpo humano, difícilmente se podrá entrenar un organismo al cual no le funciona la memoria para el desarrollo de habilidades o destrezas específicas.
2) Sistemas de archivo de información operativa y comercial capturada
La captura de datos operativos no es suficiente dentro de un programa de gestión tecnológica. Evidentemente, el uso y aplicación de un conjunto de datos no necesariamente se lleva a cabo inmediatamente; por esta razón la disponibilidad de medios de almacenaje de la información y recuperación selectiva posterior es fundamental para el efectivo ejercicio de la gestión.
3) Sistema de recolección y archivo centralizado de resultados de estudios internos
Resulta impresionante la frecuencia con que se detecta dentro de una empresa la inexistencia de políticas de archivo centralizado, de resultados de estudios o trabajos realizados. Este tipo de situaciones obviamente conduce a pérdidas de tiempo por extravío de documentos anteriores, repetición de trabajos por ignorancia interdepartamental, imposibilidad de evaluación efectiva de resultados por desconocimiento de las premisas sobre las cuales se hicieron ciertas recomendaciones, etc.
Este tipo de documentación debe ser centralizada y puesta a disposición de todo el personal de la empresa.
4) Programas de comunicación permanente con fuentes externas de información
La identificación, búsqueda y conservación de información de toda índole de fuentes externas a la organización es una labor fundamental de la gestión tecnológica. Igualmente el establecimiento de vínculos permanentes que contribuyan con las funciones de monitoreo identificadas en párrafos anteriores.
5) Procedimientos de evaluación y seguimiento de personal, programas de desarrollo de personal y planes de participación en beneficios
Uno de los mecanismos de “pérdida” de conocimientos más comunes en nuestra industria es la rotación de personal: en consecuencia, la búsqueda de medios de estímulo a la permanencia debe ser un objetivo fundamental de la gestión tecnológica.
La promoción de la participación del personal a todos los niveles es uno de los elementos centrales de todo programa de desarrollo industrial; es a través de un programa de esta naturaleza que se pueden plantear todas las acciones de estímulo y retribución al desempeño individual en el logro de los objetivos trazados por la empresa.
Una revisión somera de los instrumentos identificados en los párrafos anteriores arroja inmediatamente las siguientes conclusiones:
Los párrafos a continuación presentan de manera muy breve una propuesta dirigida a apoyar los esfuerzos de desarrollo de la capacidad de respuesta en la Pequeña y mediana Industria en línea con los aspectos tratados en este documento.
La mayor parte de los problemas que enfrenta la Pequeña y Mediana Industria (PyM) son tipificables, independientemente de la dimensión de la empresa o el sub-sector donde ésta se desempeña. Es reconocido el hecho de que el sector padece serias deficiencias en materia gerencial, procedimental y de manejo de la información (interna y externa). Por esta razón, estimamos que el diseño de acciones o programas que atiendan directamente algunas de estas deficiencias pudiesen contribuir a solventar las limitaciones enunciadas en la introducción.
Si bien resulta aventurado pretender que el adecuado manejo de la información representa “la solución” a los problemas de la competitividad en la Pequeña y Mediana Industria, no es menos arriesgado concebir una empresa”“innovadora” que no disponga de instrumentos eficaces de evaluación y análisis de su propio desempeño; que no maneje con agilidad y destreza la información técnica, administrativa y comercial generada como resultado de su operación. El manejo ágil, amplio y oportuno de la información productiva y comercial representa la piedra angular de una gestión tecnológica capaz de sustentar las funciones demandantes y/o generadoras de nuevos conocimientos dentro de una empresa, y por lo tanto, constituye el punto de partida para una comunicación fluida con el sector de I&D y para la implantación de cualquiera de los tantos programas de”“Productividad y Calidad” en boga en nuestro país.
El planteamiento anterior se inserta dentro de lo que hemos asomado como el ámbito fundamental de atención de la gestión tecnológica, y constituye el elemento diferenciador fundamental entre esta y la “Calidad Total”, el”“Justo a tiempo”, la”“Calidad de Gestión”, o cualquiera de los otros nombres que ahora se utilizan para identificar nuevas prácticas gerenciales derivadas del fenómeno japonés.
El desarrollo de instrumentos de manejo de información “a la medida” representa un proyecto de costo muy elevado para una pequeña o mediana empresa. Este, no obstante, puede ser emprendido si la inversión es “compartida” entre un número significativo de empresas de forma tal que el costo para cada una se reduzca a niveles manejables. Obviamente, bajo estas circunstancias, el instrumento debe ser lo suficientemente amplio y general para abordar necesidades fundamentales de un universo amplio de empresas.
Una vía alterna a los programas de apoyo a la PyMI en curso la representa la promoción, diseño, implantación y capacitación para el uso de instrumentos”“genéricos” de manejo de información. Evidentemente, resulta difícil pretender que una herramienta de este tipo resuelva la totalidad de los problemas específicos de una empresa. No obstante, el uso sistemático de instrumentos modernos de gerencia, aún de carácter genérico, deberá permitir, no solamente la solución de gran parte de esos problemas, sino que, adicionalmente, contribuirá a desarrollar lo que se ha dado por llamar “cultura empresarial innovadora”.
Los organismos o instituciones que actualmente diseñan o formulan programas de apoyo a la PyMI pudiesen asumir el costo de desarrollo de algunos sistemas básicos, y, posteriormente recuperar la inversión a través de la venta de los instrumentos creados, a precios accesibles, a un número importante de empresas pequeñas y medianas.
Las áreas de aplicación de instrumentos como los que se pretenden desarrollar son amplias y diversas. Consideramos de gran importancia elementos tales como:
* Sistemas de control de costos
* Sistemas de manejo de información técnica y operativa
- Producción
- Mantenimiento
- Control de calidad
* Sistemas de control de recursos humanos
* Registros de proveedores y clientes
* Sistemas de archivo de documentación
* Manuales de organización y procedimientos
* Modelos de análisis de costos
* Sistemas de control de inventarios
Obviamente, algunos de los instrumentos identificados arriba están disponibles comercialmente. No obstante, creemos que los mismos han sido concebidos de manera rígida y con una orientación de aplicación circunscrita a funciones de control productivo. El tipo de instrumento que creemos que debe desarrollarse se inserta dentro de una concepción de aplicación más amplia y flexible, orientada a una eventual correlación cruzada de datos de diferentes actividades o funciones.