ISSN 0798 1015

Vol. 38 (Nº 02) Año 2017. Pág. 1

El aprendizaje organizacional aplicado a procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería de una Universidad

Organizational learning applied to administrative processes in the Engineering Faculty of a University

Inés del Carmen MERIÑO Fuentes 1; Manuel Alfonso GARZÓN Castrillón 2

Recibido: 28/07/16 • Aprobado: 12/08/2016

Contenido

1. Introducción

2. Marco de referencia

3. Metodología

4. Resultados y discusión

5. Conclusiones

Referencias bibliográficas

Anexo No 1. Descripción y Comparativo de Modelos de Aprendizaje Organizacional

1. Introducción

Este artículo lo iniciamos con la descripción de la situación encontrada en la Facultad de Ingeniería de la Universidad, en la cual encontramos que  no usa adecuadamente la tecnología de información existente para organizar, almacenar y recuperar el conocimiento tácito, explícito y otros tipos de conocimientos generados por parte de las personas que están vinculados a esta unidad académica, de lo cual surgió la pregunta de investigación: ¿Qué Sistema de Gestión de la Información se debe diseñar a partir de un modelo de aprendizaje organizacional aplicado a los procesos administrativos de la Facultad de Ingeniería de la Universidad?

Para su desarrollo se utilizó una metodología cuanti-cualitativa, desarrollando un análisis documental de modelos de Aprendizaje Organizacional; de los procesos e indicadores que se manejan en la Facultad de Ingeniería y de herramientas tecnológicas existentes en la misma, también se llevó a cabo una investigación de campo (aplicando instrumentos de recolección de información) a los trabajadores de la Facultad de Ingeniería y otras unidades académico-administrativo equivalentes. Los instrumentos usados y validados, utilizaron una escala tipo Likert y para triangular se hizo uso de entrevistas. La prueba piloto que permitió validar la escala tipo Likert, se aplicó inicialmente a trabajadores de facultades distintas a la de Ingeniería. Se identificaron 124 procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería de la Universidad, logrando deducir la existencia de aprendizaje organizacional mediante un comparativo a partir de la escala tipo Likert aplicada y contrastada con el modelo de Aprendizaje Organizacional planteado por Garzón y Fischer (2006) y se diseñó un sistema de gestión de información basado en roles teniendo presente los procesos administrativos identificados.

2. Marco de referencia

El marco teórico está fundamentado en conceptos que son la base conceptual del presente trabajo y contextualiza al lector sobre los temas que soportan el problema y la solución planteada.

2.1. Complejidad

Con fundamento en Martínez-Miguélez (2011) y Gell-Man (1994) y siendo la Facultad de Ingeniería una unidad académico-administrativa dinámica y con muchas variables que la componen, la complejidad “se define como un sistema organizacional abierto en permanente cambio que aprende, se adapta, reacciona y evoluciona de acuerdo a las situaciones internas y externas que lo circundan”.

2.2. Dirección Estratégica (DE)

Para la investigación realizada, se define Dirección Estratégica como un conjunto de actividades predeterminadas  que marcan de forma organizada y coherente los procesos que se deben desarrollar al interior de una organización, teniendo presente  la actitud y cultura de los trabajadores, para que a partir de su  experiencia y conocimientos, permita tomar decisiones a nivel directivo” dado el carácter de la unidad académica o de análisis en la que se está realizando la investigación, Garrido (2006) y Johnson y Scholes (2001);  Menguzzato y Renal (1991), Garzón (2000), Hill y Jones (2005), Pearce y Robinson (2005), Thompson, Strickland y Gamble (2008) y Wheelen y Hunguer (2007).

2.3. Teoría de Recursos y capacidades

De acuerdo a los conceptos de Jonhson y Scholes (2001), López y Sabater (2000), se define la teoría de recursos y capacidades, como una serie elementos tangibles e intangibles, que deben ser asignados y controlados, de acuerdo a los distintitos procesos y actividades que se desarrollan al interior de una organización y que sean utilizados de forma efectiva.

2.4. Conocimiento

Es importante resaltar que el conocimiento organizacional se ha convertido en el recurso por excelencia y es considerado como estratégico. Con fundamento en Andrade y Gómez (2006), Nonaka y Takeuchi (1999), Martínez y Ruiz (2002 y 2004), se define el conocimiento como “las capacidades mentales que poseen los individuos fruto del aprendizaje adquirido por distintos medios”.

2.5. Gestión del conocimiento

Es importante resaltar que el conocimiento organizacional se ha convertido en el recurso por excelencia y es considerado como estratégico Con base en  Skyrme (1997) , Malhotra (2001), Carrión (2002) y Garzón (2006) Ruggles (1998), Alavi y Leidner (2001), Garrido (2006),  Argote et al. (2003) Malhotra (2001) se define Gestión del conocimiento como la capacidad que tiene una organización para que a partir de las capacidades del personal que labora en ella pueda generar, almacenar, recuperar y acceder al conocimiento con el apoyo de herramientas TI buscando la efectividad de la organización en un tiempo adecuado.

2.6. Aprendizaje organizacional

El aprendizaje organizacional posee varios modelos estructurales y procesales, algunos de los cuales se concentran en el manejo y almacenamiento de la información, aspectos importantes para la presente investigación y de los cuales se han seleccionado 10 modelos (Aprendizaje Experiencial), March y Oslen, 1975, (Niveles de Aprendizaje), Argyris y Schon, 1978 (Integración), Kim, 1993 (Cinco Disciplinas), Senge, 1990 (Aprendizaje como Procesamiento de la Información), Huber, 1991 (Acción, Reflexión, Diseminación), Shaw y Perkins, 1991(Espiral),  Nonaka,Takeuchi y Umemoto, 1996) con el fin de hacer un comparativo entre cada uno de ellos.

Para la construcción de la matriz, (Ver anexo 1) se analizaron diez (10) modelos y se observó que características comunes poseían, de tal forma que cada uno de ellos, se pudiera ilustrar de una forma rápida y amigable. Las especificaciones usuales que identifican este tipo de modelos y para el caso de la presente investigación, se tuvieron presente fueron: descripción, aspectos positivos, aspectos negativos, niveles y magnitudes de los distintos modelos; también se adicionó un ítem denominado otras variables, para aquellos modelos que poseían alguna(s) particularidad(es) a las establecidas inicialmente.

Descripción:

Hace referencia a una generalidad del modelo de aprendizaje organizacional. El análisis de esta variable será de tipo: Cualitativo descriptivo.

Aspectos Positivos:

Hace referencia a cada uno de los aspectos relevantes del modelo de aprendizaje organizacional en cuanto a sus ventajas. El análisis de esta variable será de tipo: Cualitativo descriptivo.

Aspectos Negativos:

Hace referencia a las desventajas del modelo de aprendizaje organizacional. El análisis de esta variable será de tipo: Cualitativo descriptivo.

Niveles:

Establece si el modelo considera o no los Niveles Individual, Grupal u Organizacional.   El análisis de esta variable será de tipo: Cualitativo Si/No.

Magnitudes:

Establece si el modelo posee o no las siguientes Magnitudes:  Forward o Feedback.   El análisis de esta variable será de tipo: Cualitativo Si/No.

Otras Variables o Dimensiones:

Hace referencia a alguna(s) variable(s) que le da(n) un sello particular a cada modelo El análisis de esta variable será de tipo: Cualitativo Si/No.

En lo que corresponde a la descripción: todos los modelos muestran una descripción del modelo que lo identifica, además toman como referencia para desencadenar o explicar la propuesta de su modelo el conocimiento tácito y explícito.

En lo que corresponde a los Aspectos Positivos o Fortalezas: un aspecto común, en cuanto a la ventaja, que poseen los modelos estudiados, es la búsqueda de una explicación a lo forma como ocurre o se crea el conocimiento y como se integra.

En lo que corresponde a los Aspectos Negativos o Desventajas: un aspecto común, en cuanto a las desventajas, es que la mayoría de los modelos no establece de manera clara la relación entre el aprendizaje individual y el aprendizaje organizacional.

Para cada uno de los niveles que se tuvieron presente es importante mencionar que, para el caso del nivel individual y grupal, el 89% de los modelos consideran estos aspectos dentro de sus modelos, para el caso del nivel organizacional, sólo lo considera el 45% de los modelos estudiados.

Para cada uno de las magnitudes que se tuvieron presente es importante mencionar que tanto para el forward como el feedback, sólo 11% de los modelos analizados consideran este aspecto.

Para el caso del aspecto denominado otras variables o dimensiones se puede observar que el 37% incorpora el aspecto de bucles, el 11% la magnitud correspondiente a la parte de inter-organización, el 11% las creencias, el 11% la memoria organizacional, el 11% las barreras del aprendizaje

De acuerdo a los conceptos de March y Oslen, 1975, Argyris y Schon, 1978, Kim, 1993, Senge, 1990, Huber, 1991, Shaw y Perkins, 1991, Nonaka,Takeuchi y Umemoto, 1996, los modelos de aprendizaje organizacional son representaciones abstractas del conocimientos que poseen los individuos o las equipos de trabajo de una organización, las variables internas y externas que influyen en los mismos. El modelo propuesto por Garzón (2006) se adecua para identificar y comparar los procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Magdalena.

De la revisión de literatura realizada y después de un proceso de integración, unión y fusión, teniendo en cuenta los aspectos que más se destacan y en los cuales están de acuerdo la mayoría de los autores, se determinó que la propuesta de Garzón (2006) señala cuatro (4)  variables (“fuentes de aprendizaje organizacional, sujetos del aprendizaje organizacional, cultura para el aprendizaje organizacional y condiciones para el aprendizaje organizacional”) y respectiva sub-variables (Competencias, Memoria Organizacional, Comunidades de práctica, Aprendizaje Individual, Aprendizaje en Equipo, Aprendizaje Organizacional, Aprendizaje Inter-organizacionales, Clima, Cultura, Estructura , Hombre, Los Hechos, Historias de aprendizaje, Experiencias, Supuestos compartidos, Experiencia, Experimentación, Los clientes, Los proveedores, La tecnología, Los practicantes, Las crisis, La observación y la reflexión y los  sistemas de información) las cuales se relacionan con tecnología y manejo de información explicitado como se puede observar en lo que corresponde a memoria organizacional y estructura, que son variables de análisis en la investigación.

Con base en los conceptos de March y Olsen (1976), Senge (1990), Amponsem (1991), Swieringa y Wierdsma (1992), Landier (1992), Kim (1993); Nevis et al. (1995); Revilla (1995); Nonaka y Takeuchi (1995); Andreu y Ciborra (1994, 1995, 1996). Confesora y Keops, (1998); Crossan, Lane y White (1999); Ahumada (2001);Sandelands (2002); Garzón y Fischer (2010) y Marquardt (2011); y teniendo en cuenta que el Aprendizaje Organizacional es una variable principal en esta investigación, se define como “el conjunto de conocimientos que poseen los individuos de una organización y que lo ponen al servicio de la misma, para que facilite el desarrollo de sus procesos, de tal forma que dicho conocimiento sea transmitido, almacenado, recuperado y compartido con otros miembros de la organización a partir de la experiencia que el conocimiento adquirido le proporciona.

2.7. Sistema de Gestión de la Información

Tomando como base a Moreiro (1998) se define Sistema de Gestión de la Información como la integración y gestión de la información que genera una organización aprovechando la tecnología, buscando facilitar los procesos misionales y estratégicos que posee la organización.

3. Metodología

El enfoque metodológico dado la problemática a abordar en la investigación es de carácter mixto, es decir cualitativo y cuantitativo. Cualitativo porque para su desarrollo, en lo que corresponde a la característica, se extraen los datos recolectados a  partir de la observación, entrevistas, revisión de documentos y de información, a nivel del proceso analiza realidades (unidad de análisis: Facultad de Ingeniería) y la muestra, recolección y el análisis son fases que se pueden realizan de manera simultánea y en lo que respecta a las Bondades dentro de la investigación se tiene presente la riqueza interpretativa ya que evalúa el desarrollo natural de los sucesos, es decir, no hay manipulación ni simulación con respecto a la realidad sino que está centrada en el entendimiento del significado de las acciones de los  trabajadores (Decano, Directores Técnicos, Técnicos Administrativos, Profesional Especializado, Profesional Universitario y Contratistas) y de la Universidad a través de la Facultad de Ingeniería, seleccionada como unidad de análisis. (Hernández-Sampieri et al., 2010).

Cuantitativa, porque tiene como característica fundamental la estadística, con el fin de analizar los datos representados mediante números producto de mediciones, que permitirán validar el nivel de aprendizaje organizacional en la Facultad de Ingeniería acorde a los procesos administrativos, mediante la aplicación de una encuesta que fue  validada, aplicada y procesada a través de una escala tipo Likert y la validación  entrevistas, en lo que corresponde al proceso es de carácter secuencial y a través de ella se analiza  la realidad objetiva (Facultad de ingeniería de la Universidad), ya que se siguieron unos pasos de acuerdo con ciertas reglas lógicas que se deben probar a partir de los  datos generados que poseen estándares de validez y confiabilidad y sus bondades se basan en la  predicción, ya que nos conduce a la aproximación o explicación de la realidad. (Hernández-Sampieri et al., 2010).

3.1. Proceso de obtención de datos y características de la muestra de análisis.

El trabajo empírico se llevó a cabo mediante el análisis de los datos obtenidos mediante un cuestionario aplicado a una muestra inicial de 54 trabajadores en la Universidad.

De igual forma se aplicaron varias entrevistas, previamente validadas, para analizar la percepción de los trabajadores sobre el nivel de aprendizaje organizacional en la Facultad de Ingeniería.

Los pasos seguidos para la construcción de la escala tipo Likert fueron: en primera instancia se utilizó una lista inicial de afirmaciones a partir de las escalas empleadas en las investigaciones de Garzón, et al. (2010), López, et al., (2012) y Real, et al., (2006), las cuales aplicaron una escala Likert, cuyos instrumentos tenían 138, 30 y 89 afirmaciones respectivamente. Se revisaron cada una de las afirmaciones, por partes de 2 (dos) asesores metodológicos y un trabajador de la facultad de ingeniería; para el caso de las afirmaciones equivalentes se dejaba la que mejor redacción tuviera. Luego se eliminaron afirmaciones, de manera aleatoria, al final se analizó que quedaran afirmaciones relacionadas con las 4 variables. La elaboración del primer instrumento de la investigación se realizó mediante cuadros metodológicos, para posteriormente estructurar la primera versión del instrumento que se iba a utilizar en la investigación propuesta. Para el estudio utilizamos un instrumento inicial con 90 afirmaciones.  Se asignó un puntaje total a los ítems según la dirección positiva o negativa de estos (confiabilidad); se sometió el ins­trumento a la prueba de validez; análisis de los ítems con base en el cálculo del valor escalar de cada aseveración.

Se aplicó una prueba piloto, la cual se envió a 40 directivos, profesionales y técnicos distintos a los que laboran en la Facultad de Ingeniería, vía web, previa conversación personal con cada uno de ellos. Los datos se procesaron utilizando el paquete estadístico IBM SPSS Statistics 21. Se hizo un análisis de fiabilidad y de validez de constructo del instrumento. Además, se realizó un análisis factorial con el fin de examinar la estructura factorial del instrumento. Se midió la variabilidad de los ítems respecto a la medida de tendencia central conocida como la media aritmética la cual fue de 314 puntos aproximadamente con una desviación estándar aproximada de 70.71. Se estudió la validez del constructo se analizaron varios aspectos: primero, se analizó la correlación entre los ítems con el fin de mirar aquellos con bajas correlaciones respecto al resto de la escala y posteriormente se hizo un análisis factorial exploratorio: Para ello se probaron los supuestos para este análisis (Barlett<0.01; Kayser-Meyer-Olkin = 0.97). Empleando el método de extracción de componentes principales con rotación varimax con el fin de maximizar la varianza entre factores. Quedan 52 Preguntas. Con estas afirmaciones el instrumento da una confiabilidad del 98.5%

Se aplicó la prueba definitiva a todos los trabajadores de la facultad, una vez aplicada y se obtuvieron los resultados, se optó por realizar un análisis de varianza para resaltar las variables resumen de las 52 afirmaciones empleadas en la encuesta, estos grupos de variable fueron: condiciones, cultura, fuente organizacional y niveles o sujetos; cuyo propósito fue determinar si los cuatro grupos de variable resumen producen alguna diferencia significativa en promedio diferente. Para las diferencias significativas se utilizó la prueba ANOVA.

4. Resultados y discusión

4.1. Resultados para cada variable

Condiciones: El atributo o variable Condiciones está compuesto por los componentes competencias y memoria organizacional cuyas calificaciones fueron las siguientes:

Cuadro 1 Calificaciones de las Sub-variables de la Variable Condiciones

Fuente: Elaborado a partir de SPSS Statistics 21

Cuadro 2. ANOVA de un factor-Calificaciones Variable Condiciones

Fuente: Elaborado a partir de SPSS Statistics 21

Se presenta el análisis de varianza para esta prueba con un nivel de significancia del 5%, el valor critico deF (1, 14, α=0,05)=4,6 y el cociente calculado 0,552. Se concluye con base en estos resultados muéstrales que no existen diferencias significativas entre competencias y memoria organizacional en términos de la variable condiciones. Se puede observar que el nivel de significancia (0,470) es mayor que  α (0,05) no se rechaza la hipótesis nula, por tanto, también se concluye que no existen diferencias significativas entre competencias y memoria organizacional en términos de la variable condiciones.  Se concluye que la variable Condiciones y sus sub variables contribuyen al aprendizaje en los procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería.

Cultura: El atributo o variable Cultura está compuesto por los componentes clima, cultura y estructura cuyas calificaciones fueron las siguientes:

Cuadro 3. Calificaciones de las Subvariables de la Variable Cultura

Elaborado a partir de la sumatoria de respuestas la encuesta

Cuadro 4. ANOVA de un factor-Calificaciones Variable Cultura

Fuente: Elaborado a partir de SPSS Statistics 21

Se presenta el análisis de varianza para esta prueba con un nivel de significancia del 5%, el valor critico de F (2, 5, α=0,05)=5,7  y el cociente calculado 0,062. Se concluye con base en estos resultados muéstrales que no existen diferencias significativas entre clima, cultura y estructura en términos de la variable cultura. Se puede observar que como el nivel de significancia (0,062) es mayor que el α (0,05) no se rechaza la hipótesis nula, por tanto, también se concluye que no existen diferencias significativas entre clima, cultura y estructura en términos de la variable cultura. Se concluye que la variable Cultura y sus sub variables contribuyen al aprendizaje organizacional en los procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería.

Fuente Organizacional: El atributo o variable Fuente Organizacional está compuesto por los componentes experiencias y tecnologías cuyas calificaciones fueron las siguientes:

Cuadro 5. Calificaciones de las Sub-variables de la Variable Fuente Organizacional

Fuente: Elaborado a partir de SPSS Statistics 21

Cuadro 6 ANOVA de un factor-Calificaciones Variable Fuente Organizacional

Fuente: Elaborado a partir de SPSS Statistics 21

Se presenta el análisis de varianza para esta prueba con un nivel de significancia del 5%, el valor critico de F (1, 9, α=0,05)=5,1 y el cociente calculado 0,058. Se concluye con base en estos resultados muéstrales que no existen diferencias significativas entre experiencias y tecnología en términos de la variable Fuente Organizacional.  Se puede observar que como el nivel de significancia (0,058) es mayor que el α (0,05) no se rechaza la hipótesis nula, por tanto, también se concluye que no existen diferencias significativas entre experiencias y tecnología en términos de la variable Fuente Organizacional. Se concluye que la variable Fuente Organizacional y sus sub variables contribuyen al aprendizaje organizacional en los procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería.

Niveles o Sujetos: El atributo o variable Niveles o sujetos está compuesto por los componentes aprendizaje en equipo, aprendizaje individual y aprendizaje organizacional cuyas calificaciones fueron las siguientes:

Cuadro 7. Calificaciones de las Subvariables de la Variable Niveles o sujetos

Fuente: Elaborado a partir de SPSS Statistics 21

Cuadro 8 ANOVA de un factor-Calificaciones Variable Niveles o sujetos

Fuente: Elaborado a partir de SPSS Statistics 21

Se presenta el análisis de varianza para esta prueba con un nivel de significancia del 5%, el valor critico de F (2, 14, α=0,05)=3,73 y el cociente calculado 0,919. Se concluye con base en estos resultados muéstrales que no existen diferencias significativas entre aprendizaje en equipo, aprendizaje individual y aprendizaje organizacional en términos de la variable Niveles o Sujetos.   Se puede observar que como el nivel de significancia (0,919) es mayor que el α (0,05) no se rechaza la hipótesis nula, por tanto, también se concluye que no existen diferencias significativas entre aprendizaje en equipo, aprendizaje individual y aprendizaje organizacional en términos de la variable Niveles o Sujetos.  Se concluye que la variable Niveles o Sujetos y sus sub variables contribuyen al aprendizaje organizacional en los procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería.

Además, para conocer la percepción de los funcionarios de la Institución de Educación superior objeto de estudio, se empleó (1) una escala tipo Likert para recoger información pertinente acerca de las 52 afirmaciones sobre los procesos administrativos llevados a cabo en la Institución para medir el nivel de aprendizaje organizacional. Los resultados de ésta se analizaron detalladamente por medio de técnicas de estadística multivariada con el fin de mostrar lo más relevante   y conocer así las afirmaciones más relevantes  mostradas por las respuestas dadas por cada participante según el rol desempeñado en la institución y (2) entrevistas relacionadas con la temática de aprendizaje organizacional, a los trabajadores; se tomaron aleatoriamente una muestra, conformada por el decano de la facultad, 5 directores técnicos, 6 técnicos administrativos y  4 contratistas.

Analizada todo el conjunto de la información se concluyó que en la facultad de Ingeniería existe Aprendizaje Organizacional asociado a sus procesos administrativos.

Una vez identificado la existencia del Aprendizaje Organizacional, se procedió a analizar el hardware y software de apoyo a los procesos de Aprendizaje Organizacional y para el caso de software, se analizaron variables que hacen que una herramienta se pueda considerar de apoyo a la Gestión de Conocimiento y por ende a una de sus variables como es el Aprendizaje Organizacional.

Algunas de las características que poseen las herramientas, podrían apoyan el proceso de Aprendizaje Organizacional, sin embargo, se construyó una matriz de evaluación para verificar, si las herramientas existentes en la institución y otras libres, serían efectivas para el apoyo

Dentro de las herramientas existentes en la institución que poseen características mínimas para evaluar, tenemos: Outlook, Project, Lync y One Note; dentro de las libres, seleccionadas para la evaluación tenemos: Limesurvey y Orfeo - Sistema de Gestión Documental.

Los aspectos evaluados fueron los siguientes Elementos Generales, Requerimientos de Sistema, Seguridad, Soporte y Desarrollo, Elementos Especiales y Tecnología. Dentro de la parte de Tecnología, se tuvieron presente características que identifican a las herramientas que soportan la gestión del conocimiento y por ende el Aprendizaje Organizacional dentro de ellas tenemos: FAQ, Tutoriales, Estructuración (Función Instant), Configuración Sencilla, Catálogo / Categorización, Foros, Gestión Documental, Wiki, Red Social, email, Calendarización, Workflow, Colaboración, Gestión de Contenido, Gestión de datos, Búsqueda Full Text, Solución de Problemas Guiados,  Gestión de Procesos, Tablero de Discusión, Características de Self Service, Self-Learning, Chat, Mensajería Instantánea, Gestor de Noticias, Portales/Blog y Estadísticas.

De acuerdo a las 26 características analizadas que presentaron información: Limesurvey un 50%, Lync un 58%,       One note un 38%, Orfeo un 61,5%, Outlook 50% y Project un 38%. Siendo Orfeo la que mayor cumplimiento de características posee y la que menos presentó fué Project y One Note.

Según los anteriores resultados las herramientas con licenciamiento que posee la Universidad o las licencias libres analizadas ninguna cumple con un porcentaje adecuado que satisfaga las necesidades de una herramienta de apoyo a la gestión del conocimiento o al aprendizaje organizacional.

4.2. Discusión de los resultados

De acuerdo a los planteamientos de Denzin (1970), existen cinco (5) tipos de triangulación: de datos, de investigadores, de métodos, de teoría y múltiple.

La discusión de resultados del trabajo de investigación se basó en la triangulación de métodos, dada la naturaleza metodológica de la investigación. Desde el punto de vista, cualitativo porque la toma de datos se dio a través de técnicas verbales (Entrevistas) y observacionales y desde el punto de vista cuantitativo porque los datos se recolectan mediante encuestas o bases estadísticas).

Con el fin de tener las rutinas administrativas que ejecutan los distintos tipos de funcionarios, y ser prácticos ante situaciones esperadas; se identificaron y caracterizaron 124 procesos administrativos en la facultad de Ingeniería de la Universidad, fruto de entrevistas a los trabajadores de la facultad y al análisis documental realizado.

La base teórica en la que se sustentó el presente trabajo fue el Modelo de Garzón, (2010), porque fue el que más se adaptó a los procesos administrativos e infraestructura de la Facultad de Ingeniería. Esto se hizo con fundamento al análisis realizado a 10 modelos de aprendizaje organizacional tomando como referentes los siguientes autores March y Oslen, 1975, Argyris y Schon, 1978; Kim, 1993, Senge, 1990, Huber, 1991, Shaw y Perkins, 1991, Nonaka, Takeuchi y Umemoto, 1996, Garzón y Fischer 2010.

• Las fuentes de aprendizaje organizacional abordadas para la comparación o análisis de los procesos administrativos de la Facultad de Ingeniería, tuvieron de referencia el modelo de Aprendizaje Organizacional de Garzón y Fischer (2010) de acuerdo a sus cuatro variables: Fuentes; Sujetos; Cultura y Condiciones. Considera 3 tipos de conocimientos: tácito, explícito y virtual.
• En la Facultad de Ingeniería se logró identificar distintos tipos de conocimiento y su conversión lo cual confirma parte de lo afirmado por Nonaka et al. (1999) y Choo (1998) quienes explican la conversión del conocimiento.
• Luego de realizar un Análisis de Varianza, a partir de los resultados de las 4(cuatro) variables asociadas al modelo de Garzón y Fischer (2009) y a las 52 aseveraciones planteadas y calificadas por los trabajadores de la facultad de ingeniería, se obtuvo que cada una de las variables de acuerdo a las sub-
• variables analizadas, no tuvieron diferencias significativas que permitieran refutar la hipótesis nula planteada, por tanto, se concluye que para cada variable se corrobora la existencia de aprendizaje organizacional en la facultad de Ingeniería. De los resultados del estudio se encontró que el nivel de Aprendizaje Organizacional para los procesos administrativos en la Facultad de Ingeniería, de acuerdo a las 4 (cuatro) fuentes del Modelo de Garzón y Fischer (2010) es:

• Relación significativa entre: competencias y memoria organizacional en términos de la variable condiciones; clima, cultura y estructura en términos de la variable cultura; experiencias y tecnología en términos de la variable Fuente Organizacional; aprendizaje en equipo, aprendizaje individual y aprendizaje organizacional en términos de la variable Niveles o Sujetos.

Lo anterior refuerza los planteamientos de Garzón y Fischer (2009) en cuanto a que, las 4 (cuatro) fuentes de su modelo permiten identificar el nivel de Aprendizaje Organizacional de acuerdo a las pruebas que se apliquen y análisis que se hagan.

Analizados los resultados de las entrevistas realizadas a la muestra de trabajadores, se obtuvo que se implementa, el Aprendizaje Organizacional (AO), en la Facultad de Ingeniería. Lo cual también refuerza los resultados obtenidos a partir de las pruebas y análisis realizados.

Para la investigación y analizada la tecnología que apoya el aprendizaje organizacional en la Facultad de Ingeniería, podemos observar que aunque existen algunos dispositivos hardware, software que apoyan las actividades y funciones, no existe una herramienta TI apropiada de apoyo al AO y que aproveche parte de las TI, por tanto se diseñó un Sistema de Gestión de Información basado en Roles que apoye el aprendizaje organizacional en la Facultad de Ingeniería de tal forma que los conocimiento generados a partir de los procesos administrativos sean compartidos y conocidos por todos los miembros de la facultad que tengan permisos para acceder al sistema. El diseño propuesto considera el hecho de que haya una realimentación permanente de la generación de conocimiento, así como su evolución y cambios a que haya lugar.

En la triangulación de orientación inductiva los datos y categorías cualitativas se incluyen como categorías nominales en técnicas de investigación cuantitativas como la encuesta.  De acuerdo a esto se tienen presente la siguiente discusión de resultados:

En la investigación realizada, los estándares de validación y confiabilidad existentes, a nivel estadístico, fueron los adecuados para:

La aplicación de la Escala Likert, la cual fue fundamental para el logro de los resultados de la investigación, los cuales permitieron determinar la comprobación de la existencia del aprendizaje organizacional en la Facultad de Ingeniería.

Que los resultados de la investigación obtenidos con la aplicación de la escala tipo Likert se realizaron pruebas estadísticas tipo descriptivas, análisis factorial, análisis de varianza y se utilizó la prueba ANOVA, que permitieron medir la validez de las afirmaciones sobre las características del aprendizaje organizacional.

4.3. La aplicación y posterior análisis de resultados de la entrevista.

Las técnicas para la obtención y procesamiento de datos, desde el punto de vista de métodos cualitativos y cuantitativos, permitió:

Identificar los tipos de conocimientos que poseen los trabajadores de la Facultad de Ingeniería, logrado mediante el análisis documental y de información, así como de los resultados y procesamiento de las entrevistas, donde se hicieron preguntas puntuales sobre este aspecto.

Identificar los procesos administrativos de la Facultad de Ingeniería de la Universidad, mediante el análisis documental, la observación directa y los resultados y procesamiento de las entrevistas, donde se hicieron preguntas puntuales sobre este aspecto.

Estudiar distintos modelos de aprendizaje organizacional mediante el análisis documental; los resultados de entrevistas donde se hicieron preguntas puntuales sobre el AO; así como los resultados de la aplicación de la escala tipo Likert,  a la que se le aplicó un análisis de varianza de acuerdo a las 4 variables asociadas al modelo de Garzón y Fischer (2009) y a las 52 aseveraciones planteadas y calificadas por los trabajadores de la facultad de ingeniería, se obtuvo que cada una de las variables analizada incluyendo las sub- variables, no tuvieron diferencias significativas, por tanto se obtuvo como resultado la existencia de aprendizaje organizacional en la facultad de ingeniería.

Analizar la TI existente en la facultad de Ingeniería, mediante el análisis documental, aplicación de entrevistas, observación directa, lo cual condujo al diseño de un sistema de gestión de la información basado en roles, para soportar el AO en la Facultad de Ingeniería de la Universidad.

4.4. Propuesta de diseño de Gestión de Información con base en un modelo de Aprendizaje Organizacional (AO)

Con base en los resultados obtenidos y el marco de referencia, se propone el diseño de Gestión de Información con base en un modelo de Aprendizaje Organizacional (AO) (ver figura 1) aplicado a los procesos administrativos de la Facultad de Ingeniería de la Universidad.

El diseño propuesto, fruto de la presente investigación, presenta los siguientes aspectos:

• Requisitos Funcionales
• Requisitos No funcionales
• Actores del Sistema
• Casos de Usos
• Arquitectura de Software
• Requerimientos del Sistema
• Estructura de la Base de Datos
• Modelo de la Interfaz Gráfica

4.5. Requisitos Funcionales

La Facultad de Ingeniería de la Universidad, requiere de un Sistema de Gestión de Información que, con base a un modelo de aprendizaje organizacional, apoye sus procesos administrativos.

• Administrar las actividades e información asociada a los procesos administrativos en la facultad de ingeniería, de acuerdo a las funciones de cada trabajador.
•  Manejar diferentes niveles de acceso y roles para los usuarios que van a interactuar con el Sistema, de tal manera que se garantice la seguridad de la información.
• Proporcionar un mecanismo de monitoreo y control del conocimiento asociado a los procesos administrativos en la facultad de Ingeniería.

4.6. Requisitos No Funcionales

En el presente proyecto (Sistema de Información Basado en Roles para apoyar el aprendizaje organizacional en la Facultad de Ingeniería de la Universidad) los requisitos no funcionales corresponden a las características que se enuncian a continuación:

• Usabilidad: El software será usado por diferentes usuarios de la Facultad de Ingeniería, que estén involucrados con el manejo de procesos en dicha unidad. El Software será comprensible, fácil de usar y de aprender a manejar. Requiere una experiencia mínima por parte de los usuarios en cuanto a la manipulación de herramientas web.
•  Confiabilidad: El Sistema será creado para que pueda ser utilizado 24*7*365, es decir que, ante cualquier fallo, se debe garantizar que éste siga funcionando con normalidad o que se pueda recuperar la información.
• Seguridad: El Sistema está dispuesto para ser accedido por todas las personas que deben utilizarlo; de igual manera, cada una de ellas, tienen los privilegios correspondientes, que garantizan que cada quien maneje los datos o la información que corresponde. Garantiza un entorno seguro a todos los usuarios.
• Rendimiento: El Desarrollo del producto garantiza un desempeño apropiado de acuerdo a los requerimientos establecidos por el cliente, así a como los recursos disponibles. De igual manera garantiza rapidez y mínimo tiempo de respuesta.
• Soporte: Este proyecto permite ser modificado; es decir puede incluir correcciones, mejoras o adaptaciones, de acuerdo a cambios en los requisitos y especificaciones funcionales.
• Flexibilidad:   Será capaz de hacer frente a futuros cambios en los requerimientos del usuario. Los cambios pueden ocurrir en los datos o en los procesos.
• Simple: El software cumple este atributo cuando está escrito con claridad y es fácil de entender esto es, está libre de sofisticados y complejos procesos.
• Interoperabilidad: El software será capaz de compartir recursos homogéneos y heterogéneos (distintos formatos, plataformas de hardware y software)
• Disponibilidad: es el porcentaje de tiempo que en el que el sistema es capaz de realizar las funciones para las que está diseñado

Figura No 1. Arquitectura del software propuesto

Fuente: elaborado por los autores (2015)

Propuesta plan de implementación de la gestión de Información con base en un modelo de Aprendizaje Organizacional (AO)

Para el desarrollo del proyecto se utilizará el Proceso Unificado de Rational (RUP - Rational Unified Process). El RUP es conjunto de actividades necesarias para transformar los requisitos del usuario en un sistema software. Su objetivo es entregar un producto software que satisfaga las necesidades del usuario, de forma eficiente y predecible.

Las actividades del Proceso Unificado de Rational destacan en la creación y el mantenimiento de modelos más que documentos sobre papel. Los modelos (especialmente aquellos especificados mediante UML) proporcionan representaciones ricas, desde el punto de vista semántico, del sistema software que se está desarrollando. Estos modelos pueden verse de muchas formas, y la información representada puede ser capturada instantáneamente y controlada electrónicamente. La razón subyacente al interés que pone el RUP en los modelos, antes que, en los documentos sobre papel, es minimizar la sobrecarga asociada con la generación y el mantenimiento de los documentos y maximizar el contenido de información relevante.

RUP divide el proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizan varias iteraciones en número variable según el proyecto y en las que se hace un mayor o menor hincapié en las distintas actividades.

5. Conclusiones

El análisis realizado a la Facultad de Ingeniería, determinan las siguientes conclusiones:

La facultad en su estructura orgánica, tiene definida 6 (seis) tipos de roles: Decano, Directores Técnicos, Técnicos Administrativos, Profesional Especializado, Profesional Universitario y Contratistas; con funciones definidas para los funcionarios públicos y actividades para los contratistas.

Los trabajadores con el ejercicio de las funciones y de las actividades generan experiencias que les permiten optimizar la responsabilidad en su desempeño. Los funcionarios valoran con alto nivel de significancia al conocimiento, poseen mecanismos para resguardarlo y tienen autonomía para utilizarlo en los programas académicos que conforman la facultad.

La caracterización de la Facultad de Ingeniería quedó determinada a través de las siguientes variables: Estudiantes de pregrado, postgrado, Proceso de acreditación y registros calificados de programas, Profesores de la facultad y su titulación, Trabajadores de la Facultad, Egresados de la Facultad, Relación con el entorno, Proyectos de Investigación e Infraestructura Física y Medios Educativos. Cada una de las variables tiene definidos indicadores, verificando su estado actual y considerando su impacto para la Universidad y la Facultad, contextualizando sobre los logros para cada una y pertinencia de las metas trazadas.

Los trabajadores de la facultad de ingeniería consideran tener sus procesos definidos. Fruto de ellos se identificaron 124 procesos administrativos, asociado a las actividades misiones y estratégicas de la Universidad, principalmente en la Facultad de Ingeniería. Los procesos administrativos se relacionaron con aspectos como la planeación, ejecución y verificación, de igual forma a varios factores como son Académico-Administrativo, Estudiantes, Calidad, Docentes, Graduados, Investigación, Extensión y Recursos Físicos y Financieros

El modelo de aprendizaje organizacional seleccionado, se articula con los procesos administrativos de la Facultad de Ingeniería, con fundamento en las siguientes conclusiones:

El análisis de las correlaciones entre cada una de las sub-variables de las 4(cuatro) variables del modelo de Garzón y Fischer 2010; determinó que no existen diferencias significativas entre cada una de las sub-variables que componen una variable. Con base a lo anterior, se confirma que en la Facultad de Ingeniería existe Aprendizaje Organizacional, aspecto corroborado con la percepción de los trabajadores, a través de los resultados de las entrevistas realizadas.

El manejo del Aprendizaje Organizacional, lo asocian, principalmente a la parte autodidacta, así como a la puesta en marcha de las situaciones que se le presentan. Los trabajadores valoran la importancia y trascendencia del Aprendizaje Organizacional, con alto nivel de significancia. La investigación concluye con el diseño de una propuesta de un Sistema de gestión de información para apoyar el AO, la cual se argumenta con base en las siguientes conclusiones:

El análisis realizado a los recursos tecnológicos a nivel de Hardware y Software permite determinar el apoyo que el uso de varios de esos recursos proporciona a las funciones y actividades propias de los trabajadores. Muchos de estos recursos, principalmente los de software poseen algunas funcionalidades específicas que apoyan alguna de las fases de la gestión del conocimiento y por ende el aprendizaje organizacional. Las más comunes son: herramientas ofimáticas de ayuda a la creación de documentos (procesadores de textos, generadores de imágenes, dibujos, etc., generadores de tablas, hojas electrónicas y otras utilidades), así como herramientas web de comunicación (navegadores y buscadores de contenidos, servicios http y XML, servicios web caché, correo electrónico, chats, redes sociales, entre otros), las cuales serán mejor aprovechadas, a partir del diseño de gestión de información propuesto.

Además, se analizaron herramientas de gestión de flujo de trabajo licenciadas y libres, que existen y son usadas en otra dependencia de la Universidad, para verificar si sus características lograban satisfacer los requerimientos básicos a nivel de tecnología software que debe tener una herramienta de apoyo al aprendizaje organizacional, lo que determinó también que se debía diseñar una propuesta propia.

Para que la comunidad de la facultad se beneficie del Conocimiento que poseen cada uno de sus compañeros se propone el diseño de un sistema de gestión de información basado en roles, es decir integrar en una sola plataforma digital colaborativa, bajo la filosofía de trabajo de una red social, mecanismos de interacción, para compartir el conocimiento e información de los miembros que acceden al sistema, dependiendo del rol que posean.

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Anexo No 1. Descripción y Comparativo de Modelos de Aprendizaje Organizacional

1. Ing. de Sistemas. Especialista en Servicios Telemáticos. Especialista en Desarrollo de Software. Magister en Ingeniería de Sistemas y Computación. Grupo de Investigación y Desarrollo en Tecnologías de la Información y Organizaciones. Profesora Universidad del Magdalena. imerino@unimagdalena.edu.co, imerinof@gmail.com

2. BA, D, MSc, PhD, Post PhD. Profesor Universidad Simón Bolívar. Director del Grupo de Investigación FIDEE. E-Mail: mgarzon2@unisimonbolivar.edu.co, manuelalfonsoigarzon@fidee.org