Espacios. Vol. 37 (Nº 36) Año 2016. Pág. 30

A gestão do conhecimento e de processos: Uma análise com softwares livres e/ou gratuitos de Business Process Management Suíte

Process knowledge and management: An analysis with free software and / or free of Business Process Management

Marcio Coutinho de SOUZA 1; Carlos Henrique ALEXANDRINO 2; Patrícia Vieira da SILVA 3; Allan Castro FERREIRA 4

Recibido: 21/09/16 • Aprobado: 30/09/2016


Conteúdo

1. Introdução

2. Referencial téorico

3. Softwares livres

4. Testes dos softwares

5. Resultados

6. Considerações finais

Referências

Apêndice


RESUMO:

Este estudo tem o objetivo de realizar uma análise comparativa com softwares livres e/ou gratuitos Business Process Management Suíte (BPMS) utilizados como ferramentas de auxílio aos sistemas de gerenciamento de processos de negócios. Para tanto tem-se como problema de pesquisa: Qual software livre e/ou gratuitos do tipo BPMS é mais adequado para a gestão de processos com enfoque em gestão do conhecimento? Desta forma realizou-se uma revisão bibliográfica e exploratória, em que foram realizados testes com softwares livres e/ou gratuitos BPMS com a finalidade de eleger o software mais adequado do ponto de vista da gestão do conhecimento e da gestão de processos. Por intermédio deste estudo visualizamos o quão relevante é a gestão do conhecimento aliada aos princípios da gestão de processos na disseminação do conhecimento nas organizações. A análise comparativa dos softwares BPMS permitiu indicar o Bonita BPM como o software mais adequado por apresentar maior capacidade e qualidade no atendimento aos requisitos analisados, necessários a um BPMS, em comparação aos concorrentes analisados.
Palavras Chaves: Gestão do Conhecimento. Gestão por Processos. Softwares Livres. Softwares Gratuitos.

ABSTRACT:

This study has the aim to accomplish a comparative analysis with free and/or gratuitous software Business Process Management Suite (BPMS) entitled Business process management system. For this purpose, as a research issue there is: Which free and/or gratuitous software of the BPMS kind is more adequate to process management with emphasis in knowledge management? Thus conducted a literature review and exploratory, where tests with free and / or Gratuitous software BPMS in order to choose the most appropriate software from the point of view of knowledge management and management processes were performed. Through this study we visualize how relevant knowledge management combined with the principles of management processes in the dissemination of knowledge in organizations. The comparative analysis of the BPMS software allowed indicate the Bonita BPM as the most suitable software due to its higher capacity and quality in meeting the requirements considered necessary to a BPMS, compared to the analyzed competitors
Key words: knowledge management. Free software. Gratuitous software.

1. Introdução

O século XX passou por muitas transformações sociais radicais e como consequências surgiram novas técnicas gerenciais como: reengenharia, terceirização, benchmarking, redução downsizing, gerenciamento da qualidade total e análise do valor econômico. Com estas transformações a sociedade das organizações necessita estar apta para mudanças constantes (Drucker, 1997).

Nos últimos anos de alta dinâmica do ambiente, empresas e organizações em geral devem atentar-se em especial a estas estratégias, as quais oferecem uma maior probabilidade de garantir seu sucesso e de ajudá-las a alcançar vantagens competitivas sustentáveis ao longo do tempo (Cepeda-Carrion et al.,2016).

Para Drucker (1997) o conhecimento assumiu o lugar do capital como fator de produção. Segundo o autor, cada organização deve ocupar-se da criação do novo, através de três práticas sistemáticas: O aperfeiçoamento contínuo de tudo aquilo que a organização faz; aprender a explorar seus conhecimentos; e aprender a inovar.

Neste contexto, emerge um modelo de gestão significativo, denominado gestão do conhecimento, que visa auxiliar as organizações nesta dinâmica contemporânea, administrando procedimentos metódicos de identificação, criação, renovação e aplicação de conhecimentos, que são essenciais para a existência de uma organização (Santos, 2001).

O processo de gestão do conhecimento auxilia as organizações a identificar, selecionar, organizar, divulgar e transferir informações importantes e experiências que fazem parte da biblioteca da organização onde eles são armazenados. Tem as suas raízes na aprendizagem organizacional e na inovação. Gestores de sucesso têm usado ativos intelectuais e reconhecido o seu valor (Desai & Rai, 2016).

Este processamento de informação é bem conduzido quando a organização possui uma gestão de processos. Pois, de acordo com Moreno (2012) “a integração da gestão do conhecimento aos processos de negócio visa não apenas proteger os ativos intangíveis de uma organização, como também, desenvolvê-los e aproveitá-los, estimulando a criação de produtos e serviços mais ajustados às necessidades dos clientes” (p. 206).

Nos últimos anos têm surgido novas propostas de gerenciamento de processos correlacionados a gestão do conhecimento, como o Business Process Management Suíte (BPMS) (Oliveira, 2010). O BPMS é “um ambiente integrado de componentes de software que automatizam o ciclo de vida de processos de negócio, desde a sua concepção e modelagem inicial, até a incorporação de melhorias (Capote, p. 226, 2015).

Os softwares BPMS permitem a visibilidade das informações dos processos entre todos os setores de uma organização, facilitando a tomada de decisão por parte dos gestores e adaptando os processos conforme a dinâmica de sua execução em tempo real (Hill, Cantara, Kerremans, & Plummer, 2007).

O BPMS ainda é pouco difundindo e compreendido por profissionais da área de informática, assim como nas próprias organizações (Burlton, 2001). Esta objeção é estímulo para esta pesquisa, que tem como objetivo analisar a aplicabilidade de softwares BPMS livres e/ou gratuitos quanto à gestão de processos com enfoque na gestão do conhecimento.

Ao realizar esta análise, pretendemos responder a pergunta: Entre as alternativas de sistemas de BPMS no mercado, qual software livre e/ou gratuito é mais adequado para a gestão de processos com enfoque em gestão do conhecimento?

2. Referencial téorico

2.1 Gestão e disseminação do conhecimento

À medida que evoluem as organizações acumulam uma série de experiências, informações e dados que podem ser descritos como o capital intelectual da organização. Transformar este capital intelectual ou conhecimento que está nas mentes dos profissionais, caracterizado como conhecimento tácito, em conhecimento explícito, conhecimento que possa ser representado por algum método ou mecanismo, é um dos maiores desafios para as organizações (Frozza et al., 2012).

Quase todos os trabalhos envolvem ‘trabalho de conhecimento’, e assim todos os funcionários são ‘trabalhadores do conhecimento’ (Drucker, 1997). O que significa que seu trabalho depende mais de seus conhecimentos do que a suas habilidades manuais. Isto significa que a criação, partilha e uso do conhecimento estão entre a maioria das atividades importantes de quase todas as pessoas em cada organização (Cong & Pandya, 2003).

A gestão do Conhecimento é caracterizada como a criação de um sistema de gestão cognitiva de fluxos, que permite os componentes de uma organização usar e enriquecer o seu conhecimento corporativo. Assim, a gestão do conhecimento possibilita que o conhecimento na organização seja localizado, formalizado, compartilhado, enriquecido e desenvolvido. Especificamente conhecimentos com características críticas e estratégicas (Boughzala & Ermine, 2004).

Para De Alvarenga Neto (2005) a gestão do conhecimento “vai além da pura gestão da informação por incluir e incorporar outros aspectos, temas, abordagens e preocupações, como as questões de criação, uso e compartilhamento de conhecimento” (p. 22).

Destarte, a gestão do conhecimento é uma abordagem sistemática para melhorar a capacidade da organização para mobilizar conhecimento, com o objetivo de melhorar o desempenho (Kok, Jongedijk, Troost, 2003). A seguir serão abordadas as formas de criação do conhecimento, que são a base para a gestão do conhecimento.

De acordo com Nonaka (1994) há quatro formas de criação de conhecimento. A primeira forma de criação do conhecimento é que permite converter o conhecimento tácito através da interação entre os indivíduos. Este processo de criação do conhecimento tácito, através da experiência compartilhada, é chamado de ‘socialização’. A segunda forma de criação de conhecimento é a reconfiguração de informações existentes através da triagem, acrescentando e recategorizando, o que pode levar a novo conhecimento. Este processo de criação de conhecimento explícito é referido como ‘Combinação’. O terceiro e quarto modos de criação do conhecimento referem-se a padrões de conversão envolvendo tanto conhecimento tácito quanto explícito. Estes modos de conversão capturam a ideia de que os conhecimentos tácitos e explícitos são complementares e podem expandir ao longo do tempo através de um processo de interação mútua.

Esta ação abrange duas distintas operações. Uma delas é a criação de conhecimento tácito em conhecimento explícito, que será chamado de ‘Externalização’. A outra é a conversão do conhecimento explícito em conhecimento tácito, que tem algumas similaridades com a noção tradicional de ‘aprendizagem’ e será referido aqui como ‘internalização’ (Nonaka, 1994).

A figura 1 ilustra os quatro modos de criação do conhecimento.

Capturar

Figura 1- Modos de criação do conhecimento
Fonte: Adaptado de Nonaka (1994).

Um modo de implantar a gestão da criação do conhecimento organizacional é criar um ‘campo’ ou uma ‘equipe de auto-organização’, no qual os membros individuais colaboram para criar um novo conceito. A criação do conhecimento organizacional é um processo contínuo, sem fim. Uma organização deve convergir este processo, em algum ponto, a fim de acelerar o compartilhamento do conhecimento criado para além do limite da organização (Nonaka, 1994).

Junior et al. (2005) diz que “para o processo de criação do conhecimento é necessário um contexto específico em termos de tempo, espaço e relacionamento com os outros” (p. 23). Este contexto específico em termos de tempo e espaço é denominado ‘Ba’ e foi baseado num conceito que foi originalmente proposto pelo filósofo japonês Kitaro Nishida e foi desenvolvido por Shimizu. O ‘Ba’  é definido como um contexto em que o conhecimento é compartilhado, criado e utilizado (Nonaka, Toyoma & Konno, 2000).

O ‘Ba’ tem uma natureza complexa e está em constante mudança. Não necessariamente tem que ser um ambiente físico. O ‘Ba’ ainda é um lugar aberto onde os participantes com seus próprios contextos podem ir e vir, e o contexto compartilhado ‘Ba’ pode evoluir continuamente (Nonaka, Toyama & Konno, 2000).

Portanto, a gestão do conhecimento tem o próposito de organizar as políticas, processos e ferramentas que auxiliam na criação, transmissão e compartilhamento do conhecimento por toda a extensão da organização (Terra, 2005). Potencializando a organização com capital intelectual e fornecendo bases para que a mesma esteja preparada para mudanças constantes.

2.2. Gestão de processos

Na década 1990, as organizações foram encorajadas a pensar em termos de processos em vez de funções e procedimentos. Um processo é um conjunto de tarefas ou atividades a desenvolver que: Tem entregas a clientes externos ou internos; responde a eventos que ocorrem (gatilhos); pode envolver várias unidades organizacionais (que poderiam ser terceirizadas); cria valor (Stavenko, Kazantsev & Gromoff, 2013).

Já a gestão de processos de negócios é uma abordagem abrangente para a implementação dos objetivos de uma organização. Concentra-se em otimizar os caminhos dos processos de negócios que são executados nas organizações, a fim de aumentar a eficácia das operações (Lemańska-Majdzik & Okręglicka, 2015).

A modelagem é considerada a ferramenta básica da gestão de processos, trata-se da representação gráfica do sequenciamento de atividades que representará, de maneira clara e objetiva, a estrutura e o funcionamento básico dos processos. Ou seja, a modelagem é uma atividade-meio que viabiliza a gestão por processos (Pavani Júnior & Scucuglia, 2011).

Muitos acreditam que o trabalho de mapear e/ou modelar processos encerra a atividade de gerir processos, na verdade, dá início à gestão (Pavani Júnior & Scucuglia, 2011). O Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio, Corpo Comum de Conhecimento (CBOK, BPM) (2013) diz que o “gerenciamento de processos de negócio (BPM- Business Process Management) representa uma nova forma de visualizar as operações de negócio que vai além das estruturas funcionais tradicionais (p. 33).

Pacheco (2012) afirma que a gestão do conhecimento e a gestão de processos concentram-se quanto à criação de conhecimento como forma de possibilitar a melhoria contínua. Quanto à gestão do conhecimento com ênfase em gestão de processos, um ambiente usualmente utilizado para disseminar diagramas de fluxo modelados dentro das organizações são os softwares de apoio à gestão.

Nonaka (1994) discursa que para que o conhecimento seja disseminado de modo eficaz em uma organização é necessário um ambiente propício para este fim, denominado ‘Ba’ e caracterizado na seção anterior. A atual conexão dos algoritmos existentes nos mecanismos para integração entre softwares e daqueles disponíveis nas ferramentas de gerenciamento e controle dos fluxos de trabalho foi o lanço motivador para a criação de uma recente ferramenta para gestão dos vastos, complexos, duradouros e dinâmicos processos de negócios, designada de Business Process Management System (BPMS) (Fischer, 2002).

Estes softwares funcionam como o ‘Ba’ e podem ser chamados de soluções de gerenciamento de processos de negócios ou Business Process Management Suite/System (BPMS), que na verdade, trata-se de um conjunto de ferramentas tecnológicas para auxílio à gestão dos processos de negócio (modelagem, execução, controle e monitoramento).

Sistemas de gestão de fluxo de trabalho existentes referem-se à primeira geração de BPMS e têm a capacidade de delegar tarefas de negócios para as pessoas certas, no momento certo, usando a informação certa. O BPMS pode alcançar tal objetivo somente se ele oferece vários serviços de gerenciamento de tarefas. Entre estes serviços, a modelagem adequada dos processos de negócios é o mais essencial. Também é de grande importância o suporte para análise, a fim de verificar, avaliar e modificar processos e estruturas organizacionais. Além disso, um BPMS deve suportar o uso de conhecimentos sobre a consciência e inconsciência de software integrado (Karagiannis, 1995).

No entanto, Pavani Júnior & Scucuglia  (2011) afirmam que a organização deve estar atenta à escolha correta desta ferramenta de auxílio, pois um erro comum observado no mercado é a rotulação de novos softwares como ‘Solução em sistema de gestão’. No entanto, um software por mais espetacular e integrado que possa ser, será apenas um software capaz de disseminar e automatizar rotinas de processos de negócio. Se esta ferramenta tecnológica não estiver em total consonância com a cultura organizacional da gestão de processos, a ferramenta por si só não trará nenhum benefício, estando à organização sujeita a ocorrência da ‘automação de erros’.

Logo, implantar a gestão de processos em uma organização é, portanto, algo preliminar à qualquer outra iniciativa que possa agregar valor à gestão integrada. “Adquirir softwares sem antes identificar e melhorar os processos de negócio é um tiro no pé, é como construir uma casa em cima de um pântano” (Pavani Júnior & Scucuglia, 2011, p. 300).

De Sordi (2012) complementa que há carência de pesquisas sobre BPMS no campo administrativo e que práticas de gestão do conhecimento são muito importantes para a evolução dos processos de negócios. Desta forma, considera-se oportuno o desenvolvimento do presente estudo para delinear funcionalidades desejáveis de softwares BPMS, com objetivo de apontar a melhor solução gratuita para auxiliar a geração do conhecimento a respeito dos processos de negócios.

3. Softwares livres

Dentre os vários tipos de softwares BPMS, os softwares livres crescem cada vez mais na participação desse mercado. A opção por softwares livres não baseia apenas no fato de ser gratuito, mas também em algumas vantagens que estes apresentam em relação aos softwares licenciados.

Em 1983, Richard Stallman criou a General Public License (GNU) que é um projeto para criar um sistema operacional livre, aberto para codificações e modificações. Um documento que garantiu aos usuários a liberdade de executar, estudar, aperfeiçoar e distribuir cópias dos softwares livres. Dois anos depois surge a Free Software Foundation (FSF) que é uma fundação que apoia o movimento GNU (Julião & Rocha, 2012).

Conforme defendido pela FSF, software livre refere-se à liberdade de pensamento e não quanto ao preço. O usuário tem acesso ao código-fonte, o que permite editar o programa visando seu aperfeiçoamento, podendo distribuir gratuitamente ou comercializar as cópias do software. Quando os proprietários comercializam ou disponibilizam os softwares, mas não liberam o acesso ao código-fonte, este é denominado software proprietário (Julião & Rocha, 2012).

O software livre é uma importante ferramenta para a propagação do conhecimento e para a inovação, pois permite que os usuários tenham acesso à sua programação para estudá-la e, a partir dela, possam modificar, adaptar e inserir novas funções de acordo com as suas necessidades. O conhecimento já produzido fica acessível e serve de base para a produção de novos conhecimentos (Falcão et al., 2005).

Silver (2006), diz que o BPMS rompe obstáculos para transmitir de ponta a ponta eficiência, velocidade, reverência e visibilidade para percorrer os processos pelas áreas funcionais da organização. Até mesmo quando não consolidado integralmente, O BPMS pode conduzir efeitos significativos para a organização.

Segundo De Sordi (2012), para que os softwares BPMS fomentem a gestão do conhecimento é necessário que estes apresentem funcionalidades que promovam a internalização, socialização, externalização e combinação do conhecimento.

A internalização pode ser promovida por funções que identifiquem imprevistos, gargalos ou realização de simulações. A socialização pode ser obtida por funções que permitam a participação dos envolvidos apontando problemas ou oportunidades. Como funcionalidade de externalização pode-se apresentar manuais, instruções on-line e opções de trabalho colaborativo. Por fim, a combinação pode ser promovida por funcionalidades que permitam o gerenciamento das versões dos processos. Tais características serão analisadas nos softwares abordados nesta pesquisa.

3.1. Caracterização dos softwares selecionados para pesquisa

Quanto à forma de abordagem do problema esta é uma pesquisa qualitativa. Na pesquisa qualitativa “não há preocupação em comprovar hipóteses previamente estabelecidas, porém estas não eliminam a existência de um quadro teórico que direcione a coleta, a análise e a interpretação dos dados” (Prodanov & Freitas, 2013, p. 71).

Quanto aos fins este estudo é exploratório. Pois, “tem como finalidade proporcionar mais informações sobre o assunto que vamos investigar, possibilitando sua definição e seu delineamento” (Prodanov & Freitas, 2013, p. 51).

Quanto aos meios, utilizou-se de levantamento bibliográfico. Segundo Gil (2002) a pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos (p. 44).

Desta forma, foram realizados testes com softwares livres e/ou gratuitos BPMS com a finalidade de eleger o software mais adequado do ponto de vista da gestão do conhecimento.

A seleção das ferramentas para este trabalho tomou como base a Pesquisa Nacional em Gerenciamento de Processos de Negócios - ABPMP Brasil do autor Souza Junior (2015), divulgada pela revista BPM Global Trends, que lista 24 ferramentas mais utilizadas por empresas brasileiras para a modelagem e automação dos processos. Dentre as 24 ferramentas listadas, apenas duas são softwares livres, Bonita BPM e Intalio BPM. Já entre os softwares gratuitos, a ferramenta mais utilizada por empresas nacionais foi o Bizagi Modeler.

Desta forma, optou-se por realizar uma análise comparativa entre a ferramenta líder no mercado nacional e os dois softwares livres descritos a seguir:

  1. Bizagi Modeler: Criado pela Bizagi. É um freeware que apresenta soluções de modelagem, simulação e disseminação de processos.
  2. Bonita BPM: Criado em 2001 pela BonitaSoft, funciona nas plataformas Windows, Linux e Mac. Possui licença General Public License (GPL). Apresenta soluções para modelar, simular, automatizar e monitorar processos.
  3. Intalio Community: Criado em 1999 pela Intalio Inc e oferecida em software livre. Apresenta soluções gratuitas para modelar, simular, disseminar e automatizar processos.

4. Testes dos softwares

A partir da pesquisa bibliográfica foram identificados diversos requisitos necessários a um software BPMS. Porém este trabalho tem o objetivo de avaliar qual software livre ou gratuito é o mais adequado para a gestão de processos com enfoque em gestão do conhecimento? Desta forma, os requisitos foram classificados em 2 grupos:

  1. Requisitos fundamentais: aqueles referentes às características do software importantes à gestão do conhecimento.
  2. Requisitos secundários: as funcionalidades úteis que facilitam a operacionalização da ferramenta, mas não necessariamente relacionadas à gestão do conhecimento.

Adaptado de Marques & Silva (2012), De Sordi (2012), Souza Junior (2015) & Business Process Management Initiative (2015), elencaram-se os requisitos, conforme quadro 1:

Quadro 1: Requisitos necessários aos softwares BPMS com foco na gestão do conhecimento.

PROCESSO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO

REQUISITOS FUNDAMENTAIS:

FUNCIONALIDADES BÁSICAS

A ferramenta deve permitir modelar processos empregando a notação BPMN.

Model driven design: A ferramenta deve possibilitar que a execução do processo seja estabelecida de modo direto a partir do modelo BPMN, sem a imposição de modelos adicionais.

Construção completa de aplicações sem requerer programação convencional: A ferramenta deverá permitir que o processo seja inteiramente descrito sem exigir a criação de programas em linguagens tradicionais (Java ou Net), exceto para uso de Web Services e para integração com aplicações existentes.

A ferramenta deve possibilitar a moderação de acesso via senha e a gerência das concessões de níveis de acesso para cada usuário conforme a segurança necessária para cada perfil.

AMBIENTE DE SOCIALIZAÇÃO

A ferramenta deve possuir alguma funcionalidade que permita aos envolvidos no processo opinarem acerca dele.

Funcionalidades da ferramenta disponíveis para uso pelas aplicações: A ferramenta deve permitir que sua funcionalidade possa ser acionada através de Web Services, possibilitando assim uma integração mais ampla do mundo externo ao BPMS. Ex: possuir web serviço para indicação de problema ou sugestão de melhoria referente aos processos.

Possuir registro e histórico de opiniões: A ferramenta deve possuir um sistema de registro das opiniões dos envolvidos, um histórico dos debates e discussões a respeito dos processos.

Web: A ferramenta deverá ser 100% web. Todas as funcionalidades devem poder ser utilizadas via web?

AMBIENTE DE EXTERNALIZAÇÃO

Manuais de Instruções Online: A ferramenta deve permitir publicar manuais de instruções ou Procedimentos Operacionais Padrões (POP’s) na web, referentes aos diagramas de processos organizacionais.

Facilidade para trabalhos colaborativos: A ferramenta deve permitir que diferentes pessoas participem pela internet de discussões e análises acerca dos processos publicados na web.

Suporte à Gestão Eletrônica de Documentos: A ferramenta deve conter recursos de integração de documentos aos processos, permitindo a tramitação eletrônica dos mesmos.

Publicação de Documentos na WEB: A ferramenta deverá permitir a publicação e compartilhamento da documentação dos processos em ambiente WEB.

AMBIENTE DE COMBINAÇÃO

Gerenciamento das versões dos processos: A ferramenta deve permitir compartilhar as versões atuais e as versões históricas dos diferentes processos. Deve registrar o histórico de alterações nas versões dos processos.

Biblioteca de objetos - Filtros de pesquisa de atividades e processos: A ferramenta deve ter uma biblioteca de objetos.  Permitir pesquisar e filtrar atividades e processos no ambiente compartilhado.

Possuí serviços de colaboração em Nuvem: A ferramenta deve permitir salvar os processos em nuvem, compartilhar, bate papo em tempo real e trabalhar off-line.

Ambiente colaborativo de conteúdo: A ferramenta deverá permitir o monitoramento de edições e versões nos documentos e processos assim como o registro de alterações advindas de colaboradores.

AMBIENTE DE INTERNALIZAÇÃO

Visualização gráfica da execução do processo: A ferramenta deve permitir que iminências na execução dos processos sejam visualizadas em tempo real, demonstrando o ponto onde o processo está, bem como o gráfico correspondente ao modelo do processo, informações históricas de execução.

Monitoramento do processo: A ferramenta deverá possuir um Business Activity Monitoring (BAM) provendo em tempo real informações sobre o processo e transações.

Permitir Simulação: A ferramenta deverá permitir a simulação dos processos modelados, permitindo assim a comparação de cenários, comparação de indicadores até obter o resultado desejado.

Permitir identificar gargalos: A ferramenta deve permitir identificar atividades que estejam reduzindo a capacidade produtiva do processo, introduzir dados referentes ao tempo de excussão das atividades e notificar o gestor.

Permitir identificar imprevistos e excussões: A ferramenta deve permitir pontos de saída para o processo, no caso de ocorrência de eventos diferentes das alternativas previstas no fluxo do processo.

Representação dos indicadores: A ferramenta deverá permitir um local para declarar, documentar e coletar os indicadores de um processo, também deverá ter a representação dos indicadores em relatórios Dashboards.

REQUISITOS SECUNDÁRIOS:

FACILIDADES OPERACIONAIS

Ambiente Único: A ferramenta deverá possuir um único ambiente contendo: camada de aplicação, camada de processos, formulários e integrações para o desenvolvimento das automatizações.

Dicionário de termos: A ferramenta deve possuir funcionalidade equivalente à de um dicionário de dados, que descreva todos os dados e bases de dados usados pelas aplicações construídas com o BPMS.

Suporte local no Brasil: O fornecedor da ferramenta deve ter escritório ou representante no Brasil, com capacidade de prestar suporte por telefone ou presencialmente.

Interação com o BPMS para usuários e modeladores em português: As telas da ferramenta que serão usadas por modeladores ou usuários finais deverão estar em português - Brasil.

Integração com Sistemas WebService: A ferramenta deve possibilitar transformar workflows em aplicações Web automatizados, com formulários e passagem de parâmetros, com integrações com aplicações Java.

Interface gráfica para construção de formulários: A ferramenta deve possuir um assistente para auxiliar a construção de formulários.

Capacidade de definir e manter regras de negócio externas ao desenho do processo: A ferramenta deve permitir que regras de negócio definidas externamente ao processo sejam definidas e mantidas para auxiliar a tomada de decisão.

Plataforma de execução móvel: A ferramenta deverá permitir a execução em ambiente móvel como Iphone, Androide e Tabletes em geral.

FONTE: Adaptado de Marques & Silva (2012), BPMI (2015), De Sordi (2012) & Souza Junior (2015).

A avaliação das ferramentas realizou-se a partir da:

  1. Comparação de requisitos necessários a um software BPMS, analisando-se a capacidade em atender aos requisitos, a partir de informações coletadas junto a fornecedores.
  2. Teste prático - Modelagem de um processo piloto para avaliação da qualidade da ferramenta no que se refere ao atendimento dos requisitos relacionados a ergonomia, interface, facilidade de utilização e aprendizado.

Para avaliar a ferramenta mais adequada, foram estabelecidas notas para os requisitos analisados, referentes aos softwares BPMS, com foco na gestão do conhecimento. As notas foram estabelecidas conforme os valores presentes no quadro 2:

Quadro 2: Notas estipuladas para fins de comparação qualitativa dos softwares quanto ao atendimento dos requisitos

-

REQUISITOS FUNDAMENTAIS

REQUISITOS SECUNDÁRIOS

ATENDE PLENAMENTE?

 

Atribuísse Nota 5

 

Atribuísse Nota 3

ATENDE PARCIALMENTE?

 

Atribuísse Nota 3

 

Atribuísse Nota 1

NÃO ATENDE

Nota 0

Fonte: Elaborado pelos autores

No que diz respeito ao teste funcional, o processo piloto, denominado ‘Requisição de Veículo’, foi modelado utilizando-se a notação BPMN. Este processo é executado em uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES), com campus situado na cidade de Teófilo Otoni – MG. O processo é executado pelos servidores da instituição para fornecer o serviço ‘Utilização de Veículos Oficiais’ aos docentes e discentes do órgão.

Na Figura 2 tem-se o processo utilizado para avaliação prática e comparação das ferramentas, modelado em BPMN:

Figura 2– Processo ‘requisição de veículo’ modelado em bpmn utilizado para avaliação prática e comparação dos softwares.
Fonte: Elaborado pelos autores

5. Resultados

A partir do somatório das notas para cada software (Apêndice), as ferramentas receberam a seguinte pontuação, conforme o quadro 3:

Quadro 3: Classificação dos softwares

Classificação

Software BPMS

Nota Total

Bonita BPM

121

Intalio BPM

112

Bizagi Modeler

105

  Fonte: Elaborado pelos autores

Descreveu-se no quadro 4, os principais resultados, aspectos positivos e negativos de cada software, observados a partir da análise prática, referente a aspectos de qualidade como: ergonomia do ambiente de desenho e compartilhamento web, facilidade de utilização, recursos gerais do software, entre outros.

Quadro 4: Principais pontos positivos e negativos dos softwares BPMS

Ferramenta

Pontos positivos

Pontos negativos

Bizagi Modeler (Gratuito)

  • Ferramenta de fácil utilização e aprendizado.
  • 100% em português, com descrições autoexplicativas.
  • Possuí ótima interface para modelagem e compartilhamento Web, e funcionalidades na Nuvem.
  • Para utilização por muitos usuários, a ferramenta deixa de ser gratuita.
  • Para ter acesso a funcionalidades extras como: automatização de processos via aplicações web, formulários web 2.0, monitoramento em tempo real – BAM e adicionar regras de negócio extras ao processo, a ferramenta deixa de ser gratuita.
  • O software não possuí código livre.

Bonita BPM

(Livre)

  • Software com código aberto;
  • Fácil manuseio.
  • Acesso a todas as funcionalidades avançadas, como: automação - formulários web 2.0, monitoramento e regras extras, na versão gratuita, com suporte via comunidade aberta.
  • Ergonomia e interface poderiam ser melhores.
  • Interface com alguns comandos em inglês outros em português
  • Para obter suporte personalizado, de forma a adequar rapidamente às funcionalidades da ferramenta à empresa, é necessário pagar.

Intalio Community

(Livre)

  • Software com código aberto;
  • Fácil utilização, boa ergonomia e interface.
  • Permite automatização de atividades via aplicações WebService, com criação de formulários web 2.0.
  • Interface com alguns comandos em inglês outros em português;
  • Para funcionalidades mais avançadas, como a de monitoramento em tempo real – BAM e para adicionar regras externas ao processo, a ferramenta deixa de ser gratuita.

Fonte: Elaborado pelos autores

A solução BPMS com maior pontuação na comparação qualitativa, no que se refere à capacidade e qualidade no atendimento aos requisitos elencados, foi o software Bonita BPM. Logo, isto indica que trata-se de uma ferramenta com maior número de recursos disponíveis, em comparação aos concorrentes analisados, para desenvolver as atividades inerentes à gestão de processos com foco na gestão do conhecimento. Em todos os processos de gestão de conhecimento este software apresentou melhor desempenho, sendo o mais completo.

Porém a ferramenta Bonita BPM ficou atrás de seus concorrentes em quesitos como: ergonomia, facilidade de utilização e interface gráfica. Neste aspecto o software Bizagi Modeler foi o mais adequado, por possuir ótima interface para modelar e disseminar conhecimento; nos processos de gestão de conhecimento referentes à ‘socialização’, ‘externalização’ e ‘combinação’ este foi muito bem avaliado. Outro software que apresentou um desempenho relevante foi o Intalio Community. Esta ferramenta, além de contar com as funcionalidades essenciais de modelagem e disseminação, conforme o Bizagi Modeler, também apresentou expertise adicional para criação de formulários e automatização de processos.

6. Considerações finais

Em relação ao problema inicial da pesquisa: Dentre as alternativas de sistemas BPMS no mercado, qual software livre e/ou gratuito é mais adequado para a gestão de processos com enfoque em gestão do conhecimento? Pode-se concluir com base nos resultados que a ferramenta mais adequada para esta finalidade é a denominada Bonita BPM.

Porém, vale destacar que os resultados deste trabalho quanto à escolha da melhor ferramenta, são altamente volúveis, ou seja, podem mudar com certa frequência. A capacidade e a qualidade na adequação dos softwares quanto aos requisitos necessários elencados nesta pesquisa podem variar constantemente, devido ás novas atualizações nos programas ou em virtude de decisões dos fornecedores quanto à liberação gratuita ou não de determinada funcionalidade.

Desta forma, a pesquisa realizada destaca-se por sua utilidade e importância no que se refere ao planejamento necessário a ser adotado, para escolha correta de softwares BPMS de auxílio à gestão e não necessariamente no poder de indicar a melhor ferramenta. O presente estudo trouxe evidências de que a adoção de uma ferramenta BPMS contribui para o crescimento das práticas de gestão de processos e de gestão de conhecimento, logo deve ser escolhida com base em critérios bem planejados para obter-se êxito.

É importante frisar que a escolha e a implantação do BPMS mais adequado às necessidades da organização, por si só, não trarão em plenitude os benefícios esperados pelos gestores. O software é apenas uma ferramenta de auxílio à gestão, que necessita de diversas atividades de apoio para sua correta utilização. O trabalho de cada pessoa na gestão diária dos processos da organização é que faz a diferença na busca pela excelência.

Portanto, para obter os benefícios referentes à gestão de processos e do conhecimento é necessário o engajamento de todos os colaboradores, pois a adoção de um novo sistema de gestão promove mudanças culturais drásticas, que demandam muita paciência e persistência na conscientização e no desenvolvimento do trabalho.

Para pesquisas futuras, sugere-se o teste de um número maior de softwares livres e/ou gratuitos, seguindo o mesmo método exposto neste artigo. O ideal é comparar quantidade maior possível de ferramentas BPMS, não apenas os três mais utilizados no Brasil.

Referências

Boughzala, I., & Ermine, J. L. (2004). Management des connaissances en entreprise. Hermes Science.

Business Process Management Initiative. Recuperado de: http://www.bpminstitute.org/

Burlton, R. (2001). Business process management: profiting from process. Pearson Education.

Capote, G. (2015). Guia para formação de analistas de processos. Business Process Management. Rio de Janeiro: Bookess.

CBOK, BPM. (2013). Guia para gerenciamento de processos de negócio corpo comum de conhecimento, versão 3.0.

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Apêndice:

 

PROCESSO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO

REQUISITOS FUNDAMENTAIS:

NOTA BIZAGI

NOTA BONITA

NOTA INTALIO

FUNCIONALIDADES BÁSICAS

Integração com notação BPMN?

5

5

5

Model driven design

5

5

5

Construção completa de aplicações sem requerer programação
convencional

5

5

5

Controle de acesso e permissões sobre níveis de utilização

5

5

5

AMBIENTE DE SOCIALIZAÇÃO

Possui instâncias que permitem aos envolvidos no processo indicar ao gestor algum problema ou oportunidade?

5

5

5

Funcionalidades da ferramenta
disponíveis para uso pelas aplicações

5

5

5

Possuir registro e histórico de opiniões.

5

5

5

Web

3

3

3

AMBIENTE DE EXTERNALIZAÇÃO

Manuais de Instruções Online

5

5

5

Facilidade para trabalhos colaborativos

5

5

5

Suporte à Gestão Eletrônica de Documentos

5

5

5

Publicação de Documentos na WEB

5

5

5

AMBIENTE DE COMBINAÇÃO

Gerenciamento das versões dos processos

5

5

5

Biblioteca de objetos. Filtros de pesquisa de atividades e processos

5

5

5

Possuí serviços de colaboração em Nuvem?

5

5

5

Ambiente Colaborativo de conteúdo

5

5

5

AMBIENTE DE

INTERNALIZAÇÃO

Visualização gráfica da execução do processo em tempo real

0

3

0

Monitoramento do processo em tempo real

0

3

0

Permite Simulação?

5

5

5

Permite identificar gargalos?

5

5

5

Permite identificar imprevistos, excussões?

5

5

5

Representação dos indicadores

3

5

3

REQUISITOS SECUNDÁRIOS

NOTA BIZAGI

NOTA BONITA

NOTA INTALIO

FACILIDADES OPERACIONAIS

Ambiente Único

0

3

3

Dicionário de termos?

3

3

3

Suporte local no Brasil?

0

0

0

Interação com o BPMS para usuários e modeladores em português

3

1

1

Integração com Sistemas WebService - Transformar workflows em aplicações Web automatizados, com formulários e passagem de parâmetros.

0

3

3

Interface gráfica para construção de formulários

0

3

3

Capacidade de definir e manter regras de negócio externas ao desenho do Processo, que auxiliam a tomada de decisão.

0

1

0

Plataforma de execução móvel

3

3

3

TOTAL

105

121

112


1. Professor Adjunto e Vice-Diretor da Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas e Exatas (FACSAE) na Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri (UFVJM), no Município de Teófilo Otoni - MG.
2. Professor adjunto da Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri e Pesquisador - Colaborador do Observatório Nacional - MCT. Tem interesse nas seguintes áreas do conhecimento: energia geotérmica; gradiente e fluxo geotérmico; modelagem e eficiência de sistemas térmicos; e fenômenos de transporte.
3. Bacharel em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Viçosa (2013). Mestranda em Tecnologia, Ambiente e Sociedade pela Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri (2015). Email: silvia.patricia.v@gmail.com

4. Bacharel em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Viçosa (2013). Mestrando em Administração Pública pela Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri (2016).


Revista Espacios. ISSN 0798 1015
Vol. 37 (Nº 36) Año 2016

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