Espacios. Vol.29 (2) 2008. Pág. 11

Sistema General de Gestión del Conocimiento Estratégico

System of Strategic Knowledge Management

Roberto Campos da Rocha Miranda*


El sistema de gestión del conocimiento estratégico – SGCE

El SGCE es un sistema compuesto de seis sistemas integrantes, cada uno de ellos con una característica y un objetivo muy singular. Así, el primer sistema es el sistema de rastreo del conocimiento estratégico que promueve la búsqueda de todo el conocimiento disponible en el entorno de la organizacional, así también en el ámbito interno, por el medio de la identificación de las fuentes relevantes de conocimiento. Siguiente al rastreo, esta el sistema de obtención y captura del conocimiento estratégico. Su función es la obtención de conocimiento tácito por medio de la socialización del conocimiento y, por otro lado, la captura del conocimiento explícito disponible. Todo el conocimiento explícito sacado debe ser codificado y registrado en el sistema de almacenamiento de conocimiento estratégico en bases de dados bien definidas. La fase siguiente es transferir el conocimiento obtenido / capturado y el conocimiento acumulado para el sistema de perfeccionamiento de novicios en estrategia y tomadores de decisión estratégica. El objetivo es desarrollar los empleados involucrados en el proceso estratégico, a fin de que las estrategias adoptadas sean mejores cualitativa y cuantitativamente. Otro sistema que se respalda en el conocimiento obtenido / capturado / almacenado es el sistema de aplicación del conocimiento estratégico, responsable por el proceso de formulación estratégica. Por fin, hay que tener un sistema que permita evaluarse la perfomance del SGCE, a partir de la medición de indicadores. Esta es la responsabilidad del sistema de evaluación del SGCE. A continuación son presentadas las particularidades de cada sistema integrante del SGCE, así como también en la figura 1 se señala los vínculos entre esos sistemas.

Fig. 1
Sistema de Gestión del Conocimiento Estratégico – SGCE

Sistema de rastreo del conocimiento estratégico

Es el sistema responsable por acompañar del conocimiento existente en los ambientes internos y externos a la organización. Su función es rastrear las fuentes ya identificadas del nuevo conocimiento y de buscar, por medio del uso de herramientas de la tecnología de la información, de los métodos de inteligencia competitiva y de otras áreas de proveer el SGCE de los elementos que hacen posible la transformación eficaz de conocimiento en conocimiento estratégico.

El sistema de rastreo del conocimiento es formado por el subsistema de rastreo del ambiente externo y el subsistema de rastreo interno. Su función principal consiste en la alimentación de todo el SGCE, proveyendo particularmente material para el sistema de la adquisición y la captura del conocimiento estratégico. Estos recursos vienen en forma de indicación de fuentes – libros, periódico, gente etc. – así también del seguimiento sistemático y continuo de la información estratégica y no estratégica de la organización.

Sistema de obtención y captura del conocimiento estratégico

Este sistema convierte el conocimiento (tácito y explícito) no estructurado, así como también las informaciones dispersas (estratégicas o de seguimiento) en conocimiento estratégico estructurado. Para eso, son utilizadas técnicas de gestión y organización de la información, así también técnicas de elicitación del conocimiento. El objetivo del sistema es generar insumos para los sistemas de almacenamiento y aplicación del conocimiento estratégico y también para el sistema de perfeccionamiento de novicios en estrategia y tomadores de decisión estrategia. Hay que entenderse por elicitación del conocimiento el proceso de obtener conocimiento tácito de una persona, con el auxilio de técnicas adecuadas, para que ese conocimiento venga a ser convertido en conocimiento explícito y colocado a la disposición de toda la empresa. El sistema de obtención y captura del conocimiento estratégico es compuesto por tres subsistemas:

  1. Subsistema de captura del conocimiento estratégico tácito: responsable por convertir el conocimiento tácito, que es propio de cada empleado de una organización, en conocimiento valido a toda la empresa. Las técnicas para elicitación del conocimiento: mapas cognitivos, estudios de casos, elicitación constructiva, son las más adecuadas.
  2. Subsistema de socialización del conocimiento tácito: responsable por la integración de los agentes que poseen conocimiento, de modo que todo ese conocimiento venga a ser transmitido y incorporado al saber anterior de otros agentes. Su funcionamiento depende del establecimiento de contactos directos o indirectos entre los empleados, con la utilización de tecnologías de la información y comunicación. Entre las técnicas utilizadas están: role play, para la interacción grupal; entrevista, para la captura del conocimiento individual; y la observación del experto en su local de trabajo; y,
  3. Subsistema de externalización (uno de los procesos de conversión del conocimiento, en el cual el conocimiento tácito es convertido en conocimiento explícito según Nonaka y Takeuchi, (1995) y codificación del conocimiento tácito: responsable por la conversión del conocimiento tácito de los agentes (experts, gatekeepers etc.) en explícito. Su objetivo es permitir que el conocimiento capturado por el sistema de almacenamiento venga a ser utilizado por el grupo de peritos en estrategia y los tomadores de decisión estratégica. Entre las herramientas utilizadas están los árboles de conocimiento, los mapas cognitivos, etc.

Sistema de almacenamiento de conocimiento estratégico

El sistema de almacenamiento del conocimiento estratégico explícito actúa en función de guardar en bancos de datos adecuados el conocimiento explícito obtenido y el conocimiento tácito elicitado (ya externalizado y codificado). Este conocimiento es almacenado en tres bancos de datos:

  1. Banco de expertos, filtradores y proveedores de la información: su función es almacenar informaciones sobre: (i) empleados de diversas áreas de la organización, con gran conocimiento sobre su sector de actuación (expertos); (ii) empleados que reciben información muy diversa y que la filtra en términos de calidad, importancia y oportunidad (filtradores); así como también (iii) empleados que tienen información en gran cantidad y que participan y utilizan redes informales de información para la distribución del conocimiento (Mcgee y Prusak, 1994);
  2. Banco de acciones estratégicas: tiene por función almacenar, después de clasificar y catalogar, las informaciones estratégicas y de seguimiento para apoyar la generación de informes y buscas que vengan a vincular informaciones y estrategias adoptadas (Miranda, 1999);
  3. Banco de casos estratégicos: es un banco de datos textual involucrado con el almacenamiento de narrativas sobre situaciones ocurridas en el entorno interno o externo a la organización, registradas en formas diversas (escrita, acústica etc.). El acervo de casos debe fornecer material sobre experiencias y situaciones ya vividas y ser desarrollado con el suporte de TCI (Tecnologías de la Comunicación y de la Información) que permitan la integración de diferentes formatos de información.

Sistema de perfeccionamiento de novicios en estrategia y tomadores de decisión estratégica

El sistema de perfeccionamiento de novicios en estrategia y tomadores de decisión estratégica está involucrado con el desarrollo de capacidades, habilidades y actitudes de los novicios en estrategia, sean ellos elaboradores de estrategias o tomadores de decisión. El sistema utiliza el conocimiento estratégico ya trabajado en los sistemas anteriores y su finalidad es reducir el gap en términos de experiencia e capacidad entre novicios y experts en las cuestiones estratégicas.

Para lograr su finalidad, el sistema tiene que ser desarrollado de manera diversa. Una forma debe ayudar los que tienen de tomar decisiones estratégicas y que son novicios en la función. En este caso, la incorporación de conocimiento pasado va a lograr éxito con la elaboración de sinopsis y textos con enfoque del ambiente de decisión. Por otro lado, para los novicios responsables por la elaboración de estrategias, que tienen sus tareas desarrolladas en grupo, la mejor manera es el cambio de conocimiento por medio de encuentros frecuentes y contactos con expertos.

Sistema de aplicación del conocimiento estratégico

El sistema de aplicación del conocimiento estratégico actúa en la función básica del SGCE: la decisión y la elaboración de estrategias. En cuanto a la decisión estratégica, el sistema tiene por objetivo apoyar los decisores con informaciones y conocimiento con énfasis en las necesidades de carácter especifico al contexto vivido, por el medio de la generación de productos de fácil asimilación, como tarjetas resumen, narrativas breves de casos similares etc. Por otro lado, en cuanto a la formulación estratégica el sistema es un suplemento al sistema de almacenamiento de conocimiento estratégico explícito ya que las informaciones tomadas en sus bases son transformadas por el medio de un sistema especializado en presentar soluciones posibles para problemas estratégicos. Es un sistema que utiliza la inteligencia artificial como herramienta de apoyo.        

Sistema de evaluación del SGCE

El sistema de evaluación es responsable por la verificación de la eficacia del SGCE. El sistema cumple la tarea por medio de la medición de parámetros y criterios de performance de las acciones estratégicas adoptadas por la organización.

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